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Cómo llevar la contabilidad de una empresa

¿Te estás preguntando cómo llevar la contabilidad de una empresa? Como sabrás, la contabilidad es considerada uno de los pilares fundamentales de los negocios. Sin ella, no se podría conocer la solvencia y el devenir de la empresa.

La importancia de la contabilidad de una empresa, radica en el registro óptimo de todas la transacciones. La información obtenida es vital para conocer la viabilidad del negocio. Además, es obligatorio para las empresas llevar una contabilidad reglada.

como llevar la contabilidad de una empresa

Con el registro contable se justifican los ingresos y gastos, evitando fraudes y problemas fiscales. Por ello, resulta conveniente mantener la contabilidad de la empresa en orden.

Afortunadamente, existen muchas formas de hacer el registro contable de manera eficiente, gracias a los programas informáticos.

Veamos a continuación como llevar la contabilidad de una empresa. Sigue leyendo!!

¿Qué es la contabilidad empresarial?

La contabilidad la podemos resumir en el registro ordenado de los documentos procedentes de las transacciones comerciales de une empresa.

Es decir, que se resume en la clasificación de los gastos, ingresos, pagos y cobros a fin de contar con un registro ordenado sistemáticamente en el tiempo.

Esto se trata básicamente de un sistema obligatorio para cualquier negocio, empresa u organización. La contabilidad en España se rige por el Plan General Contable.

Mediante este sistema se establece una serie de obligaciones para el empresario en las cuales deberá registrar de una manera cronológica cada una de sus operaciones.

De igual manera, tendrá que realizar periódicamente documentos como balances e inventarios de su negocio. De esta manera podrá saber todo lo que posee la empresa y su estado actual.

Principios contables que debe conocer

Para poder llevar la contabilidad de tu negocio es indispensable que conozcas los principios contables por los que debes regirte.

Particularmente, en España, existe una serie de principios contables de obligatorio cumplimiento para las empresas. Todas están obligadas a presentar sus cuentas anuales.

Veamos brevemente cuales son los principios contables:

  • Principio de una empresa en funcionamiento. Este establece que la gestión de la empresa seguirá en el futuro cercano.
  • Principio de devengo. En él se establece que las transacciones van a formar parte de la contabilidad solo cuando estos se produzcan, y no cuando se realicen los cobros o pagos.
  • Principio de uniformidad. En este se establece que los criterios contables no se pueden modificar sin mas
  • Principio de prudencia. Establece que no se podrán contabilizar ninguno de los beneficios hasta que no se muestren de manera definitiva.
  • Principio de la no compensación. Según este, no se podrán compensar las partidas de gastos ni de ingresos.
  • Principio de la importancia relativa. En ella pueden haber excepciones en su aplicación, pero siempre que no alteren la imagen que debe dar la contabilidad de la empresa.

Libros de contabilidad obligatorios

El Código de Comercio de España establece que son tres los libros de contabilidad obligatorios para cualquier empresa. No obstante, para efectos del control administrativo y contable interno, pueden llevar cualquier otro libro complementario que crean necesario.

Libro diario

Es considerado el libro contable principal, pues es el que lleva el registro de todas las actividades económicas de la empresa. En este libro se recogen todas las transacciones que se realizan de manera cronológica y se detallan con una explicación o descripción.

Libro de inventarios

Este libro es el que contiene un balance inicial detallado con el saldo de la empresa. Además, debe incluir un balance de comprobación con las sumas y saldos del inventario de cierre, así como con todo el patrimonio y los distintos bienes con los que la empresa cierra el año al final del ejercicio económico.

Cuentas anuales

Las cuentas anuales deben contener los siguientes documentos:

  • Balance de situación.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Estado de Cambios del Patrimonio neto.
  • Si no presentas cuentas anuales abreviadas, deberás incluir el estado de flujos de efectivo.
  • Memoria.

Deberás tener en cuenta que tanto los libros de contabilidad, como las cuentas anuales, las deberás presentar ante el Registro Mercantil.

Esto lo tendrás que hacer cada cierto periodo de tiempo según sea los plazos establecidos por el Código de Comercio.

Procedimientos de cómo llevar la contabilidad de una empresa

Todas las operaciones contables que genera la empresa deberán ser contabilizadas y registradas de forma ordenada y cronológica. Si bien esta tarea parece algo complicada, actualmente existen muchos programas informáticos que lo hacen más sencillo.

Aunque, esta es la manera más usada en la actualidad, es necesario conocer algunos conceptos y procedimientos básicos que garantizan el correcto respaldo de la información contable.

Presta atención a los pasos a seguir, pues este es de los aspectos más importantes para su negocio.

Recupera toda la información para el área contable

El primer y más importante paso, es la recopilación de toda la información económica de la empresa. Es decir, debes recopilar todos los gastos e ingresos y cualquier otra operación comercial que se haya generado en tu negocio.

Todo esto deberá ser debidamente guardado y recopilado de forma ordenada, a fin de que pueda contar con todos los documentos que sean la prueba de las actividades económicas de la organización.

Los principales documentos serán las facturas de gastos e ingresos. También, deberás incluir los tickets, desembolsos de dinero, nóminas y cualquier otro documento generado por la actividad.

Los documentos los debes conservar de manera física y virtual. La idea de conservarlas es para poder demostrar cada una de las operaciones con sus respectivos justificantes o al menos copias de ellos.

Colocar en orden los ingresos y gastos

Todo lo que se consideres un ingreso o un gastos deberá estar debidamente reflejado en tu libro diario. Para esto, se pueden usar programas contables informatizados con el fin de que ordenen de manera cronológica toda la información.

Las anotaciones de un hecho económico son denominadas partidas o asientos contables y estas se pueden registrar de manera manual o automática, según lo prefieras.

Cumplir con los impuestos

Todas las empresas tienen la obligación de pagar sus impuestos al Fisco. Por esta razón, el empresario debe presentar ante Hacienda las declaraciones de impuestos correspondientes a través de los modelos establecidos.

Dichos modelos se liquidarán de forma mensual, trimestral o anual dependiendo tu situación. Con la presentación de los modelos se generará el importe a pagar de cada impuesto.

Las cuentas deberán estar al día

Debes tener en cuenta que los procedimientos contables son una tarea diaria. Por ello, nunca debes dejar pasar una anotación, ya que, se podría llegar a extraviar generando un desajuste en la contabilidad.

Mantener un registro diario de todas tus actividades económicas te podría ayudar a conocer la esencia y el progreso sistemático del negocio. Aparte, podrás saber la situación financiera que tiene la empresa en cada momento.

Comprueba todas las cuentas

La contabilidad de la empresa se deberá revisar cada cierto tiempo. La razón de ello es que se debe comprobar que todos los pagos y cobros se encuentran debidamente registrados.

Igualmente, se tendrán que revisar que las cuentas y los saldos estén debidamente respaldados por sus justificantes, los cuales tampoco pueden estar duplicados o equivocados.

Ten en cuenta que cualquier error puede ser fatal para la contabilidad de tu negocio, ya que, trabajarías con información incorrecta. Además, presentarías tus impuestos con datos equivocados que podrían conllevar sanciones.

Realiza un balance de tus cuentas

La única y quizás la mejor forma de verificar la salud económica de tu empresa, es mediante un balance de situación.

En este, se muestra de forma grafica tus cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Afortunadamente existen programas contables que hacen esto de forma automática.

Si mantienes tu contabilidad en un programa contable, no hay mucho trabajo que hacer pues con un par de clics puedes generar no solo balances, sino también flujos de cajas o cuentas de resultados.

De esta manera podrás analizar la información económica y financiera de tu empresa cómodamente.

Estos informes, por lo general, se suelen realizar de manera mensual o anual. Aparte, ayudan a que la dirección o los socios puedan analizar la situación financiera de la empresa, pues estos son considerados los resultados del negocio. Con ello, los directos o socios tomaran decisiones estratégicas para el futuro.

Cómo se realizan los asientos contables

Los asientos contables son la base de la contabilidad, puesto que, con ellos se registran todas las transacciones de la empresa.  Son un conjunto de anotaciones hechas en el libro diario contable.

Todos los asientos contables se realizan bajo un sistema de partida doble. Esto quiere decir que una de las cuentas debe ir por el “Debe”, es decir el cargo, y la otra tendrá que ir en el lado del “Haber”, es decir el abono.

De esta manera se garantiza una ecuación equilibrada en la que la suma de ambas columnas es igual.

Para poder realizar los asientos contables se deben registrar las partidas dependiendo de su tipo. Si bien los programas contables analizan y procesan esta información, debes tener en cuenta que para hacerlo de manera manual o en Excel, deberás conocer la naturaleza de las cuentas.

Explicando de manera resumida la naturaleza de las cuentas diremos que:

  • los activos deben poseer naturaleza deudora, por lo cual aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber.
  • Por otro lado, los pasivos y el patrimonio, su naturaleza es acreedora por lo que aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe.
  • Además, los ingresos son de naturaleza acreedora y aumentan por el Haber.
  • Contrario a estos, los gastos aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber.

Ejemplo de un asiento contable

Supongamos que compramos una serie de productos que se valoran en 2.000€ y están sujetas a un IVA del 21%. El pago es por transferencia 30 días después de la compra.

Entonces se debe registrar el gasto primero, y posteriormente el pago de la compra.

Los asientos quedarían de la siguiente manera:

1. La compra de productos y recepción de la factura

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2. El pago de la factura 30 días después

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