Tipos de facturas

Existen diferentes tipos de facturas de acuerdo a la transacción comercial realizada. Es obligatorio emitir facturas a tus clientes, así como lo es, exigir que tus proveedores te entreguen una.

La Agencia Tributaria establece los requisitos que deben cumplir cada uno de estos documentos en el Real Decreto 1619/2012.

tipos de facturas
Tipos de facturas

Dicho esto, en este artículo te mostramos lo que necesitas saber de los diferentes tipos de factura y cuál es la correcta en cada caso.

¿Cuáles son las clases de facturas existentes?

Existen distintos tipos de factura que en realidad se derivan de la llamada factura ordinaria. Es así, como a continuación se muestra información detallada de todas las clases que existen:

Factura ordinaria

Este es el tipo más común y por ende es el más usado. Generalmente, este tipo de factura es utilizada para actividades comerciales que pueden ser por compraventa o por prestar ciertos servicios y en ellas deben estar reflejado todos los datos referentes a la actividad como lo son:

  • Fecha en la que se emite el recibo.
  • Número de la factura.
  • Apellidos y nombre.
  • Razón social o identificación fiscal.
  • Dirección tanto tuya como la del cliente.
  • Una descripción del servicio llevado a cabo.
  • Impuesto.
  • Porcentaje que retiene el I.R.P.F.
  • Cuota tributaria.
  • Fecha en la que se realizó el servicio.

Factura rectificativa

La factura rectificativa se emplea para realizar una corrección sobre otra factura emitida porque ha habido algún error.

En este caso, se deben ingresar los mismos datos de la factura ordinaria y además cierta información extra en la que se especifican los detalles de la corrección. Esta información es:

  • Información sobre la factura rectificada. Un ejemplo de esto sería el número de la factura y la fecha en la cual fue emitida.
  • La corrección que se está realizando y lo que causa la misma.
  • Se debe reflejar el tipo de gravamen.
  • La cuota repercutida. Esto debe estar reflejado de forma directa en el monto de la rectificación, ya sea positivo o negativo.

Debe ser emitida en el preciso momento en el que estén bien claros los motivos por los cuales ocurre la rectificación. Un punto importante es que no pueden haber transcurrido más de cuatro años desde que se emitió la factura original.

Asimismo, cabe la posibilidad de hacer la rectificación de diferentes facturas es una misma, siempre y cuando sean debidamente identificadas.

Factura recapitulativa

Con una factura recapitulativa, es posible agregar distintas transacciones comerciales hechas por un solo cliente, pero que fueron realizadas en distintas fechas. Todo esto siempre y cuando sea en un mismo mes.

En caso de que el cliente se trate de un empresario autónomo, el recibo debe ser generado antes del día 16 del mes siguiente al que se hayan hecho las actividades u operaciones comerciales.

Factura proforma

La factura proforma no tiene valor contable, por ende, no es posible usarla como justificante. Tampoco se numera, no es recomendable colocar firma y sello, excepto su el cliente lo solicita. Se trata simplemente de un documento en donde son registradas ofertas, servicios y productos que el vendedor ofrece al cliente a un coste en específico.

Son realizadas solo con la intención de que el comprador tenga toda la información que necesita para poder realizar la compra o contratar el servicio. Por lo general, en ellas se incluye la fecha de caducidad.

También, hay que especificar en el encabezado que se trata de una proforma para que no sea confundida con una del tipo comercial.

Factura simplificada

Las facturas simplificadas son aquellas que no cuentan con la información del destinatario. Generalmente, solo se debe ingresar la información del emisor y el impuesto puede estar desglosado o incluido en el importe.

De igual forma, deben estar incluidos el número de la factura y la fecha en la que se está emitiendo.

Estos tipos de facturas se utilizan específicamente:

  • Cuando el monto no sea mayor de 400 euros incluyendo el impuesto.
  • Facturas rectificativas.
  • Cuando se realicen operaciones que no sean mayores a 3000 euros, incluido el impuesto y en las que antes se permitía emitir recibos como: ventas al por menor, servicios de ambulancia dentro del domicilio del cliente, transporte, taxis, bares, restaurantes, servicios telefónicos, peluquería, servicios de fotografía, tintorerías, etc.

Factura intracomunitaria

Las facturas intracomunitarias, son aquellas que se hacen entre entre las empresas de los países miembros de la Unión Europea.

Las empresas se facturan entre ellas pero no se repercuten ni soportan el IVA. Es decir, las facturas se emiten siempre sin IVA.

Esto no quiere decir que estas facturas no deban declararse, sino que que son facturas de sujeto pasivo. Con lo cual, técnicamente, la empresa repercute y soporta IVA al mismo tiempo, por eso el IVA es cero.

Factura digital o electrónica

Parecida a la factura normal, salvo que su medio para ser enviada es a través de canales electrónicos. Desde enero de 2013 son usadas de la misma manera y cuenta con la misma legalidad.

Sin embargo, para que posea el mismo valor legal que las que son emitidas en papel, debe contener todos los datos que normalmente lleva una ordinaria. Además, deben ser analizadas y aprobadas por ambas partes para luego completar el proceso.

Existen diferentes maneras de garantizar la autenticidad de este documento. Dichas formas son las siguientes:

  • Por medio de una firma digital avanzada que esté fundamentada en algún documento de identificación.
  • A través de ciertos medios que las partes interesadas hayan comunicado con anterioridad a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y que por supuesto hayan sido validados.
  • EDI.
  • Diferentes controles que sean usados normalmente en la actividad comercial del sujeto pasivo. Esto se realiza siempre y cuando se cree una pista de auditoría que sea confiable que establezca una conexión entre la factura, entrega de bienes o el servicio que se esté prestando.

Ventajas de las facturas electrónicas

  • Se reducen los errores humanos.
  • Los tiempos de envío y cobro son mucho más cortos.
  • No se generan gastos de impresión y envío postal, además de ser más amigable con el ambiente.
  • Ocupan menos espacio de almacenamiento.
  • Contribuye a la modernización de la economía.
  • Es mucho más fácil y rápido el acceso a ellas.
  • Promueve la lucha contra la estafa.

Tipos de facturas electrónicas

Hay dos tipos de facturas electrónicas:

  • Formato estructurado: se encuentra toda tipo de información que puede ser generada de forma automática por el emisor usando sistemas de contabilidad e informáticos de pago.
  • No estructurado: En segundo lugar, están las de formato no estructurado que son simplemente aquellas que solo tiene una imagen que son muy difíciles de editar y que este proceso suele ser algo costoso. En este caso se habla de recibos escaneados y los ficheros PDF.

Duplicado o copia de una factura

Cuando se habla del duplicado o copia de una factura básicamente se trata de que contenga los mismos datos que la original. Debe ir escrito de manera muy clara la palabra “Copia”, con el objetivo de poder diferenciarla.

Es importante resaltar que la copia, de cualquiera de lo tipos de factura, se queda con la empresa emisora, mientras que la original es la que se le entrega al cliente en cuestión.

Los duplicados de facturas se hacen regularmente cuando existen diferentes destinatarios o en caso de que la original se extravíe. Por esta razón, es que se detalla que es una copia, ya que, en caso de que la original aparezca, no genere una confusión.

JORDI NAVARRO

Artículos relacionados

Deja un comentario