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Que es un albaran

qué es un albarán

En este artículo vamos a explicar qué es un albarán y cuál es su función. Este documento es indispensable en determinadas empresas.

Desde que el ser humano empezó a hacer negocios intercambiando bienes, se las ha ingeniado para registrar de una forma u otra las transacciones. 

En la actualidad, después de una gran evolución, una empresa o persona puede recibir un bien o servicio a cambio de un pago. Todo ellos regulado por las leyes y los Estados. 

La ley establece ciertas normas de funcionamiento y obliga a utilizar ciertos documentos de registro como podrían ser las facturas.

No obstante, existen otros documentos muy útiles entres comerciantes, pero que no son obligatorios. Es el caso de los albaranes. El albarán es un documento mercantil, no obligatorio y sin valor fiscal. Vamos verlo en detalle, sigue leyendo.

Cuál es la utilidad de un albarán de entrega

La palabra albarán procede del árabe hispano albará, y éste del árabe clásico bara’ah, que significa la prueba, o el justificante.

El proceso de las transacciones comerciales es el siguiente: el cliente hace un pedido, el proveedor hace entrega de la mercancía, el cliente firma albarán, el proveedor emite la factura, y el cliente efectúa el pago. Vamos a verlo gráficamente:

Que es un albaran

Por lo tanto, el albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía, debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. 

En esta transacción, el comprador se queda con el albarán original. La copia firmada va para el vendedor. Es importante señalar, que una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura originada por el albarán de entrega.

A pesar que el albarán no es documento obligatorio, siempre se recomienda mantener los albaranes firmados por los clientes como documento probatorio en casi de litigio.

Qué datos debe llevar un albarán de entrega

Los datos de un albarán pueden cambiar según las regulaciones y los efectos de comercio de cada país.

Por lo general, un albarán debe llevar el logo de la entidad, para que el comprador lo asocie directamente con el proveedor. El lugar y fecha de emisión, número de orden. El nombre y domicilio del vendedor y del comprador.

En cuanto a los datos fiscales y económicos, el albarán debe llevar el número de identificación fiscal. Valor de de la transacción, y el IVA a aplicar. Detalle de las mercancía entregada.

Aquí te pongo un ejemplo de lo que es un albarán básico:

Que es un albaran

Cabe destacar, que una vez el receptor plasme su firma en el albarán, está indicando que está satisfecho con el producto recibido. Por ello, se recomienda que antes firmar en este documento, el comprador debe revisar bien el producto.

Antes de firmar, el comprador debe corroborar que recibe lo que esperaba y la mercancía fue despachada según lo acordado con el vendedor.

Otro aspecto que se debe tener en consideración, es el plazo de pago. La obligación de pago se inicia desde el momento en que es recibida la mercancía, no cuando se emite la factura.

Tipos de albaranes

Hay diferente tipos de albarán de entrega. Todo dependerá de la información que aparece en el documento.

Por un lado tenemos el albarán valorado, el cual incluye el precio individual de cada mercancía, los descuento aplicados, el IVA, y el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.

Otro tipo es el albarán sin valorar, donde se especifica la cantidad de la mercancía y la descripción de la misma. No se indica su valor económico unitario, ni el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.

Por esto último, no se debe confundir una factura con un albarán, ya que, este último no tiene validez a efectos fiscales. Tampoco es obligatorio para justificar una transacción comercial.

Una factura, es un documento comercial que sirve como prueba física de que se ha realizado una transacción de conformidad con lo que establece la Ley.

Por lo tanto, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. La factura sí debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto, y el IVA aplicado.

Conclusión

En resumen, el albarán es un documento muy útil para el día a día, en las transacciones comerciales entre vendedores y compradores. Los albaranes nos sirven como un documento informativo y probatorio entre las partes.

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