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Todo sobre la orden de compra y plantilla Excel

¿Te has parado a pensar cómo las empresas medianas y grandes realizan su procesos de compra? Pues para obtener mercancías utilizan un documento llamado orden de compra.

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber acerca de cómo realizar un orden de compra o pedido de compra, además de mucha información útil que te permitirá realizar esta tarea más fácilmente. Sigue leyendo!

orden de compra

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es una petición escrita realizada a un proveedor solicitando mercancía a un precio ya establecido. De igual forma, esta solicitud también detalla los términos de entrega y pago.

También, puede usarse para consentir o permitir al proveedor a realizar la entrega de los artículos y presentar una factura.

Al momento que el proveedor reconoce la orden de compra, se convierte en un contrato de compra vinculante. Asimismo, todos los artículos de compra para una empresa deben ir acompañados de una orden de compra.

Las órdenes de compra van numeradas con la finalidad de llevar un control sobre su uso. Se pueden hacer de forma física o de forma virtual (página web o email).

Propiedades y características de una orden de compra

A continuación, se muestran una serie de características que describen este concepto claramente:

  • Para el cliente es útil porque está pidiendo por escrito lo que necesita, y para el proveedor le sirve para preparar de forma anticipada el pedido.
  • Es una forma de acuerdo previo en el que son planteadas algunas condiciones.
  • Una vez que el proveedor acepta la orden de compra se lleva a término las condiciones y plazos.
  • No puede ser usado como factura, ya que, ella se realiza una vez preparado el pedido.
  • La orden de compra, tiene un original y una copia.
  • Si la empresa que emite la orden de compra la cancela, entonces se dará por terminada la negociación. Todo esto dependerá de las condiciones y el despacho de la mercancía.

Ventajas de utilizar ordenes de compras

La productividad de una orden de compra está basada en distintos elementos entre los cuales destacan:

  • En primer lugar, brinda seguridad debido a que la empresa y el cliente quedan protegidos en caso de que alguno de los dos no cumpla con lo establecido.
  • Es una garantía sobre el precio, cantidad de existencias, entrega y forma de pago.
  • Una orden de compra permite optimizar el inventario, mantener un nivel de existencia e incluso llevar un control adecuado de las finanzas.
  • Con ella, el cliente puede asegurar su aprovisionamiento sin que su actividad productiva se vea interrumpida.
  • Son garantizados los envíos de mercancía mucho más rápido y dentro del plazo establecido.
  • Ofrece información a la empresa sobre su posicionamiento y la preferencia de los clientes ante la competencia.
  • Por último, brinda seguridad a la empresa sobre la generación de ingresos de manera constante y de esta manera establecer proyecciones.

Si se tienen clientes regulares se abren muchas oportunidades financieras, entre las cuales se destacan la apertura de una línea de crédito para el cliente. De esta manera, la empresa asegura ventas grandes de mercancía con facilidades de pago que pueden generar intereses.

Datos de una orden de compra

Comúnmente, son los mismos datos presentes en un recibo o comprobante, excepto porque en el membrete aparece la expresión “orden de compra” o similar. A continuación, se muestran la información que debe contener dicha orden:

  • Información del comprador y del vendedor: aquí se especifica el número de identificación fiscal de cada país y el dominio fiscal.
  • Lugar y fecha de emisión del pedido: estos datos son de suma importancia, sobre todo para controlar el tiempo de entrega del pedido. De esta manera se pueden evitar rupturas de stocks.
  • Nombre y referencia del producto: en este renglón se incluye además del nombre del producto, la cantidad, el precio, posibles descuentos, promociones y bonificaciones.
  • Método de pago elegido: así como debe ser especificado el tiempo y las cantidades a pagar, también debe ir precisado el método de pago. Es importante para gestionar la tesorería correctamente.
  • Coste total: se debe especificar gastos de transporte, seguros y como parte esencial la firma autorizada.
  • Fecha y modo de entrega: este es un punto importante, ya que le dará al cliente un recibo para que lo firme que debe ser adjuntado a la orden. De igual forma, hay que apuntar cualquier posible incidencia o aquello que no se haya suministrado.

Dependiendo de la relación comercial, estos requisitos se suavizan. En diversas ocasiones los pedidos pueden llegar a hacerse verbalmente o por teléfono e incluso se puede solicitar vía email, pero siempre es conveniente que exista un control de pedidos.

Diferencia entre una factura y una orden de compra

Cuando un comprador solicita información sobre algún producto, el vendedor o proveedor2 puede generar un presupuesto para informar dicho comprador acerca del coste del producto.

Si el comprador está de acuerdo con los precios, entonces emite una orden de compra al proveedor. Una vez se acepta la orden se genera de forma inmediata un contrato mercantil.

Una vez que el intercambio comercial se hace efectivo, el vendedor o proveedor emite una factura. En este documento se registra el coste y la información de dicha operación mercantil. Además, una factura posee carácter legal.

Cómo hacer ordenes de compras

A continuación, te muestro unos sencillos pasos para que puedas realizar una orden de compra:

1. Comprueba que la solicitud de compra no haya sido rechazada

En tu compañía o empresa no se puede comprar nada que no haya sido aprobado con anterioridad por la persona responsable de aprobar dicha compra.

Es por eso que antes de realizar las ordenes de compras se debe verificar, con la persona encargada, que la solicitud no haya sido rechazada. Y que efectivamente se cuente con un presupuesto para realizar dicha compra.

De este modo, todo estará en perfectas condiciones para que puedas elaborar el pedido y enviarlo al proveedor.

2. Diseña una modelo que funcione como orden de compra

Debido a que las ordenes de compras son documentos donde deben ir especificados los productos a comprar, debes diseñar un formato con tablas donde se pueda organizar toda la información necesaria.

Más abajo podrás descargar una plantilla de pedido Excel gratis para que la puedas utilizar.

3. Asegúrate de que los datos colocados son correctos

Antes de enviar la orden de compra a tu proveedor, comprueba que todos los datos escritos sean correctos. Debes recordar que ese documento es el que enviarás a tu proveedor. Con lo cual, si existe una equivocación, por ejemplo, en el número de unidades a solicitar el presupuesto asignado, podría crear problemas.

4. Da seguimiento a la orden de compra

Es de suma importancia que tengas presente que el proveedor puede rechazar la orden de compra. Lo correcto sería que de una justificación clara del motivo por el cual rechazo el pedido, si es que llega a suceder.

Existen países donde se aplican sanciones como el cobro de la garantía de seriedad de la oferta, por parte del comprador si es rechazada una orden de compra.

Por el contrario, si la orden de compra es aprobada el proveedor debe notificarlo en el menor tiempo posible a través del medio por el cual fue enviada, ya sea por email, sistema de gestión de compra, etc.

Es recomendable tener en un mismo lugar, la orden de compra (con serial único), la factura, y el comprobante de recibido para asegurar un control estricto y de rendición de cuentas ante cualquier auditoria.

Descargar modelo de orden de compra Excel

En el botón de aquí abajo podrás descargar una plantilla de pedido en Excel. Podrás poner los datos de tu empresa y los datos de tu proveedor y utilizarla como una plantilla de orden de compra.

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