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Gestión del tiempo y planificación de tareas, consejos más herramienta gratis

gestión del tiempo y planificación de tareasEn el mundo de la empresa el tiempo es un un recurso limitado. En realidad cuando decimos que la jornada laboral de un empresario puede ser entre 8 y 16 horas al día, no estamos exagerando.  Con lo cual la gestión del tiempo y planificación de tareas son una herramienta necesaria.

Hay que maximizar la productividad para que el tiempo disponible sea lo más rentable posible. Con organización y planificación en las tareas, podrás lograr este fin.

En este artículo te voy a dar una serie de recomendaciones que me han sido útiles en mi día a día como emprendedor o empresario. Además podrás descargarte gratis una herramienta de gestión del tiempo.

Define tus prioridades para gestionar el tiempo

Una de las claves de la gestión del tiempo, es el establecer prioridades mediante un listado, donde se defina el orden de importancia y las tareas a realizar.

En este sentido, es fundamental poder diferenciar entre la importancia de la tarea, y la urgencia de la tarea. Puedes utilizar este cuadro o matriz:

gestión del tiempo y planificación de tareas

También, es muy utilizado el método ABCDE, donde puedes clasificar tus tareas en función de su importancia. Se clasificarían de esta forma:

  • A: Son tareas que se tienen que hacer, ya que, si no las haces conllevan consecuencias graves.
  • B: Son tareas que se deberían hacer, ya que, si no las haces conllevan consecuencias leves.
  • C: Estas serían tareas que se pueden hacer pero que no generan consecuencias si no se hacen
  • D: Serían tareas que pueden ser delegadas.
  • E: Son las tareas que puedes decartar y no hacerlas.

El objetivo de este método, es no realizar una tarea B antes de que la tarea A y nunca hacer una tarea C sin llevar haber terminado la tarea B. Después, se trata de aplicar la regla 80/20 para identificar cada día, el 20% de las tareas de la lista dará el 80% de resultados.

Conoce en qué estás invirtiendo tu tiempo

El poder saber dónde estás invirtiendo el tiempo en tu día a día, es una de las claves de una buena gestión del tiempo.

En este sentido, hay un sistema de Marc Andreessen, llamado TO-DO, que consiste en utilizar una tarjeta de notas 3×5 (los típicos postit), donde al final del día escribirás todas la tareas que has realizado en día.

Es un sistema que funciona a la inversa, es decir, en lugar de planificar tu día, lo que haces, es después de tu día, analizar lo que has hecho. El fin, es mejorar la productividad de tu tiempo analizando lo que has hecho.

Evita perder tiempo con correos o navegando por internet

Está demostrado que perdemos muchísmo tiempo en correos improductivos que no nos llevan a nada, y/o navegando por internet, consultando o leyendo cosas que tampoco nos aportan nada.

Con lo cual, para tener una buena gestión del tiempo debes ser consciente de hacer un bueno uso de la tecnología. Deberías tener estipulado el tiempo de uso de internet, y del correo electrónico, y para qué fin lo estás usando.

Piensa y reflexiona en lo que estás haciendo

gestión del tiempo y planificación de tareasDedicar unos minutos al día para pensar y reflexionar en lo que estás haciendo es uno de los momentos más rentables de tu tiempo.

Una buena opción es ponerte una alarma en tu teléfono móvil una vez al día, donde te haga unas ciertas preguntas, tales como:

  • ¿Hoy estoy haciendo lo que necesito para mi empresa?
  • ¿Qué he aprendido hoy que sean de valor?
  • ¿Qué necesito para mejorar la rentabilidad de mi empresa?
  • ¿Tengo que cambiar alguna cosa de mi empresa?

La clave para ser efectivo es trabajar en lo que es importante y dejar el resto. Por eso, se necesita precisión, planificación y ejecución hora por hora.

Mejorar la gestión del tiempo trabajando de forma efectiva

Debes intentar evitar las distracciones durante tu jornada de trabajo, ya sean, distracciones externas a tu empresa, o distracciones internas.

Para ello, una buena estrategia es que hagas, por ejemplo, una lista con cinco tareas a realizar antes de las 11 de la mañana. Que sean las cinco más importantes e imprescindibles.

De este modo te queda el resto del día para hacer el resto de tareas menos importantes. Es como marcarse un sprint a primera hora del día, sin perder ni un solo minuto en distracciones improductivas.

Mejora los procesos de las tareas

En tus momentos de reflexión o pensamiento, intenta encontrar formas de mejorar las tareas de tu empresa.

Es muy probable que, mejorando los procesos, puedas mejorar la gestión del tiempo que le dedicas a realizarlas.

Hoy en día se está digitalizando y automatizando muchísimas tareas, que reduciendo así el tiempo de dedicación. Busca formas de automatizar procesos.

Otra opción es la de externalizar tareas que sean improductivas para ti o de las que no seas experto. Por ejemplo, cada vez es más frecuente que las pequeñas empresas opten por externalizar su administración.

Las tareas administrativas requieren de mucho tiempo, conocimientos, experiencia, y habilidades. Una excelente alternativa es pagar a una empresa para que te haga estas tareas. Con ello, ganas mucho tiempo, y evitas tener personal contratado.

Utiliza una agenda para la gestión del tiempo y planificación de tareas

Es un hecho que las tareas que no te programas con anticipación, serán tareas que posiblemente no las harás.

Tal vez tienes un cerebro privilegiado donde eres capaz de almacenar y procesar muchísima información, pero la mayoría de las personas olvidamos muchas tareas si no las tenemos programadas.

La gestión del tiempo y planificación de tareas significa organizar tu día a día de la forma más detalladamente posible. Con lo cual, puedes destinar los 20 últimos minutos de tu jornada laboral a planificar las tareas a realizar los próximos días.

Descargar gratis herramienta de gestión del tiempo

Haciendo clic en el botón de abajo, podrás descargar gratis una herramienta para la gestión del tiempo. Es como una agenda donde indicas la prioridad de las tareas, y la evolución de las misma. Espero que te sea de utilidad. Si quieres puedes dejar tu opinión o comentario más abajo.

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