Qué es un gasto deducible, características y ejemplos

Si estás en el mundo de los negocios es fundamental que sepas qué es un gasto deducible.

La actividad empresarial funciona mediante ingresos que recibes de tus clientes y de gastos que te generan tus proveedores. No importa si eres una sociedad o un autónomo.

gastos fiscalmente deducibles
Qué puede desgravar un autónomo

Un gasto deducible es aquel que se produce directamente por la actividad de tu negocio. Es aquel gasto que necesitas hacer para que tu negocio funcione. Tiene que ser un gasto estrechamente ligado a tu actividad empresarial, y de fácil justificación.

Si eres autónomo el Gasto deducible se aplicará a tu liquidación de IRPF, y si eres una sociedad se aplicará sobre el Impuesto de Sociedades.

Obviamente todo gasto debe tener un soporte físico, es decir, debe tener una factura que incluya todos los datos obligatorios para que cumpla con las exigencias de la Agencia Tributaria.

Qué significa gastos deducibles

Los gastos deducibles serán aquellos que restarán tus ingresos, y por ende, reducirán el beneficio que obtendrás. En consecuencia pagarás menos impuestos.

Como sabes un autónomo, que tribute por estimación directa, paga un 20% de sus beneficios (IRPF), y una sociedad un 25% (IS). Partiendo de esta base, la fórmula quedaría así:

BENEFICIO = INGRESOS – GASTOS

Como pagas impuestos sobre el beneficio obtenido, cuanto más alto sea el beneficio, más cantidad de impuestos pagarás. Por eso, son tan importantes los gastos deducibles de tu empresa, porque reducen el pago del IRPF o del Impuesto de sociedades.

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Características de un gasto deducible. Muy importante conocerlos

Obviamente no podemos meter todos los gastos que nos apetezca. Hacienda es muy estricta con estos temas y persigue el fraude fiscal.

Para que un gasto sea considerado como deducible debe cumplir con ciertos requisitos indispensables, tales como:

  • El gasto debe estar estrechamente ligado a la actividad, y debe poder justificarse fácilmente
  • Debe estar documentado con un factura que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria
  • La transacción debe estar registrada contablemente

El documento más adecuando para justificar que es un gasto deducible, es mediante una factura recibida donde se incluyan todos nuestros datos fiscales, así como los del emisor.

No obstante, también son gastos fiscalmente deducibles los tickets o facturas simplificadas. Pero, te recomiendo que los evites siempre que puedas y pidas una factura formal. En caso de no ser posible, intenta que sean tickets que puedas demostrar  perfectamente, que están ligados con tu actividad.

Ejemplos de gastos deducibles. Esto sí puedes deducirlo y pagar menos impuestos (IRPF o IS)

Como hemos dicho, cualquier gasto necesario para que funcione tu negocio puede ser deducible. Con lo cual, dependiendo del tipo de empresa que tengas, tendrás unos u otros gastos.

Voy a ponerte algunos gastos deducibles que son comunes:

  • La Cuota de autónomos de la seguridad social es un gasto deducible
  • Alquiler del local, oficina, o nave industrial
  • Suministros del negocio como la luz, agua, teléfono… etc.
  • Sueldos y salarios de tus empleados
  • Gasto de gestoría

Si eres autónomo y tributas por estimación directa (modelo 130), la Agencia Tributaria, te permite deducirte un 5% del beneficio sin que tengas ningún documento que lo demuestre.

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Es lo que se llama, gastos de difícil justificación. Realmente son gastos que existen, pero Hacienda sabe que sería complejo demostrarlo.

Por ejemplo, imagina que tienes un gimnasio. Se supone que no vives dentro del gimnasio y que cada día debes desplazarte. Entonces, cada día incurres en un gasto o de gasolina, o de transporte público. El transporte no es un gasto que esté estrechamente ligado a tu actividad, con lo cual no puedes deducirlo.

Son estos tipos de gastos los que la Agencia Tributaria engloba con ese 5% de gastos de difícil justificación .

Qué es un gasto no deducible. La ley no permite estas deducciones

También, hay ciertos gastos que aunque estén estrechamente ligados a tu actividad, y estén documentados, tienen la consideración de un gasto no deducible. Por lo tanto, un gasto no deducible es aquel que la ley no permite su deducción.

Te pongo algunos ejemplos de gastos no deducibles. Hay bastantes más, pero te pongo los más significativos y cotidianos:

  • Cualquier tipo de multa o sanción: Imagina que tienes un empresa de transportes, y te ponen una multa por exceso de velocidad mientras estabas haciendo un reparto. Sería un gasto estrechamente ligado a la actividad y estaría documentado. No obstante, es un gasto no deducible.
  • Regalos: Si quieres hacer un regalo a un empleado o a un cliente, esa factura, no podría deducirse. Deben ser regalos esporádicos que no tengan un arraigo o tradición. Es decir, la cestas navideñas, como es una tradición arraigada y conocida, sí se permite su deducción.
  • Gastos realizados en paraísos fiscales: Si por ejemplo tienes un cliente en Andorra, y le haces un visita comercial, los gastos que generes con facturas y tickets Andorranos, como hotel, restaurante, gasolina…etc. no podrán ser deducidos.
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