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Factura rectificativa qué es y cómo se hace

Errar es de humanos, es normal cometer algunos errores en el trabajo de administración. El problema es cuando no podemos darle una solución rápida. Es muy común en el día a día de una empresa el tener que generar una factura rectificativa para solucionar los errores cometidos.

La factura rectificativa se aplica cuando nos equivocamos en los datos o por el olvido de los datos obligatorios en las facturas de los clientes.

factura rectificativa

Con lo cual, es importante saber hacer una factura rectificativa, ya que, es algo que será necesario en cualquier momento de una empresa. Aquí te explicamos todo sobre esta herramienta, sigue leyendo!

¿Qué es una factura rectificativa?

Pero primero, antes de adentrarnos en los paso de cómo realizar esta excelente ayuda, veamos que son las facturas rectificativas.

Una factura rectificativa es un documento que validez legal y fiscal, que corrige una factura que contiene errores en el cálculo de las cantidades o en los datos obligatorios de facturación.

Resumidamente, es una factura que se emite para modificar una factura anterior por algún error ocurrido. ¿Qué tipo de errores? Vamos a verlos de forma más específica en estas líneas.

Cuándo hacer una Factura rectificativa

Pueden ser muchas las causas de una Factura rectificativa entre ellas están:

  • Renegociación de las condiciones por las que se emite la factura y conlleva un cambio en los precios o cantidades.
  • Puede ser porque la factura original no cumple los requisitos legales de facturación.
  • Debido a una devolución de mercancía. No obstante, para estos casos no es recomendable emitir una factura rectificativa, sino que es más correcto hacer una factura de abono.
  • Que exista una  suposición de que no se completará la entrega al destinatario porque se ha detectado que el cliente podría ser insolvente.
  • Otra situación, puede ser por correcciones por un cambio en la normativa de los conceptos fiscales.

Cómo hacer una factura rectificativa

La factura rectificativa se debe emitir en caso de que la factura emitida no cumpliera con los requisitos legales.  También, para modificar una cantidad de la factura emitida, o por una devolución de un pedido, o cuando la cuota de IVA está mal.

En este documento, se debe mostrar los principales datos identificativos de la factura original. Es decir, en el concepto se debe especificar qué número de factura se está corrigiendo y el por qué.

El contenidos general de una factura rectificativa se corresponden al de una factura ordinaria, según el Reglamento de facturación español. Son los que constan los apartados 1 y 2 del artículo 15 del Reglamento de facturación.

Cuando se emite una factura rectificativa de una factura simplificada se debe emitir con las mismas obligaciones que el de una factura simplificada.

Estructura de las facturas rectificativas

No debe tener numeración correlativa con las facturas normales, debe tener una numeración aparte, esto es de carácter obligatorio.

Se debe indicar de forma clara que es una factura rectificativa aplicando todos los datos de la factura original, como número de factura y  fecha. Para facilitar las tareas,  podemos limitarnos solo a expresar los cambios realizados sobre la factura original.

Requisitos de una factura rectificativa

Lo primero a tomar en cuenta es que la factura debe indicar que es una factura rectificativa en su concepto. En el concepto se debe indicar el motivo de la rectificación, el tipo de rectificación y hacer referencia a la factura original.

Hay que tener mucho cuidado estos detalles para que la factura pueda ser considerada una factura rectificativa bien realizada.

Además, la factura rectificativa debe tener los datos obligatorios de una factura ordinaria como número de factura, y fecha. Datos indispensables como nombre o razón social dirección y NIF del emisor y del cliente. El producto o servicio prestado incluyendo su precio unitario,  los importes, la cuota tributaria, el IVA y si aplica retención de IRPF.

Detalles de las facturas rectificativas

La factura errónea se debe rectificar tan pronto como el emisor detecte el fallo en cualquier dato de la factura original.

Recordemos que no debe haber pasado más de cuatro años desde su expedición.

Además, al realizar una corrección de una factura emitida, debemos dejar muy claro que es una factura rectificativa e indicar las causas que motiven la modificación. Para evitar otro error, se debe cumplir todos los requisitos formales de carácter obligatorio.

Numeración de facturas rectificativas

La facturas rectificativas se deben enumerar  de forma correlativa al igual que en las facturas generales. Deben llevar una numeración que las identifique como rectificativas.

Usar siglas que identifiquen como “R” o “RT” al comienzo del número y además que estén ordenadas por fecha ascendente. De este modo, la primera factura será R1, la segunda que hagamos será la R2 y así sucesivamente para señalizar.

Cómo contabilizar las facturas rectificativas

En el caso de una factura rectificativa recibida de nuestro proveedor, se hace un asiento contable con la subcuenta del proveedor en él Debe, y en el Haber, la subcuenta de devolución de IVA.

Para las facturas rectificativas emitidas, se debe hacer un asiento contable con la devolución de IVA en él Debe, y en el Haber la subcuenta cliente.

Facturas rectificativas para recuperar el IVA

En los casos que necesitemos anular una factura se debe realizar una factura rectificativa con el importe en signo negativo. Si emites una factura de 50$ a un cliente y el cliente no paga se hace una rectificativa con un importe de -50$ que anule el trámite.

La factura rectificativa para recuperar el IVA sucede cuando ya se ha incluido a la declaración y se ha pagado la misma. En ocasiones se emiten facturas que no cobramos y se declaran ante Hacienda, se debe recuperar el IVA cancelado usando una factura rectificativa.

Modificación de la base imponible del IVA

La eliminación o reducción del IVA se puede dar a través de un descuento o bonificación posterior a la factura.

Por ejemplo, por una  devolución de envases o embalajes o cuando la factura se considere incobrable o cuando sea motivada por resolución judicial o administrativa.

Sin embargo no se debe  reducir la base imponible sujeta a IVA cuando existen deudas con garantía real o con aval bancario o seguro de crédito y caución.

Las facturas rectificativas no afectarán las bases sujetas a IVA de empresas que no tengan establecimiento en territorio de IVA, ni en Canarias, Ceuta o Melilla.

Cuando se emite  la factura rectificativa de una factura de un trimestre que ya ha sido liquidado, debemos comunicar por escrito a la AEAT la modificación del IVA y hacer una declaración complementaria, tal como indica el art. 80 de la Ley 37 de 1992.

Tipos de facturas rectificativas

Entonces, debemos entender que hay diferentes facturas rectificativas según su concepto, estas son:

Facturas rectificativas por impago:

Estas se realizan en situaciones donde el cliente no ha pagado la factura original, pero nosotros ya hemos ingresado el IVA en la declaración trimestral. En este caso la factura rectificativa se le coloca una base imponible igual a 0. Además, el IVA tiene que coincidir con el de la factura original en signo negativo

Facturas rectificativas por diferencias

Por equivocación en el cálculo de las cantidades, se usa las facturas rectificativas por diferencias con un tiempo máximo para corregir de 4 años desde la factura original. Se colocará como una factura rectificativa negativa o positiva, por haber facturado menos o más

Facturas rectificativas por error destinatario

Esta surge cuando se cometen errores en datos de identificación del destinatario, por lo que  habrá que elaborar una factura rectificativa haciendo constar el mismo destinatario. Se coloca la misma cantidad con signo contrario y después se  realiza una factura al destinatario cumpliendo los requisitos del artículo 6 del Reglamento de Facturación.

Otros tipos de errores como pueden ser las fechas o las enumeraciones

Tal como su nombre indica, es cuando el objetivo es corregir las facturas emitidas que tienen un error en la fecha o en el número del documento.

Factores a recordar al realizar una factura rectificativa

Hay que recordar que La normativa de facturación en España aborda lo que es la factura rectificativa y en qué supuestos se debe emplear.

Anteriormente, a estos documentos de corrección se les llamaba facturas de abono. Esto cambio a partir de la reforma de 2012 del Reglamento de facturación. Las facturas de abono comenzaron a llamarse facturas rectificativas a partir de 2013.

También, cabe señalar que la factura de abono a nivel internacional se le conoce como Nota de crédito. En España se decidió en la última reforma unirlo bajo un solo nombre, llamándose definitivamente como la factura rectificativa.

No obstante, podemos emitir una nota de crédito en el momento cuando suceda el hecho. Se le debe indicar al cliente que tiene un crédito, que en futuras facturas se le descontarán las cantidades correspondientes. De este modo cumpliremos todos los requisitos exigidos por la normativa de facturación.

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