Sacar adelante una empresa no es cosa fácil, se requiere de experiencia y un equipo dispuesto a asumir riesgos. Para poder medir el funcionamiento, necesitamos de herramientas como el control de gestión.
En relación a esto, son muchas las cosas que se deben considerar. La relación entre lo que se gana y lo que se gasta, así como las estrategias a implementar son algunas de ellas.
Para responder estas y otras preguntas relacionadas existe lo que se conoce como sistema de control de gestión.
El control de gestión es aquel capacitado para ofrecerle a la empresa un análisis completo para alcanzar mayor competitividad en el mercado. A partir de ahí será más fácil tomar decisiones, conociendo los posibles riesgos, así como las proyecciones.
Si este tema es de tu interés te invitamos a continuar con la lectura de este artículo. En este vas a encontrar toda la información que necesitas referente a control de gestión. Sigue leyendo!!!
Índice
- ¿Qué es Control de Gestión?
- ¿Para qué sirve el control de gestión?
- Cualidades de un buen Sistema de Control de Gestión
- Aspectos importantes del Control de Gestión
- Cómo hacer un sistema de Control de Gestión
- Cuadro de mando integral para la evaluación de indicadores
- Importancia de los indicadores cuantitativos en el control de gestión
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¿Qué es Control de Gestión?
El proceso de control de gestión es una forma de guía de la actividad empresarial orientado al logro de objetivos.
Cada empresa se plantea ciertas metas mensuales, trimestrales o semestrales, poniendo sus esfuerzos en conseguirlas de manera eficiente. Las medidas para alcanzar dichas metas deben ser evaluadas para verificar su impacto a partir de datos reales y fiables. De esta manera se podrá determinar la eficacia de las medidas implementadas por la dirección.
En este punto entra la figura del controller financiero que es el encargado de verificar el cumplimiento de los objetivos. De la misma manera podrá ejecutar cambios o mejoras en la planificación y planteamiento de metas. Para ello, también puede coordinar todas las áreas de la empresa para tomar decisiones cada vez más acertadas.
¿Para qué sirve el control de gestión?
La finalidad del proceso de control de gestión es optimizar el funcionamiento de la empresa haciéndola más competitiva. Dicho proceso incluye la coordinación de los diferentes departamentos de la compañía para ir en una misma dirección. Esto solo puede lograrse teniendo una visión global, para así, poder tomar decisiones que beneficien a futuro.
La importancia de este departamento, que ahora se implementa con mayor fuerza, radica en el logro de objetivos. Para ello, el controller financiero hace la evaluación de las medidas implementadas en periodos anteriores. Dicha evaluación, debe dar paso a ajustes o mejoras que permitan alcanzar metas optimizando los recursos que se tienen.
Cualidades de un buen Sistema de Control de Gestión
El control de gestión es un sistema, que a diferencia de otros, evalúa tres niveles organizacionales: estratégico, táctico y operativo. Los aspectos cualitativos, también son considerados en la evaluación tanto como los cuantitativos. Además, la visión global de la empresa aporta un valor agregado a la organización.
Un buen sistema de control de gestión también debe analizar y diagnosticar los factores que condicionan la evolución de la empresa. Entre sus funciones está el establecimiento de vínculos entre las variables técnicas, sociales y organizativas con los objetivos económicos.
También, debe ir acompañado de una planificación en la que se implementen estrategias orientadas hacia mejores resultados. El sistema debe ser capaz de medir el cumplimiento de los objetivos planteados para el periodo en cuestión.
Además, este sistema debe contar con las siguientes cualidades:
- Rapidez, flexibilidad y fácil interpretación.
- Anticipar problemas y dar respuesta ante los cambios.
- Presentar proyectos de Inversión.
- Cuidar los recursos de la empresa.
- Trabajar por la optimización bancaria.
- Capacidad para reorientar la dirección de la empresa.
- Adaptabilidad a las necesidades concretas de la empresa.
- Asesorar en los proyectos que apunten a la internacionalización.
Aspectos importantes del Control de Gestión
Como vimos en el apartado anterior, hay ciertas cualidades que debe tener un buen sistema de control de gestión. Para que dicho sistema sea eficiente es importante que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Competitividad
La competitividad es uno de los parámetros que toda empresa debe considerar para poder evolucionar. Este aspecto debe estudiarse a detalle para poder entrar en competencia y sobre todo para diferenciarse del resto. Este estudio aplica tanto en los casos de competencia directa como en la indirecta.
Planificación
En cualquier sistema de control de gestión es importante planificar las medidas a implementar. Dicha planificación debe ser minuciosa, precisa y consecuente con los objetivos que se persiguen, los cuales deben ser cuantificables. Es importante que esta sea flexible y adaptable a los cambios que pudieran surgir en el mercado o en la misma empresa.
Objetivo
El objetivo que se persigue con la aplicación del control de gestión es lograr que la empresa sea más competitiva. Cuando se incluye la competitividad comienza a aparecer el cuidado de ciertos detalles para alcanzar la perfección. Esto es debido a que, mientras mejor sea un producto o servicio, mayor preferencia tendrá dentro de un determinado mercado.
Control
El control es un aspecto importante a considerar a para corregir la empresa en la consecución de los objetivos propuestos. Esto implica la observación, medición y corrección del proceso para guiar la empresa tomando en cuenta tanto los costos como la calidad.
Funcionamiento
Para que un sistema de control de gestión pueda implementarse y funcionar bien debe ser comprensible y sencillo. Además, se requiere que sea flexible, económico y que cuente con una redacción clara. Estas características son las que van permitirán el funcionamiento del sistema implementado.
Organización
Evidentemente esta es una característica imprescindible en cualquier ámbito y cualquier empresa. Para avanzar con el sistema de control de gestión es necesario delegar responsabilidades, para lo que se podría crear comisiones. Cada comisión o unidad directiva conformada por ejecutivos y empleados tendrá una tarea bien definida dentro del sistema.
Condiciones actuales de competitividad
Como habíamos expuesto anteriormente, un sistema de control de gestión debe ser capaz de adaptarse a los cambios. Esto también implica los cambios en el mercado, ya que, los productos y servicios demandados están cambiando constantemente. Esta es una de las razones por las que cada empresa debe considerar:
- Gastos y costes de transporte y comunicación.
- La oferta de productos y servicios a corto, mediano y largo plazo.
Criterio de eficiencia
Este es un criterio aplicado para evaluar la relación entre los recursos destinados a una tarea y los verdaderamente utilizados. Según este criterio, la eficiencia es mayor cuando los recursos utilizados están por debajo de los recursos inicialmente disponibles.
Criterio de efectividad
Este criterio establece relación entre los objetivos planteados y los obtenidos. Como ya hemos recalcado repetidas veces la consecución de metas es importante, por eso este criterio es fundamental. Eso sí, el logro de metas no debe ser la única variable a considerar, puesto que, una empresa es más que eso.
Criterio de la eficacia
En este contexto, la eficacia se traduce como el impacto que tiene un producto o servicio en el mercado. En este sentido se debe considerar el nivel de satisfacción del cliente con el producto ofrecido.
Cómo hacer un sistema de Control de Gestión
Como ya sabrás, el proceso de control de gestión es ejecutado por la figura del controller financiero. Las tareas que debe desempeñar el ocupante de este cargo influyen en todas y cada una de las líneas de la empresa. Por eso es importante conocer cada una de sus tareas resaltando su importancia.
Obtención de indicadores
Para poder llevar cabo un plan de control de gestión es necesario que el controlador financiero reúna los datos necesarios. Estos datos son los llamados indicadores que abarcan los gastos, desviaciones, márgenes, productividad, procesos, entre otros.
A partir de los indicadores el controller debe realizar un análisis que incluya cada departamento de la empresa. Ciertamente, las áreas abarcadas en dicho análisis son muy diferentes entre sí, pero el controller está capacitado para ello.
Análisis de la contabilidad
El sistema de control de gestión debe implementar análisis minucioso de la contabilidad de la empresa. Esta es una tarea que debe realizar el controller para poder diseñar la estructura financiera y contable.
Dicho análisis se hace tomando en cuenta todas las dimensiones pertinentes como departamentos, estados de cuenta, costos y proyectos. El conocimiento de la situación contable le permite al controller asignar costes, control del presupuesto, plantear estrategias y actividades de coordinación.
Análisis de resultados
Una vez realizado el análisis de los datos el controller financiero sabrá que indicadores deben medirse u optimizarse. Haciendo un seguimiento a largo plazo a los indicadores que lo requieran se podrán garantizar mejoras en las condiciones.
El análisis realizado debe ser presentado a la gerencia para dar respuesta a sus inquietudes y proceder a la toma de decisiones. De la misma manera, dicho análisis debe generar un flujo de información entre los diferentes departamentos de la empresa.
Presentación de propuestas, proyecciones y demás datos
Después de realizar el análisis de los datos recopilados, el controller debe presentar sus propuestas y proyecciones. Esta información será de gran utilidad para la preparación del presupuesto anual de la empresa.
Periódicamente, estas revisiones deben hacerse para estimar los gastos operativos y hacer los balances presupuestarios. Esta información es esencial para la elaboración de nuevos proyectos y planteamiento de nuevos objetivos.
Verificación de los objetivos cumplidos
El controlller financiero lleva sobre sus hombros la responsabilidad de monitorear el cumplimiento de las metas trazadas al iniciar un periodo.
Pero no se trata solo de ver que se cumplan, sino que desde el principio, debe evaluar su viabilidad. Las metas propuestas al iniciar cada periodo deben ser realistas y debe contarse con un mínimo de recursos para alcanzarlas.
En cuanto a los objetivos no alcanzados, se deberá analizar las causas y proponer estrategias que permitan corregir posibles errores.
Optimizar los recursos humanos
El controller financiero como conocedor de todas las áreas, sabrá explotar el potencial de cada equipo de trabajo y sus integrantes. La ayuda para implementar estrategias para conseguirlo le vendrá de la cercanía con cada uno de los departamentos existentes.
En caso de que tu empresa cuente con presupuesto suficiente, podrías encargar un informe o auditoría a una empresa consultora especializada.
Cuadro de mando integral para la evaluación de indicadores
El cuadro de mando integral propuesto consta de cinco aspectos que son: accionistas, negocio, clientes, aprendizaje y crecimiento. Cada uno de estos aspectos va acompañado de una meta y su respectivo indicador. Eso sí, todas las metas planteadas deben girar en torno al objetivo principal que se haya establecido.
A continuación te presentamos un ejemplo del cuadro, también conocido como Balance Scorecard.
| Aspecto | Meta | Indicador |
| Accionistas | Captar nuevos accionistas (10%) y aumentar la inversión actual por accionista en al menos un 10%. | Porcentaje de nuevos accionistas.
Porcentaje de Inversión por accionista. |
| Negocio | Reforzar la estrategia de marketing.
Aumentar las ventas en al ng menos un 20%. |
Porcentaje de ventas logradas después de implementar nuevas estrategias de marketing. |
| Clientes | Mantener la cartera de clientes actual.
Aumentar el número de clientes en un 20%. |
Porcentaje de nuevos clientes.
|
| Aprendizaje
y crecimiento |
Establecer incentivos no monetarios para incrementar la motivación de los empleados y elevar la productividad en un 30%. | Porcentaje de productividad por departamento después de implementar los incentivos |
Importancia de los indicadores cuantitativos en el control de gestión
Tanto los indicadores como las metas, deben expresarse en términos cuantitativos para facilitar su análisis y seguimiento. El monitoreo de las metas y sus indicadores contribuyen como medio de motivación cuando los resultados se acercan a lo esperado.
En caso contrario, cuando se hace difícil alcanzar la meta propuesta, el monitoreo constante permite implementar estrategias nuevas. Además, se podrá tener una visión más amplia gracias a esta evaluación constante.
Es importante que se involucre a cada departamento creando metas departamentales. De la misma manera, deben estar conscientes de la responsabilidad que queda en cada una de las áreas.
Esto es independiente del área que se ocupe, ya sea comercial, operaciones, finanzas, recursos humanos, comunicaciones, administración, entre otras.
Los miembros de las áreas antes mencionadas son conscientes de la responsabilidad que tienen y trabajaran dando lo mejor de sí. Pero aunque esto sea así, es bueno que se implementen incentivos individuales para aumentar la productividad.
Por su parte la implementación de incentivos colectivos promoverá el trabajo en equipo que también es muy conveniente.
En resumen, el control de gestión es una excelente herramienta para conectar todas las áreas de una compañía. Esta conexión es un motor para alcanzar metas, sobre todo competitividad.
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Dispongo de una amplia trayectoria profesional a nivel nacional e internacional, tanto cargos técnicos, como cargos directivos de máxima responsabilidad. Mi especialidad es la dirección financiera y de administración.
He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.