Contabilizar existencias

El proceso de contabilizar existencias de un inventario correctamente, es una parte vital si queremos ver el comportamiento de una empresa a lo largo de un ciclo.

Para ello, debes concentrarte en la gestión de compras, en la gestión de la producción de mercadería, y de la venta de la misma.

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Contabilizar existencias

Una correcta contabilización de las existencias, permite identificar los flujos y patrones propios de la empresa. Tales cómo la relación con nuestros proveedores, la eficiencia de la tesorería en su gestión y mucho más.

Veamos a detalle los elementos que se encuentran presentes dentro del proceso de contabilizar existencias. Sigue leyendo!!

Cómo asignarle el valor inicial a las existencias

El proceso de contabilizar existencias que dispone una empresa contiene varios pasos. Veamos cada uno con detenimiento:

Valoración inicial de existencias

Lo primero que hay que hacer con las existencias es valorarlas y esto se hace en función de la forma en la que obtuvimos dicha existencia. Esto queda definido por:

  1. Por el precio de adquisición, si es que la compramos a un tercero.
  2. Por el coste de producción, si es que lo hemos fabricado nosotros.

1. Valor inicial por precio de adquisición

Al momento de establecer el precio de adquisición debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Monto facturado una vez se hayan calculado los descuentos, rebajas o modificaciones del precio por parte del vendedor.
  • Aquellos intereses que formen parte de los débitos. Es posible aplicar aquellos intereses de vencimiento inferior al año sin carácter contractual.
  • Coste de transporte y flete.
  • Cualquier tipo de seguro vinculado con el proceso de compra y traslado de las existencias.
  • Cualquier otro gasto que pueda ser atribuido a las existencias en su proceso de adquisición hasta la colocación del mismo en la venta.

Ahora bien, es necesario destacar que, en líneas generales, no se procede a incorporar el valor del IVA. No obstante, existe la posibilidad de incorporar algún elemento que no sea deducible.

2. Valor inicial por precio de coste de producción

En este caso, se deben calcular los costes de las materias primas involucradas en el proceso de producción. También, cualquier otro consumible usado para estos fines. De igual manera, hay que agregar todos los costes directos e indirectos involucrados en la producción.

Si una existencia permanece en almacén por más de un año es preciso agregar el coste atribuible a los gastos financieros que haya aplicado el proveedor, entidad financiera o préstamo. Estos costes, se pueden atribuir de manera ajena, genérica o específica, a la  fabricación o adquisición del producto.

Métodos para asignar el valor de las existencias

El Plan General Contable o PGC admite dos métodos aplicables para determinar el valor de las existencias. Estos son el precio medio ponderado y el FIFO, siglas de la expresión “first in, first out” (primero en entrar, primero en salir).

Con el método del precio medio ponderado se suman los valores de las existencias y luego se divide entre el número de unidades. En el caso del FIFO señala que las unidades a vender han sido las primeras en entrar al almacén.

El asiento para contabilizar existencias

Cuando adquirimos las existencias se procede a los siguientes pasos:

  • En principio, para contabilizar existencias se hace un cargo por la adquisición en las cuentas relacionada con la compra, así con el posible crédito asumido para estos efectos. Para ello, se deben anotar los montos correspondientes a las cuentas asignadas.
  • En las situaciones en las que se haya dado un anticipo al proveedor por las existencias hay que realizar el cargo en la cuenta correspondiente para cancelar el crédito al momento de recibir los bienes.
  • Cuando se produce la venta de las existencias se anota el ingreso en la cuenta de ventas. De igual modo hay que realizar el cargo a la cuenta de Hacienda Pública en concepto de IVA, recordando que se debe asentar como deuda.
  • En caso de cobrar de contado hay que hacer el cargo en las cuentas propias de tesorería, mientras que si los clientes aún nos deben hay que asentarla en la cuenta clientes.
  • Si alguno de nuestros clientes hubiese otorgado algún adelanto de nuestras existencias, cuando esta se entregue la cargamos en la cuenta que corresponda, puesto que, se entregó lo que se debía.
  • En el caso de que se produzca una pérdida o deterioro en el valor de las existencias este se debe anotar en la cuenta del subgrupo 39 con su respectivo asiento en la cuenta “693 Pérdidas por deterioro de existencias”.
  • Ahora bien, si dicho deterioro es revertido se procede al abono en la cuenta “793. Reversión del deterioro de existencias”, con su respectivo asiento en la cuenta perteneciente al subgrupo 39.

Ajuste de las existencias al cierre de un ejercicio

En las cuentas anuales se deben anotar el estado de las existencias cuando se produjo el cierre del ejercicio.

Los movimientos contables de las existencias se centran en las cuentas de compra y venta, así como en las relacionadas con tesorería, Hacienda Pública, clientes y proveedores.

En consecuencia, tenemos la obligación de realizar los ajustes contables que tengan lugar aplicando la variación de existencias.

Cuando efectuemos el cierre, debemos abonar a las cuentas de existencias, con cargo a la variación de existencias, el saldo de los diferentes tipos de existencias que había al iniciar el ciclo.

En conjunto, se asentarán las cuentas de existencias con cargo en la variación de existencias del monto correspondiente al importe de las existencias al cerrar el ciclo.

JORDI NAVARRO

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