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Datos obligatorios de una factura

Es importante que sepas cuáles son los datos obligatorios en una factura.

Si estás en el mundo de los negocios, sabrás que la ley te obliga a emitir facturas por cada transacción comercial que hagas con tus clientes.

datos factura
Datos factura

Parece una tarea sencilla, ya que, siempre vemos todo tipo de facturas. Sin embargo, cuando nos toca a nosotros el hacer una factura a un cliente, nos acechan todo tipo de dudas.

No te preocupes que en este artículo voy a enseñarte todo lo que debe llevar tus facturas para que las emitas de una forma correcta, y según las directrices marcadas por la Agencia Tributaria.

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Listado y definición de los datos obligatorios de una factura

Una factura puede contener mucha o poca información, pero no debes olvidar que la ley te obliga a poner unos determinados datos de facturación en todas tus facturas. De lo contrario, tus facturas no tendrán validez.

Los requisitos de una factura que tienen carácter obligatorio son los siguientes:

  • Numeración de la factura
  • La fecha de la emisión de la factura
  • Los datos fiscales del que emite la factura y del que la recibe
  • Descripción o concepto de la factura
  • Impuestos generados en la transacción

Vamos a ver detalladamente cada uno de estos conceptos.

Numeración de la factura

Tal como nos indica la agencia tributaria, todas y cada una de las facturas que emitas, deberá tener un número de factura que ha de ser único, y siempre correlativo.

Cuando digo correlativa me refiera a que si empiezas el año con la factura 0001, la siguiente debe ser la 0002, la siguiente la 0003….

No pueden existir saltos de numeración. Por ejemplo si vas por la factura 0018, la siguiente no puede ser la 0022. Ten mucho cuidado con estas cosas, ya que, son motivo de sanciones por parte de Hacienda.

Otra cosa que no debes hacer es repetir la misma numeración. Jamás deberías tener dos facturas con el mismo número, es decir, no puedes emitir dos facturas, por dos trabajos diferentes, con el número de factura 0024 por ejemplo.

Lo que sí puedes hacer es crear series de facturas distintas, siempre que tengas un motivo justificado. Por ejemplo, pongamos que tienes un negocio que vende en Barcelona y Madrid.

En consecuencia, quieres diferenciar la facturación de cada una de las sedes. Entonces podrías crear la serie B-0001 para Barcelona, y M-0001 para Madrid.

Fecha de emisión

En la factura deberás poner la fecha en que emites dicha factura. Como sabes, en la mayoría de casos, deberás liquidar tus impuestos por periodos de tiempo.

Por ello, la fecha de emisión es uno de los datos obligatorios y más importantes.

Del mismo modo, la fecha te sirve de referencia a ti y a tu cliente de cuando se ha realizado la transacción comercial. A partir de este dato, puedes añadir la fecha de pago.

Por ejemplo, puedes poner vencimiento a los 30 días de la emisión, o poner la fecha de vencimiento directamente.

Datos fiscales de las partes implicadas

Para que tenga validez la factura, tendrás que poner todos tus datos fiscales como emisor del documento. Asimismo, deberás poner los datos fiscales de tu cliente como receptor de la factura.

Los elementos que has de incluir en la factura son las siguientes:

  • Denominación social de la empresa. En caso de que seas autónomo pondrás tu nombre completo
  • El NIF de tu empresa. Si eres autónomo pondrás tu DNI
  • Dirección de la empresa o del autónomo, y datos de contacto.

Descripción o concepto de la factura

El concepto de la factura es el campo donde indicas la razón de la emisión de la factura. Puedes poner como concepto la venta de cierto producto, o la prestación de un servicio.

Por ejemplo, si la factura es porque le has vendido productos a tu cliente, el concepto será: venta de producto 1, precio A, cantidad B, total  A x B.

El resultado de multiplicar el precio por la cantidad, será la base imponible de la factura. Es decir, lo que realmente has ganado con la venta de ese producto. Una vez tenemos la base imponible, procedemos a detallar los impuestos generados.

Impuestos generados en la transacción

Existen ciertas excepciones, pero prácticamente todas las actividades económicas generan efectos fiscales. Si tu actividad no es de las exentas, deberás calcular y añadir el IVA la base imponible de tus facturas.

También, dependiendo de la actividad que desarrolles, tendrás diferentes tipos de IVA. Es recomendable que aprendas el funcionamiento básico del IVA.

Otro punto importante a la hora de facturar a tus clientes son la retenciones de IRPF. Si no vendes productos sino que vendes servicios, y además tu forma jurídica es la de autónomo, deberás hacer retenciones del IRPF en las facturas cuando tu cliente sea otra empresa.

Por ejemplo, pongamos que eres autónomo y ofreces servicios de abogacía. Cuando tu cliente sea una una empresa o un autónomo, deberás emitir tus facturas del con esta composición: Base Imponible + IVA – IRPF.

Tipos de facturas

Como empresario, deberás saber que existen diferentes tipos de facturas. Dependiendo el objetivo de la factura deberás utilizar una u otra. Te voy a explicar, de forma fácil y resumida, las diferentes facturas que puedes utilizar.

Factura ordinaria

Es la factura digamos «normal» que vas a utilizar para factura a tu cliente cuando éste es una empresa o un autónomo. Deberá cumplir con todos los requisitos que hemos detallado en este artículo.

Factura simplificada

Las facturas simplificadas con aquellas que se emiten a un consumidor final. Es lo que conocemos como tickets. Los tickets están pensados para usarlos con tu cliente final, es decir, aquella persona física que no requiere deducirse ese gasto.

Factura rectificativa

Como su nombre indica, este tipo de facturas la utilizaremos para corregir una factura que hemos emitido de forma errónea. Los datos de este tipo de facturas deberá llevar el signo contrario.

Es decir, si hemos emitido la factura número 0022 con errores por un importe de 100 €, haremos una factura con el concepto de rectificación sobre factura 0022, por un importe de – 100 €

Factura proforma

Una factura proforma es un documento que se utiliza mayormente para quede por escrito el precio o servicio de una posible transacción. Es algo similar a lo que sería un presupuesto.

En las facturas proformas se fijan las condiciones y el precio que daría el vendedor a su comprador por un bien o servicio. En caso de que el cliente aceptará la factura proforma, ya se daría paso a la generación y emisión de una factura ordinaria, si es empresa, o una factura simple si es un consumidor final.

Proceso de facturación de una empresa

Una transacción comercial, puede iniciarse por muchas vías. El objetivo de la facturación de una empresa es dejar constancia del hecho y tributar por el mismo.

En esta imagen te explico el proceso de facturación. En este caso iniciamos el proceso por una factura proforma, o presupuesto, y terminamos con el cobro:

qué datos fiscales debe llevar una factura

Resumen y conclusión de los datos obligatorios en una factura

En este artículo te he detallado cuáles son los datos obligatorios de una factura. Recuerda que la ley tributaria exige a cumplir con ciertas normas. Si sigues estos consejos, estarás facturando a tus clientes de forma correcta, tal y como, establece la Agencia Tributaria.

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