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Cómo hacer una nómina

De las labores administrativas y contables que las empresas tienen que realizar, la confección de las nóminas es una de las más tediosas. Pero, ¿Cómo hacer una nómina?

Hacer las nóminas de una empresa, no solo es un trámite complicado y riguroso, sino que tiene implicaciones legales muy importantes. Hay que tomarse muy en serio la confección de una nómina.

como hacer una nomina

En empresas grandes, esta tarea la realiza el departamento de Recursos Humanos, pero las pequeñas empresas deben o aprender a hacerlas o externalizar el servicio.

Hay una serie de conceptos que tienen que visualizarse en una nómina (salarios, retenciones, pagos de seguro social) y de los que ahora mismo hablaremos detalladamente. Sigue leyendo!!

¿Qué es una Nómina?

Lo primero que tienes que saber es que una nómina es un documento legal donde se indica el salario que ganan los trabajadores. Pero, más allá de este hecho, las nóminas demuestran la relación entre empresa y trabajador.

En este documento se deja claro la categoría del empleado dentro de la empresa, así como, las aportaciones a la seguridad social y retenciones impositivas (si las hay).

Podría decirse que se trata de una “factura” donde queda registrada la información correspondiente al trabajo realizado por el empleado y la obligación de pago por parte de la empresa.

Pasos previos a la creación de una nomina

Ya mencionamos que es una tarea complicada, por lo que resulta completamente conveniente formarse y saber cómo hacer una nómina correctamente.

Debes construir un sistema de gestión de nómina lo más eficiente posible, incluso antes de comenzar a contratar empleados.

¿Qué debes considerar para crear un sistema de gestión de nóminas? Primeramente, la relación de la futura nómina con la contabilidad, tesorería y fiscalidad de la empresa.

Una vez que tengas toda la información, busca herramientas tecnológicas, como pueden ser los programas informáticos especializados. El objetivo debe ser facilitar la tarea de hacer una nómina.

Ten en cuenta que, por tratarse de documentos legales es conveniente prevenir la creación de conflictos de intereses.

Conversar con los trabajadores acerca de sus nóminas y al mismo tiempo plantear los mecanismos para resolver dudas resulta fundamental para que las partes se entiendan.

Información necesario antes de hacer una nómina

En lo que respecta a hacer una nómina, hay que considerar las variables siguientes.

El contrato

Se refiere a la naturaleza del mismo, indefinido o tan solo por un tiempo determinado. De este dependen las retenciones impositivas y las cotizaciones de la seguridad social que en trabajador tendrá que pagar.

Convenios colectivos

Su importancia reside en el hecho de que influye directamente en las percepciones salariales del trabajador.

Situación personal

La presencia de cargas familiares (cónyuge, hijos) puede modificar significativamente las aportaciones del trabajador al fisco.

Categoría profesional

Es un dato importante que ofrece detalles de la posición del trabajador dentro de la empresa.

Bajas

Estas siempre tienen que ser comunicadas, indiferentemente de si son bajas por maternidad, accidente o enfermedad.

Incentivos extra

Cualquier clase de pago extra que se le haga al trabajador debe estar reflejado en su nómina. Se debe indicar la cantidad y la razón del pago.

Paso a paso de una nomina

Con la información y las herramientas, se tiene que comenzar a cumplimentar de forma correcta la siguiente información:

En el encabezado

Se trata de la parte superior de la nómina, donde tienen que ubicarse los siguientes datos:

  • Razón social de la empresa.
  • NIF de la empresa.
  • Domicilio de la empresa.
  • Código de cotizaciones en la seguridad social.
  • Nombre del trabajador en cuestión.
  • DNI del trabajador.
  • Numero de contrato.
  • Antigüedad del trabajador.
  • Grupo profesional.
  • Grupo de cotización.
  • Número del seguro social.
  • Periodo de liquidación (Inicio, final y días).

Estos son solo datos informativos que tienen que ubicarse obligatoriamente en el encabezado de la nómina.

En la sección de devengos

Aquí se tiene que expresar toda la información correspondiente al salario devengado por un trabajador durante el periodo en cuestión.

Son las percepciones no salariales y el salario, a los que aún no se aplican deducciones. Es el salario bruto de un trabajador. En esta sección debe aparecer:

  • El salario base.
  • El salario en especie.
  • Pagos hechos de forma extraordinaria.
  • Retribución por horas complementarias.
  • Complementos salariales expresados de forma individual.
  • Indemnizaciones.
  • Prestaciones e indemnizaciones de seguridad social.
  • Indemnizaciones por traslado, suspensiones o despidos.

En la sección de deducciones

Anteriormente había que indicar el salario bruto del trabajador. Pero en la sección de deducciones hay que indicar todo aquello que resta del salario del trabajador:

  • Aportaciones a la seguridad social bien desglosadas.
  • IRPF.
  • Anticipos.
  • Valor de productos recibidos en especie.
  • Cualquier otra deducción requerida.

En la sección de dinero liquido

Finalmente, en este pequeño apartado de la nómina se tiene que incluir la cantidad definitiva que el trabajador va a recibir. Esta sección se tiene que ubicar inmediatamente después de las secciones de devengos y deducciones.

Aquí se tienen que incluir también datos como fecha de ingreso de la nómina, número de cuenta bancaria del trabajador, nombre de la entidad bancaria, sello de la empresa o firma del empleador. Además, debe haber un espacio donde el trabajador pueda firmar.

Las bases de cotización

Esta sección es un cuadro que se pone al pie de la nómina. Esta puede ser una de las partes más difíciles de hacer, por lo que es conveniente conseguir ayuda profesional o utilizar un programa de nóminas. Esta sección tiene 5 filas ocupadas por las bases de cotización y la base de retenciones IRPF.

BCCC

La base de cotización por contingencias comunes es la primera de las bases de cotización a considerar. En general basta con aplicar una fórmula matemática para su cálculo: BCCC = Salario base + complementos sujetos a cotizar + pagos extra. En esta base no se expresan pagos por horas extraordinarias.

Pago de horas extra

En este caso solo se trata de expresar los pagos recibidos por trabajar horas extraordinarias.

Horas extra de fuerza mayor

Al igual que en el caso anterior, solo se trata de poner en su lugar los pagos recibidos por horas extra de fuerza mayor.

Base de cotización por contingencias profesionales

En este caso se tienen que sumar las bases de contingencias comunes y el pago de horas extra. Esta es la base para desempleo, FOGASA y formación profesional.

Base sujeta a retención de IRPF

Su cálculo se basa en tomar el valor devengado y restar las cantidades exentas de IRPF. En la ley de IRPF (Art n°7) se pueden consultar los conceptos exentos de IRPF.

Cuándo entregar una nómina

El hecho principal de todo el asunto es que un trabajador tiene que recibir la nómina correspondiente a su salario.

Pueden haber consecuencias legales si el trabajador no recibe la nómina correspondiente como justificante de pago. Por supuesto, esta nomina tiene que ser individual y en la práctica hace las veces de una factura.

Siempre que la nómina incluya debidamente todos los conceptos y nombres que hemos explicado, será válida en la medida que las partes (trabajador y empresa) estén conformes.

No obstante, el ministerio de empleo y seguridad social tiene un modelo de nómina que puede ser utilizado por cualquier empresa. Utilizar una nómina un poco personalizada es completamente válido.

Hay que tener en cuenta que tan solo hemos mencionado los elementos básicos y obligatorios por ley que tiene que estar en una nómina.

Según la naturaleza de la empresa y las actividades que desempeñe el trabajador, el diseño de la nómina puede variar un poco e incluir elementos adicionales que resulten necesarios.

La nómina, fácilmente puede ser impresa por parte de la empresa y entregada al trabajador directamente en mano. Hay empresas que prefieren hacerlo por medio del correo e incluso es válido hacerlo por correo electrónico.

Cuándo se debe entregar la nómina

En cuanto a la fecha de entrega de la nómina, la ley no es demasiado exigente. Se estima que la misma sea entregada en la fecha y en el lugar convenido por las partes y que sea conforme a los usos y costumbres.

Por otra parte, sí se exige que el tiempo que pase entre la entrega de dos nominas no puede exceder el periodo de un mes.

Con ello, se estima que cada mes el trabajador reciba su comprobante de pago junto con el propio pago para evitar inconvenientes.

Programas informáticos para nóminas

La ley no exige hacer uso de ningún tipo de software para hacer las nóminas de los trabajadores. Sin embargo, no cabe duda de que se trata de una de las mejores opciones que existen.

En el mercado existen muchas opciones de software profesional de pago y también plantillas gratuitas con las que se puede trabajar.

Es buena idea utilizar platillas como guía cuando se comienza un negocio y cuando se empieza a crecer como empresa adquirir programas de gestión de nóminas profesionales que hagan todo el trabajo.

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