Gestión de cobros y pagos. Cuida tu liquidez.

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS DE UNA EMPRESA

⇨ INTRODUCCIÓN

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

gestión de cobros y pagosLos autónomos y las pymes que no cobran o pagan sus cuentas al contado, han de tener una gestión controlada de sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar.  Esto significa tener una buena Gestión de Cobros y Pagos. Es una tarea necesaria y bastante descuidada por las pequeñas empresas.

Si tu intención es hacer crecer tu negocio, es indispensable que instales en tu empresa sistemas de administración profesionales. Esto te permitirá tener un control total sobre las cuentas por pagar y cobrar que se avecinan. Como digo en otro artículo, la Gestión de tesorería es importantísima. En el artículo de gestión de tesorería encontrarás un Excel de Gestión de Cobros y Pagos gratis.

⇨ DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE DE COBROS Y PAGOS

gestión de cobros y pagos

Puedes definir a la Gestión de Cobros y Pagos como las tareas de administración y finanzas que son parte de la tesorería de tu empresa. También, la gestión de cobros y pagos, se encarga de la previsión de la liquidez futura, y control de la liquidez presente.

La Gestión de Cobros y Pagos es a rama de la gestión financiera cuyo objetivo es tener un buen control y planificación en los cobros a tus clientes por las ventas de productos o servicios que hayas realizado. A su vez, también tiene como objetivo planificar los pagos a tus proveedores por los productos o servicios que te hayan realizado.

En una de las gestiones más importantes de una empresa, ya que, su misión es controlar el flujo de dinero o liquidez que entra por parte de los cobros de facturas a los clientes, o que sale por parte de los pagos de las facturas a los proveedores.

Es fundamental guardar un equilibrio entre la previsión de cobros que tienes de tus clientes, con la previsión de pagos que tienes a tus proveedores. Una mala Gestión de Cobros y Pagos puede dejarte sin liquidez rápidamente.

⇨ QUÉ ES LA GESTIÓN DE COBROS O CUENTAS POR COBRAR

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

Las cuentas por cobrar son el derecho que tu empresa tiene sobre un tercero por la venta de un producto o un servicio, y hace referencia a la Gestión de Cobros. El documento que justifica este derecho es la factura. Al ser un derecho de cobro, las facturas la realizas tu a tu cliente. En este caso se llama facturas emitidas.

Si a tu cliente no le cobras al contado, es decir, el mismo día que emites la factura, significará que le estás dando un plazo de tiempo para pagar. Esto es lo que se llama días de crédito a clientes.

En función de los días de crédito que le facilites a tu cliente, tendrás una fecha de cobro estipulada en la factura. Esta fecha es lo que se llama vencimiento de la factura. Te recomiendo que siempre pongas la fecha de vencimiento a todas las facturas que emitas a tus clientes.

⇨ QUÉ ES LA GESTIÓN DE PAGOS O CUENTAS POR PAGAR

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

Las cuentas por cobrar son las obligaciones que tu empresa tiene sobre un tercero por la compra de un producto o un servicio, y hace referencia a la Gestión de Pagos. El documento que justifica este derecho es la factura. Al ser una obligación de pago, las facturas la realiza tu proveedor o acreeedor. En este caso se llama facturas recibidas.

Si a tu proveedor o acreedor no le pagas al contado, es decir, el mismo día que recibes la factura, significará que te está dando un plazo de tiempo para que le pagues. Esto es lo que se llama días de crédito de proveedores o acreedores.

En función de los días de crédito que te facilite tu proveedor o acreedor, tendrás una fecha de pago estipulada en la factura recibida. Esta fecha es lo que se llama vencimiento de la factura. Normalmente tus proveedores y acreedores te pondrán en sus facturas la fecha de vencimiento.

⇨ PROCESO DE GESTIÓN DE COBRO Y DE PAGO

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

gestión de cobros y pagosToda transacción de compra o de venta genera un circuito de información y documentación. Sin ello no sería posible hacer negocio correctamente. Para poder controlar todo ese flujo de información, necesitas sistemas de administración que ordenen y controlen el proceso.

Lo que te recomiendo es que utilices sistemas informáticos de contabilidad. Si no tienes conocimientos o tiempo para ello, puedes consultar mi servicio de gestor para autónomos o gestor para pymes.

El proceso normal de un ingreso seria el siguiente:

  • Tu cliente te hace un pedido.
  • Envías la mercancía junto con un albarán (en caso que se utilice albarán antes de factura).
  • Entregas a tu cliente la factura de todo lo vendido o del servicio prestado.
  • En la factura pondrás la fecha de vencimiento o fecha de cobro de la factura.
  • Cobro de la factura a vencimiento.

El proceso normal de un gasto seria el siguiente:

  • Pedido de compra a tu proveedor o acreedor
  • Te llega la mercancía junto con un albarán (en caso que se utilice albarán antes de factura).
  • Recibes la factura de todo lo comprado o del servicio recibido.
  • En la factura tendrás la fecha de vencimiento o fecha de pago de la factura.
  • Pago de la factura a vencimiento.

Puedes consultar mi servicio de hacer facturas y presupuestos. Puedo llevarte la facturación y la gestión de tesorería de tu empresa.

⇨ VIGILA NO TENER PROBLEMAS DE LIQUIDEZ

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

gestión de cobros y pagosUno de los principales motivos de cierre de las empresas es la falta de liquidez. En las empresas pequeñas que no tienen instaurados sistemas de administración, no pueden realizar una buena Gestión de Cobros y Pagos ( gestión de tesorería ). Sin gestión ni control, tampoco se puede hacer una previsión de tesorería.

Esta situación conlleva que los pequeños empresarios paguen a un plazo menor del plazo de cobro. Es decir, pagas a tus proveedores al contado, y cobras de tus clientes a crédito. Un error letal para el pequeño empresario, ya que, poco a poco se descapitaliza.

En la mayoría de ocasiones los pequeños empresarios no saben cuanto les deben ni cuanto deben. Obviamente tampoco saben las fechas de vencimiento de las facturas de cobro y de pago. Esta situación es como conducir un coche con los ojos cerrados. Las consecuencias de esto, es que cada día ves menos dinero en tu cuenta.

⇨ QUÉ ES EL FONDO DE MANIOBRA NEGATIVO Y CÓMO EVITARLO

Gestión de cobros y pagos

Para simplificar el concepto sin demasiados tecnicismos, el fondo de maniobra negativo ocurre cuando tus obligaciones a corto plazo son superiores que los derechos. Para hacerlo más simple aún, diríamos que si los pagos que tienes que hacer son superiores a los cobros entrarás en fondo de maniobra negativo, y consecuentemente, más pronto que tarde, tendrás problemas de liquidez.

Como ejemplo, si pagas al contado a tus proveedores y cobras de tus clientes a 30 días estarás incurriendo en fondo de maniobra negativo. Si tu empresa funciona de esta manera, has de tener claro que tú estas financiando a tus clientes, les estás haciendo de banco gratuitamente. Si no tienes capacidad de financiarte, tu negocio no será viable y tendrás que cerrar.Cuando pagas antes de que te paguen, tendrás problemas de liquidez.

Con una buena Gestión de Cobros y pagos, esto no debe sucederte. No debes financiar a tus clientes si no puedes financiarte de tus proveedores, con lo cual, no puedes tardar más en cobrar que en pagar.

Tienes que establecer políticas de facturación en tu empresa. Lo ideal para un negocio pequeño es cobrar al contado de los clientes y pagar a crédito a los proveedores. No obstante, una situación normal podría ser por ejemplo dar 30 días de crédito a tus clientes, y forzar a tus proveedores a que te den 45 días para pagarles. Ahí tienes un fondo de maniobra positivo de 15 días.

Ten cuidado si el grueso de tus ingresos proviene de pocos clientes grandes. En este caso, tu liquidez depende de ellos. Si se retrasan en pagarte pueden generarte severos problemas.

⇨ CONCLUSIÓN

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS
Ya seas un autónomo o una pyme, pon especial énfasis en la Gestión de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Es una parte fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio. Una mala Gestión de Cobros y Pagos puede dejarte sin liquidez, y consecuentemente, puede hacer quebrar tu empresa.

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