Cómo llevar la contabilidad de una empresa

¿Te estás preguntando cómo llevar la contabilidad de una empresa? Como sabrás, la contabilidad es considerada uno de los pilares fundamentales de los negocios. Sin ella, no se podría conocer la solvencia y el devenir de la empresa.

La importancia de la contabilidad de una empresa, radica en el registro óptimo de todas la transacciones. La información obtenida es vital para conocer la viabilidad del negocio. Además, es obligatorio para las empresas llevar una contabilidad reglada.

como llevar la contabilidad de una empresa

Con el registro contable se justifican los ingresos y gastos, evitando fraudes y problemas fiscales. Por ello, resulta conveniente mantener la contabilidad de la empresa en orden.

Afortunadamente, existen muchas formas de hacer el registro contable de manera eficiente, gracias a los programas informáticos.

Veamos a continuación como llevar la contabilidad de una empresa. Sigue leyendo!!

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad es una ciencia exacta que nos permite registrar absolutamente todo lo que acontece en un negocio. Con la contabilidad sabremos en todo momento el estado de nuestra empresa. En España se rige por el Plan General Contable.

Podemos definir a la contabilidad como el registro ordenado de los documentos procedentes de las transacciones comerciales de une empresa. Es decir, el registro de los gastos, ingresos, pagos y cobros.

Mediante este sistema se establece una serie de obligaciones para el empresario, que deberá registrar de una manera cronológica cada una de sus operaciones.

En las empresas se generan registros contables constantemente. Con estos registros generamos información económica y financiera. Con esta información podremos obtener informes y conocer el resultado de nuestra actividad.

Conceptos básicos de contabilidad

Podemos definir la contabilidad de una empresa como la ciencia capaz de permitir el registro de todas las transacciones económicas y financieras (libro diario).

Al mismo tiempo, permite la clasificación de cada movimiento en cuentas contables, para que su análisis sea más sencillo (libro mayor).

Las empresas tienen la obligación de llevar una contabilidad reglada tal y como se establece en el Código de Comercio. Existen varios tipos de contabilidad, pero la que es obligatoria es la contabilidad financiera. Con ella creamos el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Principalmente, lo que queremos determinar por medio de la contabilidad es el estado real de las cuentas patrimoniales. Esto nos ayudará a tomar decisiones, dependiendo de la situación económica y financiera que se esté viviendo.

Características de la contabilidad

  • El proceso para recabar información ocurre tanto de forma cualitativa como cuantitativa
  • Se registran todas aquellas operaciones que dan lugar a una contabilización. El registro se hace de forma cronológica
  • Se cumplen con procesos que dan lugar al registro, análisis y orientación para la toma de decisiones

Para qué sirve la contabilidad de una empresa

La contabilidad empresarial sirve para el registro fiel y constante de todas las transacciones de índole económica y financiera que ocurren en un negocio. Partiendo de este registro se da lugar a los estados financieros. Siempre se deben realizar los registros respetando los principios contables establecidos.

Además, la contabilidad sirve para mostrar la situación actual de la empresa. Esto debe ocurrir tanto de forma interna como externa. Gracias a los estados contables, podremos hacer cálculos necesarios como el de los impuestos. Estos cálculos serán fidedignos porque los haremos en base a los resultados que hemos obtenido.

Principios contables que debes conocer

Para poder llevar la contabilidad de tu negocio es indispensable que conozcas los principios contables por los que debes regirte.

Particularmente, en España, existe una serie de principios contables de obligatorio cumplimiento para las empresas. Todas están obligadas a presentar sus cuentas anuales.

Veamos brevemente cuales son los principios contables:

  • Principio de una empresa en funcionamiento. Este establece que la gestión de la empresa seguirá en el futuro cercano.
  • Principio de devengo. En él se establece que las transacciones van a formar parte de la contabilidad solo cuando estos se produzcan, y no cuando se realicen los cobros o pagos.
  • Principio de uniformidad. En este se establece que los criterios contables no se pueden modificar sin mas
  • Principio de prudencia. Establece que no se podrán contabilizar ninguno de los beneficios hasta que no se muestren de manera definitiva.
  • Principio de la no compensación. Según este, no se podrán compensar las partidas de gastos ni de ingresos.
  • Principio de la importancia relativa. En ella pueden haber excepciones en su aplicación, pero siempre que no alteren la imagen que debe dar la contabilidad de la empresa.

Qué necesitas para gestionar la contabilidad

La contabilidad requiere de trabajo y organización, por ello, es necesario disponer de ciertos soportes, los cuales son:

  • Programa contable: En la actualidad ninguna empresa hace su contabilidad de forma manual. Eso pasó a la historia. Dispones de muchos proveedores de software contable. Estos programas ahorran muchísimo tiempo, y aportan muchos informes analíticos.
  • Comprobantes de las operaciones: Aquí hablamos de documentos que sirven de aval en relación a las transacciones que se están realizando. Es decir, facturas y tickets mayormente.
  • Un contable: La contabilidad es una ciencia que requiere de conocimientos técnicos. Deberás tener una persona capacitada.

Libros de contabilidad obligatorios

El Código de Comercio de España establece que son tres los libros de contabilidad obligatorios para cualquier empresa. No obstante, para efectos del control administrativo y contable interno, pueden llevar cualquier otro libro complementario que crean necesario.

Libro diario

Es considerado el libro contable principal, pues es el que lleva el registro de todas las actividades económicas de la empresa. En este libro se recogen todas las transacciones que se realizan de manera cronológica y se detallan con una explicación o descripción.

Libro de inventarios

Este libro es el que contiene un balance inicial detallado con el saldo de la empresa. Además, debe incluir un balance de comprobación con las sumas y saldos del inventario de cierre, así como con todo el patrimonio y los distintos bienes con los que la empresa cierra el año al final del ejercicio económico.

Cuentas anuales

Las cuentas anuales deben contener los siguientes documentos:

  • Balance de situación.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Estado de Cambios del Patrimonio neto.
  • Si no presentas cuentas anuales abreviadas, deberás incluir el estado de flujos de efectivo.
  • Memoria.

Deberás tener en cuenta que tanto los libros de contabilidad, como las cuentas anuales, las deberás presentar ante el Registro Mercantil.

Esto lo tendrás que hacer cada cierto periodo de tiempo según sea los plazos establecidos por el Código de Comercio.

Procedimientos de cómo llevar la contabilidad de una empresa

Todas las operaciones contables que genera la empresa deberán ser contabilizadas y registradas de forma ordenada y cronológica. Si bien esta tarea parece algo complicada, actualmente existen muchos programas informáticos que lo hacen más sencillo.

Aunque, esta es la manera más usada en la actualidad, es necesario conocer algunos conceptos y procedimientos básicos que garantizan el correcto respaldo de la información contable.

contabilidad de la empresa
Contabilidad de la empresa

Presta atención a los pasos a seguir, pues este es de los aspectos más importantes para su negocio.

Recopila toda la información para el área contable

El primer paso, es la recopilación de toda la información económica de la empresa. Es decir, debes recopilar todos los gastos e ingresos y cualquier otra operación comercial que se haya generado en tu negocio, y guardarlos de forma ordenada.

Los principales documentos serán las facturas de gastos e ingresos. También, deberás incluir los tickets, desembolsos de dinero, nóminas y cualquier otro documento generado por la actividad.

Los documentos los debes conservar de manera física y/o virtual. El fin de conservarlos es para poder demostrar cada una de las operaciones con sus respectivos justificantes o al menos copias de ellos.

Colocar en orden los ingresos y gastos

Todo lo que se consideres un ingreso o un gastos deberá estar debidamente reflejado en tu libro diario. Para esto, se pueden usar programas contables informatizados.

Las anotaciones de un hecho económico se llaman asientos contables y se pueden registrar de manera manual o automática, según lo prefieras.

Cumplir con los impuestos

Todas las empresas tienen la obligación de pagar sus impuestos al Fisco. Por esta razón, el empresario debe presentar en Hacienda las declaraciones de impuestos correspondientes a través de los modelos establecidos.

Dichos modelos se liquidarán de forma mensual, trimestral o anual dependiendo tu situación. Con la presentación de los modelos se generará el importe a pagar de cada impuesto.

Las cuentas deberán estar al día

Debes tener en cuenta que los procedimientos contables son una tarea diaria. Por ello, nunca debes dejar pasar una anotación, ya que, se podría llegar a extraviar generando un desajuste en la contabilidad.

Mantener un registro diario de todas tus actividades económicas te podría ayudar a conocer la esencia y el progreso sistemático del negocio. Aparte, podrás saber la situación financiera que tiene la empresa en cada momento.

Comprueba todas las cuentas

La contabilidad de la empresa se deberá revisar cada cierto tiempo. La razón de ello es que se debe comprobar que todos los pagos y cobros se encuentran debidamente registrados.

Igualmente, se tendrá que revisar que las cuentas y los saldos estén debidamente respaldados por sus justificantes, los cuales tampoco pueden estar duplicados o equivocados.

Ten en cuenta que cualquier error puede ser fatal para la contabilidad de tu negocio, ya que, trabajarías con información incorrecta. Además, presentarías tus impuestos con datos equivocados que podrían conllevar sanciones.

Realiza un balance de tus cuentas

La única y quizás la mejor forma de verificar la salud económica de tu empresa, es mediante un balance de situación.

En este, se muestra de forma grafica tus cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Afortunadamente, existen programas contables que hacen esto de forma automática.

Si mantienes tu contabilidad en un programa contable, no hay mucho trabajo que hacer pues con un par de clics puedes generar no solo balances, sino también flujos de cajas o cuentas de resultados.

De esta manera podrás analizar la información económica y financiera de tu empresa cómodamente.

Estos informes, por lo general, se suelen realizar de manera mensual o anual. Aparte, ayudan a que la dirección o los socios puedan analizar la situación financiera de la empresa. Con ello, los directores o socios tomaran decisiones estratégicas para el futuro.

Fases del proceso contable

El proceso de contabilización se rige por cuatro conceptos básicos:

  • Recopilación: Se debe recopilar todo tipo de documentación contable que nos dejen ver los ingresos, gastos, cobros y pagos. Estos documentos se organizan administrativamente de forma cronológica.
  • Registro de asientos contables: En esta fase registraremos los diversos movimientos que se han efectuado. Esto se hace con la documentación recopilada y respetando las estructuras de los diferentes libros contables.
  • Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es cuadrar los movimientos bancarios con los registros de nuestra contabilidad. Es decir, las transacciones de la cuenta bancaria, deben coincidir exactamente con los registros contables.
  • Revisión: Esta es la parte del proceso en la que debemos ser más cautelosos porque debemos investigar que no se hayan cometido errores. Para ello, se suele usar el balance de sumas y saldos.

Cómo se realizan los asientos contables

Los asientos contables son la base de la contabilidad, puesto que, con ellos se registran todas las transacciones de la empresa.  Son un conjunto de anotaciones hechas en el libro diario contable.

Todos los asientos contables se realizan bajo un sistema de partida doble. Esto quiere decir que una de las cuentas debe ir por el “Debe”, es decir el cargo, y la otra tendrá que ir en el lado del “Haber”, es decir el abono.

De esta manera se garantiza una ecuación equilibrada en la que la suma de ambas columnas es igual.

Para poder realizar los asientos contables se deben registrar las partidas dependiendo de su tipo. Si bien los programas contables analizan y procesan esta información, debes tener en cuenta que para hacerlo de manera manual o en Excel, deberás conocer la naturaleza de las cuentas.

En resumen diremos que:

  • los activos deben poseer naturaleza deudora, por lo cual aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber.
  • Por otro lado, los pasivos y el patrimonio, su naturaleza es acreedora por lo que aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe.
  • Además, los ingresos son de naturaleza acreedora y aumentan por el Haber.
  • Contrario a estos, los gastos aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber.

Ejemplo de un asiento contable

Supongamos que compramos una serie de productos que se valoran en 2.000€ y están sujetas a un IVA del 21%. El pago es por transferencia 30 días después de la compra.

Entonces se debe registrar el gasto primero, y posteriormente el pago de la compra.

Los asientos quedarían de la siguiente manera:

1. La compra de productos y recepción de la factura

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2. El pago de la factura 30 días después

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Importancia de la contabilidad

¿Por qué es importante la contabilidad? pues porque nos permite tener organizadas todas las transacciones de nuestro negocio. Al hacer un registro de cada movimiento, podremos hacer un estudio posterior de forma cronológica, o por partidas contables.

La contabilidad es de suma importancia en una empresa, por ello, debe ser realizada por profesionales que tengan una formación técnica en esta área.  Las transiciones se deben registrar de forma correcta. De este modo podremos saber de forma fidedigna qué está ocurriendo en la empresa.

También, con los datos contables obtenidos se pueden tomar decisiones relevantes de gestión. Este es otro de los motivos que le dan importancia a la contabilidad.

Te has parado a pensar ¿por qué las empresas hacen ciertas inversiones? ¿por qué las empresas deciden despedir a parte de sus trabajadores? La contabilidad da la respuesta a estas preguntas.


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