Diferencia entre ingreso, cobro, gasto y pago

A menudo me encuentro que muchos empresarios tienen cierta confusión de conceptos, y no sabe cual es la diferencia entre ingreso, cobro, gasto y pago.

En ocasiones se usan estos términos de forma errónea mezclando los conceptos.

ingreso vs cobro

Aunque parezca que un ingreso es lo mismo que un cobro, en la realidad son hechos económicos muy diferentes. Lo mismo sucede con un gasto y un pago.

Si eres emprendedor, o autónomo, o tienes una pequeña empresa, deberías tener claros estos términos.

Todo empresario tiene que entender que la gestión empresarial consta de hechos económicos y de hechos financieros.

En este articulo voy a explicarte las definiciones de ingreso, cobro, gasto, y pago, y qué función tiene cada una.

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Hechos económicos (ingresos y gastos) y hechos financieros (cobros y pagos)

En toda empresa, para que puede sobrevivir, debe realizar constantemente transacciones con terceros. Algunas transacciones serán de tipo económico, y otras serán de tipo financiero.

Vamos a ver qué son cada una de ellas. Tienes que aprender a diferenciar las transacciones económicas, que generan hechos económicos, de las transacciones financieras, que generan hechos financieros.

diferencia entre cobro e ingreso
Diferencia entre cobro e ingreso

Las transacciones de tipo económico hacen referencia a los derechos y obligaciones que tiene tu empresa frente a terceros. El documento más utilizado para realizar este tipo de transacciones, son las facturas.

Las facturas pueden ser de ingresos o de gastos. Las diferencias entre ingresos y gastos en contabilidad son obvias, los ingresos son derechos de cobro, los gastos obligaciones de pago.

Por otro lado, las transacciones de tipo de tipo financiero hacen referencia a la ejecución de un cobro o un pago. El cobro y pago se puede realizar mediante transferencia o en efectivo. Estas transacciones hacen referencia a la tesorería de la empresa, también llamado flujo de efectivo.

Qué es un ingreso y qué es un cobro

Estos conceptos hacen referencia a diferentes hechos económicos. Empezamos por la definición de un ingreso.

Un ingreso en contabilidad es un derecho de cobro que tiene tu empresa y consecuentemente un aumento en el patrimonio de tu empresa.

Diferencia entre cobro e ingreso
Diferencia entre cobro e ingreso

Para simplificarlo, te diría que un ingreso es cuando emites una factura a tu cliente. Una factura emitida, es un hecho económico que te aporta un derecho de cobro.

Un derecho de cobro es un aumento de tu activo, y consecuentemente un aumento del patrimonio de tu empresa.

La definición de cobro es la entrega o adquisición de dinero de un ingreso (factura). El cobro es cuando tu cliente te hace el pago de la factura que le emitiste. El cobro es un hecho financiero que incremente el nivel de tesorería de tu empresa.

Puede darse el caso que el ingreso y el cobro se hagan al mismo tiempo, dependerá de si das crédito o no a tu cliente. Cuando los ingresos y los cobros coinciden en la misma fecha, estaríamos ante ingresos en efectivo.

Vamos a ver la diferencia entre ingreso y cobro con ejemplos

El día 1 de marzo vendes en tu tienda de electrodomésticos, un ordenador a una empresa que es tu cliente desde hace años. Al vender harás una factura de ingreso (hecho económico).

Como es buen cliente, siempre le das 30 días de crédito. Por lo tanto, el día 1 de abril, tu cliente te hará una transferencia por el importe de la factura y tu recibirás el cobro de esta (hecho financiero).

Otro ejemplo sería si en tu tienda de electrodomésticos vendieras otro ordenador a un nuevo cliente, y éste te paga al momento. En esta situación el ingreso (hecho económico) y el cobro (hecho financiero), se generan el mismo día.

Qué es un gasto y qué es un pago

Tanto uno como el otro, hacen referencia a diferentes hechos económicos. Empezamos por la definición de un gasto.

Un gasto es una obligación de pago que tiene tu empresa y consecuentemente una disminución en el patrimonio de tu empresa.

Diferencia entre ingreso cobro gasto y pago
Diferencia entre ingreso cobro gasto y pago

Para simplificarlo, te diría que un gasto es cuando recibes una factura de tu proveedor o acreedor. Una factura recibida, es un hecho económico que te genera una obligación de pago.

Una obligación de pago es un aumento de tu pasivo, y consecuentemente una disminución del patrimonio de tu empresa.

El pago es cuando tú entregas el dinero de la factura que recibiste de tu proveedor o acreedor. El pago es un hecho financiero que disminuye el nivel de tesorería de tu empresa.

Puede darse el caso que el gasto y el pago se hagan al mismo tiempo, dependerá de si tienes crédito o no de tu proveedor/acreedor.

Vamos a ver la diferencia entre gasto y pago con ejemplos

El día 1 de marzo compras en una tienda de electrodomésticos, un aire acondicionado para tu empresa, donde eres cliente desde hace años. Al comprar recibes una factura de gasto (hecho económico).

Como eres buen cliente, siempre te dan 30 días de crédito. Por lo tanto, el día 1 de abril, tendrás que hacer una transferencia por el importe de la factura, y tu proveedor recibirá cobro de esta (hecho financiero).

Otro ejemplo sería si en la tienda de electrodomésticos compraras otro aire acondicionado, y éste lo pagas al momento. En esta situación el gasto (hecho económico) y el pago (hecho financiero), se generan el mismo día.

Vídeo con ejemplos explicando las diferencias

Aquí abajo te dejo un vídeo donde el profesor Xavier Puig, de la escuela de negocios de la Universidad Pompeu Fabra, explica de forma clara la diferencia entre ingreso y cobro, así como, la diferencia entre gasto y pago.

Gestión de cobros y pagos de una empresa

Los autónomos y las pymes que no cobran o pagan sus cuentas al contado, han de tener una gestión controlada de sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar.  Esto significa tener una buena Gestión de Cobros y Pagos.

Es una tarea necesaria y bastante descuidada por las pequeñas empresas.

gestión de cobros y pagos

Si tu intención es hacer crecer tu negocio, es indispensable que instales en tu empresa sistemas de administración profesionales.

Esto te permitirá tener un control total sobre las cuentas por pagar y cobrar que se avecinan. La Gestión de tesorería es importantísima.

Vamos a ver cómo hacer una buena gestión de cobros y pagos. Sigue leyendo!!

Definición de gestión de cobros y pagos

Puedes definir a la Gestión de Cobros y Pagos como las tareas de administración y finanzas que son parte de la tesorería de tu empresa.

También, la gestión de cobros y pagos, se encarga de la previsión de la liquidez futura, y control de la liquidez presente.

La Gestión de Cobros y Pagos es la rama de la gestión financiera cuyo objetivo es tener un buen control y planificación en los cobros a tus clientes por las ventas de productos o servicios que hayas realizado.

A su vez, también tiene como objetivo planificar los pagos a tus proveedores por los productos o servicios que te hayan realizado.

En una de las gestiones más importantes de una empresa, ya que, su misión es controlar el flujo de dinero o liquidez que entra por parte de los cobros de facturas a los clientes, o que sale por parte de los pagos de las facturas a los proveedores.

Es fundamental guardar un equilibrio entre la previsión de cobros que tienes de tus clientes, con la previsión de pagos que tienes a tus proveedores.

Una mala Gestión de Cobros y Pagos puede dejarte sin liquidez rápidamente.

Qué es la gestión de cobros o cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el derecho que tu empresa tiene sobre un tercero por la venta de un producto o un servicio, y hace referencia a la Gestión de Cobros.

El documento que justifica este derecho es la factura. Al ser un derecho de cobro, las facturas la realizas tu a tu cliente. En este caso se llama facturas emitidas.

Si a tu cliente no le cobras al contado, es decir, el mismo día que emites la factura, significará que le estás dando un plazo de tiempo para pagar. Esto es lo que se llama días de crédito a clientes.

En función de los días de crédito que le facilites a tu cliente, tendrás una fecha de cobro estipulada en la factura.

Esta fecha es lo que se llama vencimiento de la factura. Te recomiendo que siempre pongas la fecha de vencimiento a todas las facturas que emitas a tus clientes.

Qué es la gestión de pagos o cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son las obligaciones que tu empresa tiene sobre un tercero por la compra de un producto o un servicio, y hace referencia a la Gestión de Pagos.

El documento que justifica este derecho es la factura. Al ser una obligación de pago, las facturas la realiza tu proveedor o acreeedor. En este caso se llama facturas recibidas.

Si a tu proveedor o acreedor no le pagas al contado, es decir, el mismo día que recibes la factura, significará que te está dando un plazo de tiempo para que le pagues.

Esto es lo que se llama días de crédito de proveedores o acreedores.

En función de los días de crédito que te facilite tu proveedor o acreedor, tendrás una fecha de pago estipulada en la factura recibida.

Esta fecha es lo que se llama vencimiento de la factura. Normalmente tus proveedores y acreedores te pondrán en sus facturas la fecha de vencimiento.

Proceso de gestión de cobro y pago

Toda transacción de compra o de venta genera un circuito de información y documentación. Sin ello no sería posible hacer negocio correctamente.

Para poder controlar todo ese flujo de información, necesitas sistemas de administración que ordenen y controlen el proceso.

gestión de cobros y pagos

Lo que te recomiendo es que utilices sistemas informáticos de contabilidad.

Ejemplo del proceso de un cobro seria el siguiente:

  • Tu cliente te hace un pedido.
  • Envías la mercancía junto con un albarán (en caso que se utilice albarán antes de factura).
  • Entregas a tu cliente la factura de todo lo vendido o del servicio prestado.
  • En la factura pondrás la fecha de vencimiento o fecha de cobro de la factura.
  • Cobro de la factura a vencimiento.

Ejemplo del proceso de un pago seria el siguiente:

  • Pedido de compra a tu proveedor o acreedor
  • Te llega la mercancía junto con un albarán (en caso que se utilice albarán antes de factura).
  • Recibes la factura de todo lo comprado o del servicio recibido.
  • En la factura tendrás la fecha de vencimiento o fecha de pago de la factura.
  • Pago de la factura a vencimiento.

Vigila no tener problemas de liquidez

Uno de los principales motivos de cierre de las empresas es la falta de liquidez.

En las empresas pequeñas que no tienen instaurados sistemas de administración, no pueden realizar una buena Gestión de Cobros y Pagos ( gestión de tesorería ).

gestión de cobros y pagos

Sin gestión ni control, tampoco se puede hacer una previsión de tesorería.

Esta situación conlleva que los pequeños empresarios paguen a un plazo menor del plazo de cobro.

Es decir, pagas a tus proveedores al contado, y cobras de tus clientes a crédito. Un error letal para el pequeño empresario, ya que, poco a poco se descapitaliza.

En la mayoría de ocasiones los pequeños empresarios no saben cuanto les deben ni cuanto deben. Obviamente tampoco saben las fechas de vencimiento de las facturas de cobro y de pago.

Esta situación es como conducir un coche con los ojos cerrados. Las consecuencias de esto, es que cada día ves menos dinero en tu cuenta.

Qué es el fondo de maniobra negativo y cómo evitarlo

Para simplificar el concepto sin demasiados tecnicismos, el fondo de maniobra negativo ocurre cuando tus obligaciones a corto plazo son superiores que los derechos.

Para hacerlo más simple aún, diríamos que si los pagos que tienes que hacer son superiores a los cobros entrarás en fondo de maniobra negativo, y consecuentemente, más pronto que tarde, tendrás problemas de liquidez.

Como ejemplo, si pagas al contado a tus proveedores y cobras de tus clientes a 30 días estarás incurriendo en fondo de maniobra negativo.

Si tu empresa funciona de esta manera, has de tener claro que tú estas financiando a tus clientes, les estás haciendo de banco gratuitamente.

Si no tienes capacidad de financiarte, tu negocio no será viable y tendrás que cerrar. Cuando pagas antes de que te paguen, tendrás problemas de liquidez. Con una buena Gestión de Cobros y pagos, esto no debe suceder.

No debes financiar a tus clientes si no puedes financiarte de tus proveedores, con lo cual, no puedes tardar más en cobrar que en pagar.

Tienes que establecer políticas de facturación en tu empresa. Lo ideal para un negocio pequeño es cobrar al contado de los clientes y pagar a crédito a los proveedores.

No obstante, una situación normal podría ser por ejemplo dar 30 días de crédito a tus clientes, y forzar a tus proveedores a que te den 45 días para pagarles. Ahí tienes un fondo de maniobra positivo de 15 días.

Ten cuidado si el grueso de tus ingresos proviene de pocos clientes grandes. En este caso, tu liquidez depende de ellos. Si se retrasan en pagarte pueden generarte severos problemas.

Resumen de la diferencia entre ingreso cobro gasto y pago

Las facturas generan derechos y obligaciones.  Te generan un derecho de cobro cuando la emites a un cliente, y te genera una obligación de pago cuando la recibes de un proveedor.

Los derechos de cobro y las obligaciones de pago quedan saldadas cuando se produce la transacción de efectivo, ya sea mediante transferencia bancaria, cheque, efectivo…etc.

El ingreso se produce cuando emites la factura, el cobro es cuando recibes el dinero. Por el otro lado, el gasto se produce cuando recibes una factura, y el pago es cuando entregas el dinero.

Ya seas un autónomo o una pyme, pon especial énfasis en la Gestión de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Es una parte fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio.

Una mala Gestión de Cobros y Pagos puede dejarte sin liquidez, y consecuentemente, puede hacer quebrar tu empresa.


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4 comentarios en «Cuales son las diferencias entre ingreso, cobro, gasto, y pago»

  1. Una explicación bastante sencilla y muy útil. Me ha quedado completamente claro. Gracias.

    Responder
    • Muchas gracias por tu comentario Amelia.

      Me alegra mucho que mi artículo te haya sido de utilidad.

      Recibe un cordial saludo,
      JORDI NAVARRO

      Responder
  2. Estoy de acuerdo con el comentario anterior, claro y sencillo por lo tanto eficaz.

    Mil gracias.

    Responder
    • Muchas gracias por tus palabras.

      Saludos y feliz día,
      JORDI NAVARRO

      Responder

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