Fichas de almacén

Todo producto o mercancía desde el momento en que es fabricado hasta su venta, deberá guardarse en un almacén. Por ello, el almacenaje es una parte esencial dentro de la cadena de producción, distribución y comercialización. Para gestionar los productos, se suele utilizar fichas de almacén.

Es vital para cualquier empresa el conocer su inventario, ya que, es la forma de saber el valor de las existencias almacenadas. Para llevar un control preciso de las existencias, es necesario recurrir a un mecanismo de registro como son las fichas de almacén.

fichas de almacen

En este artículo hablaremos detalladamente sobre las fichas de almacén. Sigue leyendo!!

¿Qué es un almacén?

Un almacén no es más que un espacio físico en el cual se guardan los productos de forma ordenada y gestionada

En los almacenes no solo se guardan aquellos artículos elaborados o comercializados por la empresa. También, se van almacenan mercancías necesarias para la producción como la materia prima, repuestos, material de oficina, embalaje, etc.

A las mercancías guardadas en el almacén, se les llama existencias. Deben estar identificadas y ordenadas con un sistema de codificación que facilite su ubicación. Cuanto más rápido y eficiente sea el sistema de recepción y entrega de un almacén, más rápida será la respuesta entre el fabricante o distribuidor con el cliente final.

El almacén se encarga de cumplir al menos 3 funciones:

  1. Recibir los artículos, esto se le llama Entrada.
  2. Almacenar los artículos.
  3. Despachar los artículos, se denomina Salida.

Para que estas funciones se cumplan es necesaria la adopción de dos sistemas:

  • De ordenamiento: las fichas de almacén son la base fundamental de todo el sistema de almacenamiento.
  • Y de control: es el inventario, el cual mostrará la existencia real de los artículos con los que cuenta una empresa para comerciar.

Las fichas de almacén

Las fichas de almacén son un recurso empleado que registra el movimiento de cada una de las existencias. Sirve para gestionar las salidas, entradas y el valor de las mismas. Por cada producto debe existir su respectiva ficha de almacén.

En este documento se debe anotar la fecha que ha sido producida o almacenada la existencia, sus movimientos y la información complementaria sobre las operaciones de movimiento.

Asimismo, se debe indicar las cantidades mínimas y máximas de las existencias dentro del almacén. Así los departamentos pertinentes podrán tomar las medidas necesarias a fin de incrementar la entrada o salida de las existencias según sea la situación.

El llenado de las fichas de almacén requieren de un criterio de valoración, de lo cual hablaremos más adelante. Pero, independientemente del criterio seleccionado y del tipo de existencia que se lleve en la ficha de almacén, todas las ellas deben contener los siguientes datos:

  • Nombre y sello de la empresa.
  • Nombre del artículo.
  • Fecha del periodo.
  • Cantidad de stock mínimo y máximo del producto.
  • Nombre de la empresa o persona provee el artículo.
  • Fecha de entrada del producto al almacén.
  • Número de factura.
  • Cantidad de unidades del artículo.
  • Precio unitario de la compra.
  • Número de serie.
  • Número de lote.
  • Fecha de salida del almacén.
  • Responsable del despacho al momento de la salida.
  • Número del remanente de artículos que quedan en el almacén después de la salida.
  • Método de valoración, ya sea FIFO o PMP.

Tipos de productos gestionados con una ficha de almacén

Como te podrás imaginar los artículos que puede almacenar una empresa puede ser muy variada. Con lo cual, aquí verás los productos más comunes gestionados con fichas de almacén:

  • Embalajes: se trata de los envoltorios que se emplean para guardar los artículos acabados.
  • Envases: hace referencia a los recipientes usados para contener productos ya sea materia prima, productos acabados o residuos. Los envases pueden ser re-utilizables o no.
  • Material de oficina: material empleado por las empresas para realizar labores administrativas.
  • Materias primas: estos son productos que pasan por un proceso de modificación para elaborar un bien terminado.
  • Mercaderías: Artículos adquiridos para ser revendidos sin que implique su transformación.
  • Productos en curso: estos son distintos productos que están en medio de su elaboración justo cuando se produce un cierre del ejercicio.
  • Semiterminados: Son artículos que una vez elaborados por una empresa, son adquiridos por otra para una modificación, fabricación o incorporación posterior.
  • Productos terminados: se refiere a aquellos productos elaborados por una empresa para su consumo.
  • Repuestos: estas son partes, componentes y piezas que se usan dentro del proceso productivo de la empresa.
  • Residuos: Son aquellos subproductos que surgen luego del proceso de transformación que da origen a los artículos elaborados por una empresa. Estos residuos pueden ser vendidos, utilizados o desechados.

¿Cómo se valoran las existencias?

La valoración de las existencias no es más que expresión del valor contable de los artículos guardados en el almacén. Esto nos permite saber la cantidad de dinero que se ha invertido en cada artículo.

Según lo estipulado por el Plan General de Contabilidad las existencias se valoran de acuerdo a dos orígenes:

  • Si las existencias no son sometidas a algún efecto de transformación serán valoradas en función de su precio de adquisición.
  • Por otro lado, si las existencias son empleadas dentro de algún proceso productivo dentro de la empresa será necesario asignarle un coste de producción.

Veamos cómo se calcula en cada caso:

Precio de adquisición

Este valor está calculado tomando el importe registrado en la factura de compra del artículo sumado a todos los gastos adicionales que tengan lugar hasta el punto que los productos lleguen al almacén.

Entendemos como gastos adicionales los siguientes efectos:

  • Depósito y custodia.
  • Transporte, comisiones y flete.
  • Impuestos incluidos en la operación de compra que no repercutan en terceros.
  • Pagos de inspección y conservación de los productos en caso de que corriesen a cargo del comprador.
  • Impuestos no repercutibles, mientras que no sean deducibles.

Al monto reflejado en la factura presentada por el proveedor hay que deducir aquellos descuentos y/o rebajas de tipo comercial que no tengan que ver con los beneficios del pago pronto.

Sin embargo, si estamos en presencia de un descuento de carácter comercial, pero que cuentan con una justificación derivada del volumen de compra, reciben el nombre de rappels.

Coste de producción

Este valor se determina tomando el precio de adquisición de la materia prima y demás elementos consumibles que se deban imputar al producto en su proceso de transformación.

A esto se debe sumar todos aquellos costes que se puedan imputar de manera razonable por concepto de la fabricación del producto.

Criterios de valoración de existencias

Cuando el precio del artículo no pueda ser identificable de manera individual, se puede aplicar distintos métodos de valoración. Como línea generalizada se asume el uso del método del precio medio ponderado o PMP.  No obstante, en España, las empresas tienen libertad de aplicar otro método conocido como FIFO, siempre y cuando se ajuste a sus necesidades.

1.- Precio medio ponderado o PMP

El PMP se calcula como si se tratase de una media aritmética del precios de las existencias en relación con la cantidad de unidades que hayan adquirido o fabricado. La fórmula con que se calcula es la siguiente:

PMP = ∑ (Precio * Cantidad) / Cantidad Total

Ejemplo de PMP

Si un almacén contiene un total de 150 unidades a 100 €, después se compran 300 unidades a 200 €.

El valor total de existencias será: (150 unid X 100 €) + (300 unid X 200 €) = 75.000 €

Ahora bien, el PMP = (150 X 100) + (300 X 200) / 200 + 100 = 250 €

En el caso de vender 10 unidades tendremos 10 X 250 €, por lo que el PMP será igual a 2.500 €. Esta cantidad se descontará del valor de las existencias iniciales.

Lo que sería:

75.000 € (existencia inicial) – 2.500 € (existencia vendidas) = 72.500 € (valor de las existencias).

2.- FIFO

Con este método se realiza una valoración de las existencias en salida al precio de las que han estado almacenadas por más tiempo. En este caso se establece como premisa que las existencias van a salir en el orden que fueron entrando al almacén.

El método FIFO requiere que se gestionen con precisión el orden de entrada de las existencias y cada uno de sus costes o precios. Se utiliza principalmente cuando se realizan valoraciones de inventarios que incluyan artículos con fecha de vencimiento.

Cuentas contables de las variaciones de existencias

Una vez conozcas las variaciones de existencias, independientemente que uses el método PMP o FIFO, se deben registrar de manera contable en su respectivo asiento de regularización.

Debes usar las cuentas de los subgrupos 61 y 71 :

El subgrupo 61 será para contabilizar:

  • Materias primas.
  • Mercaderías.

El subgrupo 71 será para contabilizar:

  • Productos en curso.
  • semiterminados.
  • Productos terminados.
  • Subproductos
  • Materiales recuperables.
  • Residuos

En el cálculo de la variación de existencias de un almacén podemos encontrar que se percibe una pérdida en la cuenta de resultados si las existencias finales son menores a las iniciales. Por el contrario será un beneficio cuando las existencias finales sean superiores a las iniciales.

Descargar ficha de almacén

Aquí abajo tienes un botón para descargar una ficha de almacén.


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