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Qué es una factura simplificada, todo lo que debes saber

facturas simplificadas¿Sabes qué es una factura simplificada o simple?

Todas las actividades comerciales requieren de algún soporte documental, como lo son las facturas.

En España solo tienes dos tipos de facturas, la ordinaria y la simplificada.

Una factura simplificada es el típico tique de compra de toda la vida, salvo que ahora, con el nuevo reglamento de facturación de 2013, ya no se le llama tique.

Las facturas simplificadas se pueden registrar contablemente como un gasto deducible, ya que, son una justificación válida.

La Agencia Tributaria permite este tipo de documento en las transacciones comerciales. No obstante, deben cumplir una serie de requisitos que los veremos en detalle.

Normalmente, la factura simplificada es el documento más utilizado entre los comercios minoristas por su sencillez y comodidad. Las cajas registradoras ya incluyen la emisión impresa de estos tique de compra haciendo un solo clic.

En este artículo vamos a ver de forma detallada qué es una factura simplificada, sus requisitos y restricciones. Sigue leyendo.

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Requisitos de la factura simplificada. Cuándo se pueden emitir

Este tipo de documento tiene ciertas limitaciones de uso que más adelante las veremos en profundidad. Dentro del territorio nacional, Hacienda permite expedir facturas simplificadas en estos supuestos:

  • En aquellas transacciones comerciales que sean inferiores a 400 € con el IVA incluido
  • En facturas rectificativas que rectifiquen una factura simplificada
  • También en aquellos casos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria

Quién puede emitir un tique de venta

Pues podrá emitir una factura simple cualquier empresa que venda productos o servicios al consumidor final. Como hemos dicho, la emisión de estos documentos es muy cómoda y ágil.

Por ello, es el formato más utilizado en el comercio minorista.

Veamos qué actividades pueden hacer uso de este tipo de documento según nos indica la Agencia Tributaria:

  • Ventas al por menor, es decir, aquellas transacciones comercial donde el cliente final no sea una empresa.
  • Las ventas o servicios de ambulancia
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor
  • El transporte de personas y sus equipajes
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como, la venta de comidas y bebidas para consumir en el acto
  • Salas de baile y discotecas
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador
  • Los servicios de peluquerías e institutos de belleza
  • Utilización de instalaciones deportivas
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos
  • Aparcamiento de vehículos
  • Servicios de videoclub
  • Tintorerías y lavanderías
  • Autopistas de peaje

Qué datos debe incluir una factura simplificada

Siguiendo las instrucciones de la Agencia Tributaria, una factura simplificada deberá contener ciertos datos informativos.

Cualquier máquina registradora moderna se puede configurar para que te imprima el documento con los elementos que le indiques.

Por lo tanto, este documento ha de cumplir con ciertos requisitos. Los datos generales que Hacienda pide en una factura simplificada son:

  • Número de cada documento. Si tienes varias series, los documentos deberán llevar número y serie
  • La fecha de la transacción comercial
  • El NIF de tu empresa. En caso que seas autónomo, será el número de tu DNI
  • Concepto del producto o servicio vendido
  • El IVA cargado en la venta. También se permite poner la expresión; «con IVA incluido.» Sin embargo, si la transacción tiene varios tipos de IVA sí tendrás que detallarlo
  • Precio total de la venta
  • Si tributas por el régimen especial de criterio de caja, deberás incluirlo en la factura simplificada
  • Cuando tengas que hacer una factura rectificativa, deberás incluir qué número de factura está rectificando, y qué importe. Recuerda no superar el importe máximo de una factura simplificada.

En principio, estos son todos los datos que debe incluir los tiques que emitas a tus clientes. Haciéndolo de esta manera estarás cumpliendo con las directrices de la Agencia Tributaria española.

Cuándo no se puede emitir

Las facturas simplificadas también tienen ciertas restricciones. No están permitida las emisión de este tipo de documentos parto todos los casos.

Así que, deberás tener bien claro cuando no hacerlas, para no incumplir con la normativa.

La Agencia Tributaria, indica que no se pueden emitir facturas simplificada en los siguientes casos:

  • En las ventas de productos intracomunitaria, es decir, cuando le vendes a otro país de la Unión Europea
  • Cuando sea una venta a distancia
  • Si son operaciones comerciales no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto, es decir una venta fuera de España y fuera de la Unión Europea
  • Por último, cuando la venta sea en otro país de la Unión Europea, se produzco la inversión del sujeto pasivo, y el destinatario no emita factura a cuenta del proveedor.

Diferencia entre factura y factura simplificada

Una duda común entre muchos empresarios, suele ser cuál es la diferencia entre una factura y una factura simplificada.

Pues bien, principalmente es que a  la factura ordinaria o normal, Hacienda le exige más información que a una simplificada. Es decir, los datos obligatorios de factura normal son mayores que los de un tique.

Vamos a ver las principales diferencias entre estos dos tipos de facturas:

  • En un factura simplificada no se exige que pongas los datos de tu cliente, solamente los tuyos. En cambio en una factura ordinaria, debes poner tanto tus datos fiscales, como los de tu cliente
  • También, en una factura ordinaria debes describir el producto o servicio prestado, y en la simplificada no
  • Los datos de la base imponible, y del tipo de IVA, se deben detallar en la factura ordinaria y no en la simplificada
  • En cuanto al uso de las facturas ordinarias, no tienen ninguna limitación, cualquier empresa puede utilizarlas. Sin embargo, las facturas simplificadas tienes ciertas limitaciones, tal y como hemos visto en el punto anterior.

Como contabilizar una factura simplificada

A la hora de registrar un gasto cuyo documento sea una tique, debes tener todas las cautelas posibles. La Agencia Tributaria te mirará con lupa este tipo de gastos en caso de inspección.

Antes de hacer el asiento contable, asegúrate bien que cumple con los requisitos que establece la ley.

Es necesario que el documento, aunque sea un ticket, incorpore el nombre y NIF de la empresa que recibe dicho ticket. De lo contrario, es un ticket anónimo y Hacienda no lo acepta como válido.

En definitiva, sería como querer contabilizar una factura sin los datos del cliente.

Obviamente, debe ser un ticket o tique relacionado con tu negocio. Es decir, ese gasto debe ser claramente justificado y derivado de tu actividad empresarial.

Otra cosa que debes tener en cuenta antes de hacer el asiento de una factura simplificada, es que podrás imputar el gasto, pero no podrás deducir el IVA.

Ejemplo de factura simplificada

Aquí te dejo algunas imágenes con ejemplos de facturas simplificadas. Como ves, algunas tienen más información que otras, pero todas cumplen con los datos exigibles por Hacienda.

Ejemplo de factura simplificada común:

modelo factura simplificada
Modelo factura simplificada

Comparación entre tique y factura simplificada:

factura simplificada aeat
Factura simplificada AEAT

Ejemplo de factura simplificada completa:

que es una factura simplificada
Plantilla factura simplificada

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