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Contabilizar nóminas

Si tienes trabajadores a tu cargo o gestionas una empresa con empleados, deberás contabilizar nóminas mensualmente.

Esta acción implica que además de la nómina también se tiene que contabilizar la seguridad social y las retenciones de IRPF.

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Contabilizar nóminas

En principio, cuando se crea una pequeña empresa, resulta sencillo la gestión de las nóminas, puesto que la plantilla es reducida.

No obstante, si la empresa crece en el número de trabajadores, la de contabilizar las nóminas se complica, lo que puede ocasionar un verdadero desorden en la contabilidad general.

Por esto es conveniente que conozcas los conceptos básicos para realizar el asientos de contabilizar nómina correctamente. Sigue leyendo!!

¿Qué es el asiento contable de nómina?

En el área contable, un asiento de nómina es aquella anotación que se realiza a manera de registro en el libro diario contable. El diario es el documento donde se registran todas las transacciones de la empresa.

En consecuencia, dicho libro registra los datos de salarios de los trabajadores y los impuestos que generan. Su fin es registrar las operaciones realizadas en cada cuenta.

El asiento contable de nómina es quizás de los pocos asientos con los cuales medimos la economía de las empresas.

La razón de ello es que en estos asientos se resume todas las transacciones referentes al desembolso como pago a los empleados, por lo cual refleja flujos de efectivo considerables.

De manera general, se puede decir que este proceso genera información de gran relevancia para una organización y queda registrada en el libro mayor de cada cuenta contable.

Para contabilizar las nóminas de los empleados, se debe registrar lo siguiente:

  • Los sueldos y salarios brutos, así como las comisiones y demás bonificaciones.
  • La retención de los impuestos tanto del empleador como del empleado.
  • Cualquier retención de sueldos, planes de ahorros y primas de seguro.
  • Todos los gastos complementarios en los que incurra el empleador.

Cuentas contables utilizada para contabilizar nóminas

Dentro del proceso de contabilización, existen diversos grupos de cuentas. Según el Plan General Contable, el grupo 64 es el utilizado para el registro contable de nóminas.

Particularmente, el grupo 64 se refiere a los gastos del personal, por ello es lo que compete a la nómina.

En dicho grupo es donde se deben clasificar las cuentas que se mencionaran a continuación:

Sueldos y salarios

En esta cuenta se debe registrar todas las remuneraciones tanto fijas como esporádicas que otorgue la empresa a sus empleados.

Dichas remuneraciones son las que se refieren al importe integro que por derecho se le debe otorgar a cada uno de los trabajadores. Sin embargo, aquí no se debe incluir los viajes de trabajo.

Indemnizaciones

Esta es una cuenta que recoge todos los gastos que son abonados a los trabajadores de la empresa a fin de que se les cubra algún tipo de daño o perjuicio.

En esta se debe incluir todas las indemnizaciones por causa de despido o por jubilaciones de manera anticipada.

Seguridad social que debe pagar la empresa

Aquí se debe incluir todas las cuotas que tu empresa debe pagar a la Seguridad Social por concepto de prestaciones a sus empleados.

Aportación al sistema complementario para las pensiones

Esta es una categoría que refleja todos los importes de las aportaciones que se devenguen por concepto de pensiones y cualquier otra forma con la que se cubra la jubilación.

También es válido para cubrir la invalidez o incluso la muerte de cualquier trabajador de la empresa.

Otros gastos sociales

En esta cuenta se deben registrar todos los gastos que se relacionen con lo que sería el carácter social de la organización. Esto puede ser por disposición legal o bien de manera voluntaria. Un ejemplo de ello son las becas de estudio para sus trabajadores, uniformes, el comedor empresarial o provisiones alimentarias.

Anticipo de remuneraciones

Esta es una cuenta utilizada cuando se entrega cierta cantidad de dinero a manera de anticipo del sueldo de cualquier empleado. Es decir, que al generarse la nómina del trabajador, se deberá descontar el anticipo que haya recibido del total que le correspondía recibir. Esto solo se le puede descontar dependiendo del acuerdo al que haya llegado el empleado

Remuneraciones que están pendientes de pago

En esta se cuenta se realiza el abono en el momento en que se contabiliza la nómina y se carga para pagarse.

Esta adquiere una posición de pasivo para la empresa, pues representa un dinero que aun no se ha pagado.

Organismos de la Seguridad Social

Esta cuenta es la referida al dinero que los organismos de la Seguridad Social deben a la empresa. Es por ello, que se debe registrar como un activo. No obstante, debe tener en cuenta que posteriormente, esto va a representar un desembolso que deberá realizar la empresa.

Organismos de la Seguridad Social como acreedores

A diferencia de la anterior, esta cuenta representa un abono. La razón de ello es que en ella se registra el abono de las cantidades que la empresa le debe al organismo de la Seguridad Social.

¿Cómo contabilizar nóminas?

Para realizar el asiento debemos considerar las cuentas a utilizar y comprender el concepto de partida doble. Este establece una ecuación en la que se busca un equilibrio entre las cuentas de activo y las del pasivo.

Es por esto que cualquier movimiento que se realice en el asiento, afectara al otro. Es decir que en el asiento, no puede colocarse una cuenta acreedora sin una deudora que lo equilibre.

Una vez entendido lo anterior, solo debes saber cuáles son las cuentas o partidas deudoras y cuales las acreedoras para colocarla en el asiento. No obstante, ten presente que ambos lados debe dar resultados iguales.

Esto será lo que refleje la igualdad patrimonial. Para verlo de una manera más clara, lo explicaremos con un ejemplo:

Ejemplo de contabilizar nómina

Supongamos que un empleado dispone de una retribución bruta de 1.198€, en este caso, el Seguro Social a cargo de la empresa es de 350€ y el Seguro Social a cargo del trabajador es de 108€. Supongamos que la retención del IRPF será del 9%.

El asiento para contabilizar las nóminas quedara así:

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En el caso anterior notamos que la cuenta de sueldos y salarios se va a cargar con el importe de lo que denominamos retribución bruta, lo cual es lo que corresponde al trabajador.

Por otro lado, en la cuenta de Seguro Social a cargo de la empresa, se expresa lo que corresponde a la empresa. Mientras, en la cuenta de organismo de S.S. a acreedores, se colocan los pagos a realizar por la Seguridad Social.

La ley obliga a las empresas a hacer la retención de IRPF a los trabajadores. Esto lo contabilizamos en la cuenta de H.P. acreedora por retenciones practicadas.

Por último, quedará el dinero neto que recibirá el trabajador, y quedará registrado en la cuenta de remuneraciones pendiente de pago.

La contabilización de otros conceptos de la nómina

No debemos olvidar que la empresa puede retener o de deducir del sueldo de sus empleados aquellos conceptos o valores que estén autorizados por legislación laboral.

En este sentido, el importe que le corresponde al trabajador por concepto de pensión se consideran deducciones de nómina. Estas se contabilizan como la parte que le corresponde pagar al empleador.

Este gasto solo se lleva a la parte de la pensión, igual que el concepto salud que corresponde al empleado. Es por ello, que el valor restante lo va a aportar el trabajador y por ende se le debe cargar como deducciones de su nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan como una provisión. Esto se debe a que es una estimación de lo que se considera que se pagara más adelante.

Con lo cual, una vez que se ha determinado su valor exacto, se tendrá que dar de baja a esa cuenta y pagarlo como prestaciones sociales.

Se debe aclarar que cada final de año se tendrá que cancelar todas las provisiones, llevándolas como corresponde a la cuenta 25 a fin de pasarlas como pasivos reales y efectivos.

Contabilizar embargos de nóminas

Los embargos de las nóminas de los trabajadores aparecen reflejados en el hoja de salario. Esto puede ser como consecuencia de órdenes judiciales, o bien desde organismos públicos con los que el trabajador tiene deudas.

Cuando se produce una situación así, la empresa debe reflejar en la nómina del trabajador la cantidad exacta a descontar o embargar.

El embargo que se haga en la nómina, reducirá el importe total que recibirá el trabajador. La empresa estará obligada a depositar el importe embargado en la cuenta bancaria que figure en la notificación de embargo.

La empresa deberá comunicar al trabajador la orden de embargo. Una vez esta haya cumplido con la obligación que le fue impuesta y haya pagado el importe del embargo, tendrá que entregar al trabajador el documento que lo justifique.

En cuanto a la contabilidad del embargo, debemos contabilizar dicho importe como una deuda, puesto que la empresa tiene la obligación de retener el dinero que figura en la notificación.

Finalmente, dicha deuda quedará saldada tan pronto la empresa realice el pago al organismo correspondiente.

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