La factura recapitulativa es una de las tantas formas con las cuales las personas y las empresas pueden llevar un registro y control de sus transacciones comerciales.
En las facturas recapitulativas ser recogen un grupo de facturas, es decir, sería como un resumen de facturas en un solo documento.
En este artículo te explicaremos en detalle sobre este tipo de documentos.
Índice
¿Qué es una factura recapitulativa?
Es una factura en la que se pueden reunir distintas operaciones de compra, venta o pago de servicios.
Como condición, estas transacciones deben efectuarse dentro del mismo mes natural y ser emitidas a nombre del mismo destinatario, ya sea proveedor o cliente.
En líneas generales, es idéntica a otros tipos de factura en cuanto al nivel de los requisitos legales que debe cumplir. Lo que la diferencia es precisamente el que puedes agrupar distintos recibos en ella.
De este modo, aligeras considerablemente el número de facturas emitidas, lo que a su vez hace mucho más simple y eficiente el cálculo de impuestos.
¿Qué elementos debe contener una factura recapitulativa?
Lo primero que debe contener una factura recapitulativa es su identificación como este tipo de factura. Además, debe incluirse el número de control y el respectivo número de factura.
El siguiente elemento es la fecha en que ha sido expedida la factura y el periodo de tiempo de la recapitulación.
En el rotulado o membrete de la factura tiene que indicarse:
- El nombre de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal o NIF y respectivo domicilio fiscal.
- Y el nombre o razón social del receptor, ya sea cliente o proveedor.
También, se necesita tu nombre o razón social, NIF o Código de Identificación Fiscal y tu dirección fiscal.
Ya en el cuerpo de la factura recapitulativa hay que incluir la naturaleza de la transacción, ya sea el pago o cobro.
En el caso de que se trate de una compra, hay que señalar, de manera genérica, una descripción del producto que se ha adquirido. Mientras que si se trata de un servicio hay que indicar su concepto.
En el documento tiene que expresarse cada uno de los valores exactos de todas las facturas que en ella se incluyen.
Del mismo modo, el porcentaje de IVA y la cantidad del mismo de cada una de las facturas.
¿Cómo hacer una factura recapitulativa?
Independientemente de que sea una factura recapitulativa física o electrónica, se tienen que anexar todas aquellas facturas que se quieren englobar en ella.
Para que una factura recapitulativa sea legalmente válida es preciso anular todas esas facturas que están agrupadas.
De esta manera evitas la doble facturación y por ende, el doble registro del IVA.
Es imperativo establecer si las facturas ordinarias presentes dentro de factura recapitulativa tienen o no IVA. Lo mismo con el cálculo de retención del Impuesto Sobre la Renta para Personas Físicas.
A modo recordatorio, decirte que en España existen 3 tipos de IVA:
- El IVA súper reducido, que es del 4% aplicable a productos de primera necesidad.
- IVA reducido, ajustado al 10%.
- Por último, el IVA general que del 21%.
Por esto, cada factura ordinaria tiene que presentar la información correlativa al porcentaje del IVA calculado en ellas. Esto se debe a que por una misma factura es posible que la empresa tenga distintos tipos de IVA.
Es preciso señalar que se deben reflejar los totales de cada factura una vez aplicado el IVA.
Como consideración final hay que decir que las facturas recapitulativas son elaboradas el último día del mes natural del cual se está haciendo la agrupación.
Ahora bien, si el cliente se clasifica como una empresa o un autónomo profesional, esta factura se puede expedir hasta el día 16 del mes siguiente al que se han realizado las operaciones.
¿Cuándo utilizar facturas recapitulativas?
En el caso de que seas una empresa que realiza un proceso de facturación constante a clientes y/o proveedores fijos, las facturas recapitulativas son perfectas para ti.
La razón fundamental es que te ayudan a organizar de mejor manera el registro y declaración de facturas. En pocas palabras ahorran tiempo y trabajo.
Por otro lado, las facturas recapitulativas permiten evidenciar y corregir errores en las facturaciones, a la vez que disminuye la incidencia de confusiones y desaciertos al nivel contable.
Es por ello que empresas que son prestadoras de servicios, aquellos que cuentan con clientes constantes o que solicitan los servicios del mismo proveedor frecuentemente emplean este tipo de factura.
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He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.