Los programas de gestión de proyectos son un tipo de software diseñados para la organización, distribución y supervisión de las tareas inherentes a un proyecto.
Su eficiencia y multiplicidad de funciones dan a sus usuarios un conjunto de ventajas, destacando el ahorro de tiempo y de recursos. En pocas palabras, un software de gestión de proyectos te permitirá alcanzar los resultados de manera más rápida y eficientemente.
En el mercado existen una amplia variedad de programas de gestión de proyectos que se adaptan a las necesidades de las empresas, independientemente de su ámbito de negocio o tamaño.
Además, la gran mayoría de estos programas cuentan con elementos adicionales, usualmente de pago, que amplían los niveles de funcionalidad del software.
Lo antes dicho implica que resulta necesario identificar las características y funcionalidades de un software de gestión de proyectos antes de adquirirlo. Esto se hace teniendo siempre en mente que dicho programa será en verdad útil para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Índice
- ¿Cómo elegir un software de gestión de proyectos?
- Los mejores programas de gestión de proyectos
- ¿Cómo optimizar un software de gestión de proyectos en mi empresa?
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¿Cómo elegir un software de gestión de proyectos?
Entre las principales características que se deben considerar al momento de escoger un software de gestión de proyectos tenemos:
- Debe contar con la capacidad de darle seguimiento al conjunto de tareas que conforman al proyecto. Esto va desde su creación, desarrollo, ajustes y con conclusión.
- Considera si el programa que te interesa cuenta con la opción de uso a través de dispositivos móviles.
- Debe contar con un criterio de uso acorde a las capacidades y necesidades del equipo de trabajo. Un software sumamente complejo para un equipo, implica una inversión de tiempo en entrenar y capacitar al personal.
- Los programas de gestión de proyectos más destacados ofrecen un excelente nivel de comunicación y colaboración entre los miembros del equipo de trabajo.
- Disponibilidad de soporte y apoyo técnico en caso de que surjan problemas con el programa.
- Resulta ideal que el software en cuestión ofrezca a sus usuarios informes y/o análisis que permitan controlar la efectividad del equipo.
- Por último, tenemos el precio el cual es un factor que debes considerar dentro del presupuesto de tu empresa.
Los mejores programas de gestión de proyectos
Veamos a continuación cuáles son los mejores programas de gestión de proyectos que puedes encontrar en la actualidad:
Monday
Este software de gestión de proyectos apunta a generar una máxima interacción entre los miembros del equipo a través de una plataforma simple. Su enfoque integrador permite desarrollar una suma de esfuerzos de todos los participantes dentro del proyecto.
Permite una asignación rápida de los proyectos a la vez que las tareas de seguimiento y coordinación resultan igualmente fáciles. De este modo, los usuarios pueden llevar a la vez varios proyectos.
Este programa está disponible en varios precios, de 39 a 79 dólares, dependiendo directamente de la cantidad de integrantes en el grupo, así como del tamaño en el espacio de almacenamiento disponible.
Proyect Manager
Este es otro software de gestión de proyectos que resulta bastante intuitivo y que cuenta con una larga lista de opciones de integración. Esto lo hace bastante útil en el proceso de gestión de las tareas de empresas de distinto tamaño.
Destaca por su apoyo y soporte técnico que trabaja de manera incansable todos los días a cualquier hora, convirtiéndose en una ayuda y apoyo invaluable. Por otro lado, su plan de pagos es bastante sencillo y resulta económico.
Wrike
Cuenta con una interfaz sencilla, en donde puedes aplicar el concepto de drag and drop para asignar o escoger las tareas. Su plan de precios es bastante atractivo, ya que su costo va desde los 9,80 a los 24,80 dólares mensuales.
Como es de esperar, cada plan incorpora un conjunto de opciones dentro de los niveles de colaboración, la presentación de informes, criterios de seguridad, …etc. Es bastante flexible, por lo que se puede adaptar perfectamente a una estructura de trabajo previa. Al respecto destacan los extras que se pueden incorporar de acuerdo al esquema de negocios de la empresa.
Hive
Este es un programa que merece mención por su perfecta sincronización entre la gestión de los proyectos con el uso de integraciones, siendo esto posible a que cuenta con más de mil de estas. No obstante, esto no implica que sea un programa de uso complicado, más bien todo lo contrario. Su interfaz sencilla resulta bastante intuitiva a los usuarios.
Ofrece un conjunto de herramientas que permiten, entre otras cosas la gestión de los recursos, realización de resúmenes personalizables, elementos de análisis y mensajes in-app.
A nivel de precio ofrecen opciones variadas, como el paquete anual de 12 dólares al mes o el pago mensual de 16 dólares. Los “extras” tienen costos adicionales, por lo que puedes ajustar el presupuesto en función de los elementos que en verdad requieres en tu empresa.
Jira
Este es uno de los programas de gestión de proyectos que busca optimizar el desarrollo de tareas gracias a su gran capacidad de adaptarse a la estructura de negocio preexistente. Sin embargo, cuenta con un conjunto de funcionalidades dedicadas a entornos de negocios específicos como atención al cliente, entre otros.
Otro aspecto destacado de este programa es que otorga una visualización en el desarrollo de un proyecto, tanto en sus puntos particulares como en su enfoque completo. Así se pueden enlazar los aspectos individuales con el todo que conforma el proyecto.
El formato de pago está anclado a la cantidad de usuarios, siendo la cifra de partida unos 10 dólares que permiten unos 10 usuarios.
Asana
Este es uno de los programas de gestión de proyectos que cuenta con mayor venta dentro de este mercado y se debe en gran medida a su facilidad de uso y la sencillez en la asignación de tareas. En cuanto al conjunto de integraciones, estas permiten ampliar el espectro de funcionalidades del programa en sí.
Sus planes de pago son versátiles, destacando su básico que es gratis, mientras que el más caro alcanza unos 24,99 dólares al mes. No obstante, hay un nivel extra que es el plan empresarial que se ajusta al negocio.
Se trata de un software de gestión de proyectos que busca por encima de todo darle solución a la realización y ejecución de las tareas. Si bien no es el software más imponente en cuanto a versatilidad, pues no tiene un enfoque hacia las finanzas, es extraordinariamente efectivo en lo que hace: gestionar proyectos.
Trello
Si hablamos de software de gestión de proyectos de uso sencillo, basados en el esquema de interacción de arrastrar y soltar Trello destaca. Cuenta con una presentación de información sobre la interacción del equipo a tiempo real, por lo que es fácil monitorear el estatus de una o varias tareas a la vez.
Con sus tableros, Trello simplificó el proceso de asignación de tareas, lo que simplifica el control de estas. Además, su sincronización entre dispositivos aumenta el rango de utilidad. Es sencillo y económico contando con una opción gratuita y planes que van desde los 9,99 hasta los 20,83 dólares
Smartsheet
Esta plataforma de gestión de proyectos apuesta por llevar esta labor a otro nivel permitiendo un proceso de actualización en el estatus de las tareas a tiempo real dentro de una interfaz sorprendente. Esta se basa en un modelo de hoja de cálculo que permite dar una visión en conjunto de las tareas y así evaluar su avance dentro del todo.
Cuenta con un alto nivel de integraciones de gran relevancia, lo que le otorga una versatilidad y compatibilidad envidiable. Por otro lado, este software de gestión de proyectos busca dar al cliente un punto máximo en lo que respecta a la personalización.
Su plan de pago es sencillo y va desde los 14 dólares hasta los 25 dólares al mes, pero si necesitas más hay otras opciones.
LiquidPlanner
Con este programa contamos con una imponente herramienta que nos ofrece la oportunidad de crear, controlar y administrar estimaciones en un amplio rango de efectividad. De esta manera se convierte en un recurso invaluable en la optimización de recursos y tiempo dentro de una empresa.
Su enfoque se centra en mostrar lo que hace el equipo de trabajo, cuanto tiempo le ha tomado y el poder reasignar las tareas. Para simplificar la interrelación entre los miembros del equipo cuenta con un chat interno y un sistema de etiquetas.
El detalle es que este es un programa creado para un grupo de usuarios que supere las 50 personas. A nivel de los costos tiene una prueba gratis de 14 días y planes ajustables según las necesidades de la compañía.
Clarizen
Este software de gestión de proyectos busca dar a sus usuarios la opción de controlar un número grande de tareas. Para ello presenta una serie de recursos que dan una visión a tiempo real de todo lo que está pasando en tu compañía. A su vez busca dar un amplio margen de fluidez a las tareas permitiendo una fácil reasignación y seguimiento a las mismas.
Por otro lado, ofrece un conjunto de análisis, informes y resúmenes de gestión que son impresionantes, permitiendo efectuar, entre otras cosas, evaluaciones de productividad.
Mavenlink
Como hemos visto, muchos de los programas de gestión de proyectos de esta lista dejan de lado el aspecto de las finanzas, en el caso de Mavenlink es todo lo contrario. Con una perspectiva de organización y control destinada a medianas y grandes empresas, este software resulta perfecto para hacer evaluaciones de costo y productividad. Esto va desde lo individual hasta lo global, enlazando esto con la opción de emitir facturas.
Desde todo ángulo es una herramienta perfecta para evaluar la rentabilidad de un negocio efectuando análisis de los estados de pérdida y ganancias cuando lo requieras. El programa tiene un costo que va desde los 19 hasta los 39 dólares al mes.
¿Cómo optimizar un software de gestión de proyectos en mi empresa?
Independientemente del programa que hayas seleccionado para tu empresa es indispensable que tengas una o varias personas encargadas de la dirección de los proyectos. Esta figura se encarga de establecer un control sobre el desarrollo de las actividades y su ajuste en función del tiempo para que se ejecuten lo más rápidamente posible.
Por otro lado, las tareas deben ser pautadas de acuerdo a la viabilidad de la tarea, esto quiere decir que se deben considerar aspectos formativos, administrativos y operativos. Con esto no se construyen expectativas dentro de una visión distorsionada. A esto se debe añadir el hecho de que un software de gestión de proyectos es una herramienta y depende del usuario para obtener el máximo provecho de ella.
Lo ideal es que el o los directores de proyecto tengan a su alcance informes y resúmenes de gestión arrojados por el programa en sí o al menos, los datos para realizar estos estudios. Esto sirve para realizar los ajustes necesarios dentro de la estructura empresarial y así aumentar la eficacia y eficiencia dentro del proceso de cumplimiento de las metas.
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He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.