Todo producto o mercancía desde el momento en que es fabricado hasta su venta, deberá guardarse en un almacén. Por ello, el almacenaje es una parte esencial dentro de la cadena de producción, distribución y comercialización. Para gestionar los productos, se suele utilizar fichas de almacén.
Es vital para cualquier empresa el conocer su inventario, ya que, es la forma de saber el valor de las existencias almacenadas.
Para llevar un control preciso de las existencias, es necesario recurrir a un mecanismo de registro como son las fichas de almacén.
En este artículo hablaremos detalladamente sobre las fichas de almacén. Sigue leyendo!!
Índice
- Qué es un almacén
- Importancia de las fichas de almacén en la gestión de inventarios
- Elementos clave de una ficha de almacén
- Tipos de fichas de almacén
- Tipos de productos gestionados con una ficha de control de existencias
- Cómo se valoran las existencias de un almacén
- Métodos de valoración de existencias
- Ejemplo de ficha almacén
- Descargar plantilla de ficha de almacén
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Qué es un almacén
Un almacén es un espacio físico o virtual destinado al almacenamiento y conservación de mercancías o productos.
Su función principal es facilitar la gestión de inventarios y asegurar la disponibilidad de productos para satisfacer la demanda de los clientes.
Los almacenes pueden ser de diversos tipos, como centros de distribución, bodegas o depósitos, y son esenciales para mantener una cadena de suministro eficiente y organizada.
Importancia de las fichas de almacén en la gestión de inventarios
Las fichas de almacén son un recurso empleado que registra el movimiento de cada una de las existencias.
Sirve para gestionar las salidas, entradas y el valor de las mismas. Por cada producto debe existir su respectiva ficha de almacén.
En este documento se debe anotar la fecha que ha sido producida o almacenada la existencia, sus movimientos y la información complementaria sobre las operaciones de movimiento.
Asimismo, se debe indicar las cantidades mínimas y máximas de las existencias dentro del almacén. Así los departamentos pertinentes podrán tomar las medidas necesarias a fin de incrementar la entrada o salida de las existencias según sea la situación.
Elementos clave de una ficha de almacén
El llenado de las fichas de almacén requieren de un criterio de valoración, de lo cual hablaremos más adelante.
Pero, independientemente del criterio seleccionado y del tipo de existencia que se lleve en la ficha de almacén, todas las ellas deben contener los siguientes datos:
- Nombre y sello de la empresa.
- Nombre del producto.
- Fecha del pedido.
- Cantidad de stock mínimo y máximo del producto.
- Nombre de la empresa o persona provee el artículo y su sitio web.
- Fecha de entrada del producto al almacén.
- Número de factura.
- Cantidad de unidades del artículo.
- Precio unitario de la compra.
- Número de serie.
- Número de lote.
- Fecha de salida del almacén.
- Responsable del despacho al momento de la salida.
- Número del remanente de artículos que quedan en el almacén después de la salida.
- Método de valoración, ya sea FIFO o PMP.
Tipos de fichas de almacén
Existen diferentes tipos de fichas de almacén que pueden utilizarse para gestionar el inventario en función de las necesidades y preferencias de cada empresa.
A continuación, se describen dos de los tipos más comunes de fichas de almacén:
a. Ficha de almacén por tarjeta
La ficha de almacén por tarjeta es un método tradicional y manual de control de inventario.
Consiste en utilizar tarjetas físicas para registrar toda la información relevante de cada producto almacenado.
Cada tarjeta representa un artículo específico y contiene datos como la descripción del producto, las unidades en existencia, las entradas y salidas de mercancía, el stock mínimo y máximo, entre otros.
Este tipo de ficha de almacén suele ser útil para empresas con un volumen de inventario pequeño o que prefieren llevar un control manual de sus existencias.
Sin embargo, este método puede resultar poco práctico y propenso a errores en empresas con un gran volumen de productos o que requieren un control más automatizado y eficiente del inventario.
b. Ficha de almacén electrónica
La ficha de almacén electrónica es un método más moderno y eficiente de gestión de inventarios.
Consiste en utilizar software y herramientas digitales para registrar y gestionar la información de los productos almacenados.
Estas fichas electrónicas contienen la misma información que las tarjetas físicas, pero se almacenan y actualizan de forma digital, lo que facilita la búsqueda, el acceso y la actualización de los datos.
Este tipo de ficha de almacén es ideal para empresas que buscan optimizar y automatizar la gestión de su inventario, especialmente aquellas con un gran volumen de productos o con múltiples almacenes.
Las fichas de almacén electrónicas permiten llevar un control más preciso y eficiente de las existencias, reduciendo la posibilidad de errores y facilitando la toma de decisiones basada en información actualizada y precisa.
En resumen, tanto las fichas de almacén por tarjeta como las electrónicas tienen sus ventajas y desventajas.
La elección del tipo de ficha de almacén más adecuado dependerá de las características y necesidades específicas de cada empresa en cuanto a la gestión de su inventario.
Tipos de productos gestionados con una ficha de control de existencias
Como te podrás imaginar los artículos o existencias que puede almacenar una empresa puede ser muy variada.
Con lo cual, aquí verás los productos más comunes gestionados con fichas de almacén:
- Embalajes: se trata de los envoltorios que se emplean para guardar los artículos acabados.
- Envases: hace referencia a los recipientes usados para contener productos ya sea materia prima, productos acabados o residuos. Los envases pueden ser re-utilizables o no.
- Material de oficina: material empleado por las empresas para realizar labores administrativas.
- Materias primas: estos son productos que pasan por un proceso de modificación para elaborar un bien terminado.
- Mercaderías: Artículos adquiridos para ser revendidos sin que implique su transformación.
- Productos en curso: estos son distintos productos que están en medio de su elaboración justo cuando se produce un cierre del ejercicio.
- Semiterminados: Son artículos que una vez elaborados por una empresa, son adquiridos por otra para una modificación, fabricación o incorporación posterior.
- Productos terminados: se refiere a aquellos productos elaborados por una empresa para su consumo.
- Repuestos: estas son partes, componentes y piezas que se usan dentro del proceso productivo de la empresa.
- Residuos: Son aquellos subproductos que surgen luego del proceso de transformación que da origen a los artículos elaborados por una empresa. Estos residuos pueden ser vendidos, utilizados o desechados.
Cómo se valoran las existencias de un almacén
La valoración de las existencias no es más que expresión del valor contable de los artículos guardados en el almacén.
Esto nos permite saber la cantidad de dinero que se ha invertido en cada artículo.
Según lo estipulado por el Plan General de Contabilidad las existencias se valoran de acuerdo a dos orígenes:
- Si las existencias no son sometidas a algún efecto de transformación serán valoradas en función de su precio de adquisición.
- Por otro lado, si las existencias son empleadas dentro de algún proceso productivo dentro de la empresa será necesario asignarle un coste de producción.
Veamos cómo se calcula en cada caso:
1. Precio de adquisición
Este valor está calculado tomando el importe registrado en la factura de compra del artículo sumado a todos los gastos adicionales que tengan lugar hasta el punto que los productos lleguen al almacén.
Entendemos como gastos adicionales los siguientes efectos:
- Depósito y custodia.
- Transporte, comisiones y flete.
- Impuestos incluidos en la operación de compra que no repercutan en terceros.
- Pagos de inspección y conservación de los productos en caso de que corriesen a cargo del comprador.
- Impuestos no repercutibles, mientras que no sean deducibles.
Al monto reflejado en la factura presentada por el proveedor hay que deducir aquellos descuentos y/o rebajas de tipo comercial que no tengan que ver con los beneficios del pago pronto.
Sin embargo, si estamos en presencia de un descuento de carácter comercial, pero que cuentan con una justificación derivada del volumen de compra, reciben el nombre de rappels.
2. Coste de producción
Este valor se determina tomando el precio de adquisición de la materia prima y demás elementos consumibles que se deban imputar al producto en su proceso de transformación.
A esto se debe sumar todos aquellos costes que se puedan imputar de manera razonable por concepto de la fabricación del producto.
Métodos de valoración de existencias
Cuando el precio del artículo no pueda ser identificable de manera individual, se puede aplicar distintos métodos de valoración.
Como línea generalizada se asume el uso del método del precio medio ponderado o PMP.
No obstante, en España, las empresas tienen libertad de aplicar otro método conocido como FIFO, siempre y cuando se ajuste a sus necesidades.
1.- Precio medio ponderado o PMP
El PMP se calcula como si se tratase de una media aritmética del precios de las existencias en relación con la cantidad de unidades que hayan adquirido o fabricado. La fórmula con que se calcula es la siguiente:
PMP = ∑ (Precio * Cantidad) / Cantidad Total
Ejemplo de precio medio ponderado PMP
Si un almacén contiene un total de 150 unidades a 100 €, después se compran 300 unidades a 200 €.
El valor total de existencias será: (150 unid X 100 €) + (300 unid X 200 €) = 75.000 €
Ahora bien, el PMP = (150 X 100) + (300 X 200) / 200 + 100 = 250 €
En el caso de vender 10 unidades tendremos 10 X 250 €, por lo que el PMP será igual a 2.500 €. Esta cantidad se descontará del valor de las existencias iniciales.
Lo que sería:
75.000 € (existencia inicial) – 2.500 € (existencia vendidas) = 72.500 € (valor de las existencias).
2.- Valoración FIFO
Con el método de valoración fifo, se realiza una valoración de las existencias en salida al precio de las que han estado almacenadas por más tiempo.
En este caso se establece como premisa que las existencias van a salir en el orden que fueron entrando al almacén.
El método FIFO requiere que se gestionen con precisión el orden de entrada de las existencias y cada uno de sus costes o precios.
Se utiliza principalmente cuando se realizan valoraciones de inventarios que incluyan artículos con fecha de vencimiento.
Ejemplo de ficha almacén
Nombre del producto: Camiseta de algodón, talla M, color azul
Código del producto: CAM-M-AZ
Ubicación en el almacén: Pasillo 3, Estante 2, Nivel 1
| Fecha | Operación | Entrada | Salida | Existencias |
|---|---|---|---|---|
| 01/01/2023 | Inventario inicial | – | – | 100 |
| 05/01/2023 | Compra | 50 | – | 150 |
| 08/01/2023 | Venta | – | 30 | 120 |
| 15/01/2023 | Devolución | 5 | – | 125 |
| 20/01/2023 | Venta | – | 40 | 85 |
Stock mínimo: 20 unidades
Stock máximo: 200 unidades
Esta ficha de almacén es un ejemplo simplificado de cómo puede verse una ficha de control de inventario.
En ella, se registran las operaciones de entrada y salida de mercancías, así como las existencias actuales del producto.
Dependiendo del tamaño y las necesidades de la empresa, las fichas de almacén pueden incluir información adicional, como el proveedor, el precio de compra y venta, la fecha de caducidad, entre otros datos relevantes.
Descargar plantilla de ficha de almacén
Por último, te proporcionamos un ejemplo de ficha de almacén.
Aquí abajo tienes un botón para imprimir o descargar una ficha de almacén para controlar tus existencias.
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