Funciones del administrador de una empresa

Para gestionar un negocio hace falta la figura de un administrador que se encargue de organizar y dirigir. Nos referimos a la persona que dirige la empresa, no al administrador de una sociedad que lo veremos en otro artículo.

En la actualidad, el uso de conceptos asociados al ámbito empresarial su utiliza de forma habitual. Estos términos definen los tipos de organización, profesiones y funciones dentro de organizaciones mercantiles.

administrador de una empresa
Administrador de una empresa

Sin embargo, muchas veces estos conceptos se emplean sin conocer a profundidad su significado y amplitud. En este artículo abordaremos uno en particular: el administrador de empresas. Sigue leyendo!!

¿Qué es un administrador de empresas?

En términos concretos, un administrador es aquella persona responsable de realizar las actividades requeridas para ejecutar los objetivos trazados dentro del ámbito organizacional. Para ello, debe recurrir a la planificación, control y dirección de cada una de las tareas presentes dentro de una organización.

De este modo un administrador de empresas debe crear, proponer y aplicar un conjunto de estrategias que permitan cumplir las metas administrativas con el menor uso de recursos posibles.

Para llevar esto a cabo, es indispensable que posea un amplio abanico de conocimientos. Estos van desde aquellos vinculados con la gestión empresarial, los asociados a los criterios legales de su rama profesional, llegando hasta los necesarios para dirigir proyectos y gestionar el talento humano de la empresa.

Por esta amplitud de tareas que debe ser capaz de realizar un administrador de empresas, es que podemos verlos desempeñándose dentro de una larga lista de organizaciones privadas y públicas. Todo con objetivos con o sin fines de lucro.

Responsabilidades de un administrador de empresas

Si nos ceñimos a la teoría aplicable a esta profesión, un administrador de empresas tiene que ser capaz de llevar a cabo todo el entramado de labores inherentes al proceso administrativo.

De este modo debe ser capaz de dirigir los recursos con los que cuenta una empresa, conducir y encausar los esfuerzos de una organización. También planificar la forma en cómo llevar a término los objetivos que traen como resultado beneficios de carácter económico.

A nivel académico es posible identificar un total de tres conjuntos de responsabilidades que forman parte del quehacer diario de un administrador. Cada una de ella contiene a su vez ciertos roles que se deben desempeñar para llevar a cabo las tareas propias de esta función.

Estas responsabilidades son:

1. Responsabilidades de carácter interpersonal

Se refiere a todas aquellas actividades que debe asumir el administrador en función de su papel dentro de la organización, pudiendo identificarse las siguientes:

El administrador de empresas como líder en la empresa

Al trabajar como directores de todo el entramado organizacional tiene la obligación de liderar, conducir, formar, capacitar, encausar e impulsar a los trabajadores adscritos a su unidad.

El administrador de una empresa como elemento de enlace

Si bien el aspecto de líder resalta el rol del administrador, su papel como elemento de enlace es indispensable. Debe coordinar acciones con otras unidades, directivas y personales que forma parte del entramado de la empresa. Este papel como agente de enlace no solo se pone de manifiesto hacia dentro de la empresa, sino que es necesario también hacia el exterior de esta.

La figura del administrador de empresa como pináculo de la organización

Por su rango dentro de la estructura organizativa, los administradores deben participar en ciertas obligaciones de carácter interpersonal. Estas resultan ser en todo caso, parte de la rutina, pero que resultan indispensables.

2. Responsabilidades de carácter informativo

En este punto, los administradores deben captar, procesar, almacenar y reproducir la información clave dentro de toda la cadena de organización de la empresa. De esta manera más particular, se observan los siguientes roles:

El administrador como buscador y receptor de la información

El administrador de una empresa se mantiene activamente revisando su ambiente laboral. El objetivo es captar información de utilidad sobre las necesidades de la empresa, su funcionamiento y el avance de los proyectos organizativos.

El administrador empresarial como procesador de la información

La información que llega a manos del administrador empresarial ,debe ser procesada. El objetivo es que dicha información pueda tener pertinencia, descartando lo que no tenga importancia. En definitiva, le dará prioridad aquello vital para el crecimiento de la empresa u organización.

El administrador de empresas como replicador de la información

Una vez que los datos e información es procesada por el administrador, llega el momento de compartirla con aquellos miembros de la estructura empresarial. Todo esto con el fin de afinar procesos productivos, corregir problemas o simplemente para tomar decisiones que se construyen para evitarlos.

De igual manera, el administrador de una empresa debe enviar la información que se requiera hacia afuera del espacio laboral. Esto es especialmente notorio en los procesos de construcción y/o uso de los enlaces externos.

3. Responsabilidades de carácter decisorias

La toma de decisiones es uno de los aspectos que forman parte del quehacer diario de un administrador. Esto representa una de las funciones más importantes de este cargo. En este sentido, se pueden distinguir con claridad un total de cuatro roles en este ámbito:

El administrador de una empresa como controlador de los recursos

El administrador de una empresa, constantemente se encuentra en una condición de agente responsable de toma de decisiones. Pueden ir desde la captación de personal, distribución del mismo, asignación de tareas a su equipo y mucho más. Esto no solo se materializa en el control del recurso humano sino también en los elementos consumibles necesarios para llevar a cabo estas tareas. Por ello, debe decidir sobre recursos de carácter económicos y financieros.

El administrador como figura emprendedora

El administrador debe, de manera constante, buscar la optimización de cada uno de los procesos presentes en la organización haciéndolos más eficientes y efectivos. Para ello, es necesario que sea capaz de adaptarse a las variaciones del ámbito laboral.

El administrador de una empresa como agente de resolución de alteraciones

En todo entorno laboral ocurren y ocurrirán una serie de alteraciones que pueden afectar, en mayor o menor medida, los procesos productivos de una organización. En este sentido, el administrador tiene el deber de atender estas situaciones y prevenir crisis que pongan en riesgo el funcionamiento de la organización.

Pero esto no solo abarca el espectro de atención al problema cuando este se produce, sino que también debe proveer a la empresa de una completa planificación. Esta debe evitar tales alteraciones o establecer protocolos para solventarlas de la mejor manera posible.

El administrador de una empresa como agente de negociación

En los procesos de enlace, ya sean internos o externos, el administrador generalmente actúa en un rol de negociador. Su objetivo es dar cumplimiento a las necesidades de la organización de la mejor manera posible.

Tareas que debe cumplir el administrador de una empresa

De acuerdo a sus responsabilidades, es posible determinar el conjunto de seis funciones clave en el ejercicio del administrador de una empresa. Estas son:

1.- Plantear objetivos

Dentro del aspecto de la planificación se trazan los objetivos que debe ser asumidos por las diversas unidades que conforman la organización. Así poder alcanzar una meta común: el crecimiento de la empresa y el mejoramiento de las condiciones para los empleados.

2.- Organizar

Una vez definidos los objetivos es necesario construir todo un esquema de organización que permita, de manera clara, eficiente y efectiva alcanzarlos. Para ello, se debe clasificar las tareas, discerniendo su naturaleza para que así puedan ser asignadas a las personas capaces en cumplirlas. De igual modo, es necesario realizar los ajustes que sean pertinentes en esta organización para poder adaptarse a las variaciones funcionales de la empresa.

3.- Mesurar

Una de las funciones clave de los administradores de empresas, es el mesurar, en función de índices, el rendimiento de las unidades y de sus miembros. El objetivo es hacerlas cada vez más eficientes. Para ello, es necesario implementar un proceso de análisis, evaluación e interpretación de los indicadores y criterios asumidos como clave dentro del desempeño de los trabajadores.

Además, el administrador empresarial debe dar a conocer el resultado de estos informes. El objetivo es afianzar aquellos procesos que sean eficientes, mejorar los que no lo sean y prevenir la aparición de problemas.

4.- Ampliar las capacidades del personal

Una vez se conocen las aptitudes del cuerpo de trabajadores de una organización es el momento de buscar la capacitación y formación de los mismos con miras a potenciar su desempeño. Esto se traduce, desde luego, en un aumento de capacidad productiva de los empleados y facilita el proceso de organización, más aún cuando crecen las actividades a desarrollar.

5.- Motivar e informar

El trato interpersonal con los trabajadores que forman parte del equipo, así como con el resto de las unidades debe guiarse con el objetivo de un proceso de comunicación permanente. De esta manera facilita las relaciones en el ámbito laboral. Esto no se limita a un criterio de verticalidad dentro de la unidad, también debe hacerse con otras unidades y directores. Inclusive, hacia afuera de la organización.

6.- Obligaciones legales

En este marco de funciones el administrador tiene que hacer frente a un conjunto de exigencias de carácter legal en materia laboral, penal, civil, mercantil y tributaria. Asimismo, debe hacer cumplir cada uno de los aspectos presentes en la Ley y demás normativas asociadas a la actividad que desempeña cada una de las unidades de la organización. Para ello, es necesario que conozco la normativa relacionada con la empresa.

Habilidades y perfil del administrador de una empresa

Entre las principales habilidades que se buscan dentro del perfil de un administrador de empresas tenemos:

1.- Habilidades del tipo técnico

Estas son habilidades que hacen referencia a lo que sabe el administrador y la forma como lo implementa dentro del entorno laboral. Todas ellas son indispensables para llevar a cabo el cumplimiento de cada una de las responsabilidades y funciones que son propias de su cargo.

2.- Habilidades del tipo humanas

En este tipo de habilidades se valora la capacidad del administrador de empresas por poder trabajar con otras personas. De igual modo, su capacidad de empatizar para poder entender y sacar provecho de las distintas actitudes de los empleados. Así se pueden aplicar dinámicas motivacionales que permitan potenciar su liderazgo.

3.- Habilidades del tipo conceptual

Es el conjunto de habilidades que debe tener un administrador para tener una comprensión completa y profunda de todo el amplio espectro organizacional de la empresa.

4.- Habilidades del tipo político

Esta habilidad habla de la fusión del aspecto de líder y el uso del poder como elemento para la resolución y prevención de problemas. También, la planificación, organización y dirección de la unidad o unidades de una empresa.

5.- Habilidad de control del entorno

Aquí se hace referencia a la disposición y capacidad del administrador de una empresa por tomar la iniciativa y realizar cambios dentro de su entorno. Para poder llevar esto a cabo, el administrador debe contar con información precisa, una alta capacidad de análisis de la situación y la decisión de tomar las medidas que den lugar.

6- Habilidades del tipo organizativas

De manera obvia, los administradores de empresas deben ser capaces de realizar amplio procesos de organización y dirección de diversos aspectos funcionales en una empresa.

JORDI NAVARRO

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