Cuando tenemos que gestionar un negocio, debemos tener en cuenta de qué manera va ha estar o está estructurado. Para ello, puedes hacer uso de los diferentes departamentos de una empresa para organizar los sistemas de trabajo.
Para conseguir la máxima productividad en el trabajo las empresas determinan las funciones que se deben realizar.
A su vez, se dividen en departamentos, con la finalidad de organizar de una forma más eficiente las tareas y responsabilidades.
No importa que la empresa tenga pocos departamentos, lo más importante es que haya entre ellos una comunicación efectiva y una gran sinergia.
En definitiva, es necesario que los departamentos de una empresa trabajen interrelacionados entre sí para lograr el éxito deseado en el mercado de acuerdo a las metas establecidas.
Índice
- Crear departamentos en una empresa
- Los departamentos de las empresas en la actualidad
- Organización de los departamentos de una compañía
- Resumen y conclusión
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- Imagen corporativa de una empresa
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- Qué es el factoring y cómo funciona
- Qué es un asiento contable y cómo se hace
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Crear departamentos en una empresa
Es simplemente la estructura organizativa básica de la empresa mediante la ejecución de conjunto de actividades que conllevan al logro de los objetivos.
El objetivo de crear departamentos es la de clasificar las tareas específicas a desarrollar y destinarlas al departamento que se encargará de llevarlas a cabo.
Ésto permite el funcionamiento integral de todos los procesos de producción y comercialización de los productos o servicios que ofrece la empresa.
Sin embargo, cada uno de los departamentos cumple una función específica, ya que, cada uno tiene una cuota de responsabilidad en el logro del éxito de la empresa.
Hay algunos departamentos que son la piedra angular en la mejora de los resultados.
Por otro lado, otros sirven de refuerzo, pero todos juntos integran una entidad o un equipo sólido de gran importancia en la consecución de los planes y objetivos estipulados.
Los departamentos de las empresas en la actualidad
La creación de departamentos surge como una forma de ejecutar las tareas pertinentes hacia el logro de los objetivos. Esto es uno de los principios básicos de la administración.
Sin embargo, en las empresas del siglo XXI, sus estructuras internas han sufrido una serie de cambios.
Estos cambio surgen a raíz de las modificaciones en la forma de hacer negocios y en el uso de tecnología. Esto ha hecho que las empresas sean más flexibles, fluidas y cooperativas.
La tecnología permite crear redes de equipos de trabajo multifuncionales que realizan funciones específicas en sus áreas funcionales. Esto permite incrementar la eficiencia y la eficacia en el trabajo.
Actualmente, se puede mejorar la eficiencia entre departamentos con la ayuda de herramientas digitales que ayuden a mejorar la comunicación. Para ello, es necesario tener una estructura bien definida que incite la optimización de las funciones de cada departamento.
Organización de los departamentos de una compañía
En miras a organizar los departamentos de una empresa es necesario considerar los objetivos que se persiguen. Así se puede evaluar los recursos de personas, financieros y materiales que se necesitarán.
Una de las maneras que se puede facilitar la tarea organizar la estructura de los departamentos de una empresa, es con la ayuda de un organigrama.
Dentro de la estructura de los departamentos de una empresa, puede haber algún departamento especializado. No obstante, las áreas funcionales o los departamentos más comunes son:
- Dirección general
- Departamento de administración y finanzas
- El departamento de Recursos Humanos
- Departamento comercial, marketing y ventas y marketing digital
- El departamento de compras
- Departamento de logística y operaciones
- Departamento de tecnología
La dirección general
En este departamento descansa el pensamiento creador de los propietarios y toma de decisiones estratégicas. Desde aquí se establecen los objetivos, visión y misión de la empresa siendo este el más complejo de todos.
Se basa en su plan de negocio, ya que, controla las finanzas de la misma, marcando una línea estratégica a seguir. También, debe mantener la armonía, la confianza, respeto y la motivación de sus empleados.
Este departamento lo conforman el presidente de la empresa, los directores generales y los directores de los departamentos.
Entre las responsabilidades está ser consciente de que a través del compromiso cooperativo y la sinergia se podrán conseguir los resultados planificados.
No solo coordinando los resultados sino también integrando conocimientos mediante el intercambio de criterios y una comunicación efectiva.
Con esto se logrará potenciar las capacidades para la mejora de la gestión creando una cultura organizacional de confianza y productividad.
Departamento de Finanzas
Este departamento se encarga de gestionar de forma eficiente los recursos de una empresa. Es el responsable de las entradas y salidas de dinero. Realiza funciones de control y gestión de la contabilidad, costos y la ejecución de los presupuestos.
Este departamento representa en la empresa la parte más importante y estratégica para los accionistas. Tiene la responsabilidad de decidir o plantear de qué se hace con los beneficios de la empresa.
El departamento financiero elabora y aplica los presupuestos, analiza donde invertir, y hace análisis de costes para determinar la rentabilidad de la empresa.
Se ocupa de las funciones contables, estados financieros, control de gestión y las estadísticas empresariales. A su vez, de velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa.
Departamento de Administración
El departamento administrativo es una especie de departamento central que contiene las funciones de los otros departamentos. Una de sus funciones principales la de organizar, planificar, dirigir, coordinar y controlar.
Este tiene la particularidad de interactuar con todos los departamentos sirviendo como mediador en la prosecución de las metas de la empresa.
Lo hace a través de la puesta en práctica de cada una de sus funciones establecidas. Tiene la potestad de interferir en las funciones y responsabilidades de los otros departamentos.
En consecuencia, emplean métodos precisos para realizar sus tareas, que le permiten lo realizado.
Desde este departamento se mantiene el resguardo de la documentación de interés de la empresa.
Departamento de Recursos Humanos
Su función es conseguir y preservar un grupo de personas con las competencias necesarias para cumplir con las metas y objetivos de la empresa.
Así mismo, se basan en el reclutamiento, la selección, la capacitación y el desarrollo del capital humano.
Entre las funciones que realiza el área de recursos humanos, están las siguientes:
- Contratación de personal con la formación competencias y habilidades necesarias
- Relaciones entre empresa y empleado
- capacitación y desarrollo del personal
- Gestión de nóminas
- Horarios de trabajos
- Planes de formación
- Bajas médicas
- Gestión de las vacaciones de tus empleados
- Riesgos laborales
Departamento de Marketing y Marketing digital
Las principales funciones del departamento son la representación o imagen de la empresa en el exterior. Colabora de manera directa con el departamento comercial en la promoción de las ventas y a atención a sus clientes.
En algunas empresas estas dos áreas funcionan en el mismo departamento. Su función principal es crear y reúne un conjunto de datos sobre el comportamiento de un producto en el mercado.
A partir de estos datos organiza los factores para darle al consumidor lo que realmente desea en el tiempo, forma, lugar, cantidad correcta y sobre todo precio adecuado.
Representa a la empresa ante sus accionistas, inversores u otros colectivos. Puede usar diversidad de técnicas como campañas publicitarias, gestión de redes sociales y optimización web, estudios de mercado etc.
En la actualidad el Marketing digital es fundamental en toda empresa que quiera tener una mínia repercusión. Si quieres mantener o incrementar tus ventas, es necesario que dispongas de una mínima estrategia de marketing digital.
Departamento comercial
Este es el departamento de las ventas las cuales vienen dadas por la puesta en práctica de una serie de estrategias definidas y marcadas por el departamento de marketing.
Además, lleva la administración de las ventas y las postventas en algunos casos. Este departamento tiene la misión de conseguir que el producto o servicio ofrecido cumpla con las características, estándares y necesidades del consumidor.
Por ser una de las dependencias que más contacto tiene con el cliente y la que responde a los objetivos comerciales planeados, puede asumir funciones de representación de la empresa en diversidad de eventos.
Entre sus principios están la unidad de mando, así como, la estabilidad del personal para mantener la confianza del cliente adaptándose a los cambios del mercado.
También, se encarga de la expansión, la coordinación y la creación de suplentes que actúen de comodines para suplir necesidades puntuales en caso de emergencias.
Departamento de compras
Su función primordial es la de garantizar materiales, equipos y materia prima a buen precio. Compra los recursos que la empresa necesita para su funcionamiento.
Este departamento debe garantizar la disponibilidad de los productos en el tiempo requerido, en cantidad, precio y calidad.
Otra de sus responsabilidades es contar con proveedores de confianza, y anticiparse ante las fluctuaciones de precios.
Solicitan cotizaciones y realizan órdenes de compras a los proveedores. Igualmente, gestionan los inventarios y controla es stock de los almacenes.
Departamento de logística y operaciones
El departamento de logística y operaciones representa el eje fundamental que dinamiza la competitividad de las empresas en los países más desarrollados y avanzados a nivel tecnológico.
Esta importancia se debe al incremento de la tecnología por parte de los consumidores a la hora de hacer sus compras. A través de Internet las personas adquieren productos desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Con el uso de la tecnología se puede garantizar rapidez y comodidad en el proceso de la distribución de los productos a los clientes. Esta nueva tendencia es una muestra de cómo la tecnología ha cambiado los espacios físicos por espacios virtuales.
Departamento de tecnología
Es el departamento que garantiza los recursos tecnológicos para que cada departamento cumpla con la ejecución de las funciones de forma eficaz.
Desde este departamento se gestiona, se desarrolla y se da soporte técnico a los diferentes sistemas informáticos de la empresa.
Sus funciones principales son el mantenimiento de toda la plataforma tecnológica. Lo hacen gestionando y administrando todas las bases de datos de la empresa.
También, se encargan del desarrollo, implementación, seguridad y diseño digital de programas y sistemas para agilizar los procesos.
Resumen y conclusión
Hay que tener en cuenta que la manera de estructurar internamente tu empresa o negocio va a depender de la misión, la visión y los objetivos estratégicos que te plantees.
Aunque no existe una fórmula establecida para estructurar la operatividad de una empresa de forma infalible, es necesario que identifiques bien las funciones de cada departamento. De esta manera se podrán comparar los resultados obtenidos con los objetivos.
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Dispongo de una amplia trayectoria profesional a nivel nacional e internacional, tanto cargos técnicos, como cargos directivos de máxima responsabilidad. Mi especialidad es la dirección financiera y de administración.
He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.