En el mundo de la empresa seguramente es muy habitual el utilizar las facturas proforma. Tal vez hayas escuchado hablar sobre este documento pero realmente, ¿Qué es una factura proforma?
Dentro del proceso comercial, el primer paso antes de aceptar una mercancía o producto, es el saber el coste del mismo.
Como sabemos que las palabras se las lleva el viento, estos documentos sirven para poner por escrito el coste final de un producto o servicio.
Este documento lo emite el proveedor.
Debes saber que la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable, pero sí validez jurídica.
Es solamente un documento informativo, muy similar a lo que sería un presupuesto. Una vez aceptada, es cuando se puede generar la factura.
Índice
- Para qué sirve una factura proforma
- Cómo hacer una factura proforma
- Diferencia entre factura y factura proforma
- Diferencia entre presupuesto y factura proforma
- Cuándo hacer una factura proforma
- Ejemplo de factura proforma
- Cuándo utilizar una factura proforma
- ¿Se contabiliza una factura proforma?
- Artículos relacionados
- Responsabilidad de los socios en una sociedad limitada
- Cómo montar una empresa de limpieza, guía completa
- Toda la información sobre los bienes de inversión
- Cómo salir de una sociedad limitada con deudas
- Descubre cómo y dónde compulsar documentos
- Contabilidad financiera
- Tipos de clientes potenciales
- Cómo invertir en petróleo
- Visita nuestros artículos de otras categorías
- Herramientas digitales gratis para tu negocio
Para qué sirve una factura proforma
Como hemos dicho anteriormente, las proformas son un documento informativo sobre un producto o servicio, que nos emite el que nos quiere vender.
Este documento se utiliza principalmente para que quede por escrito los datos de una posible transacción económica. En él, se establecerán las condiciones y precios ofrecidos por el vendedor.
También, la facturas proforma, como primer paso de una transacción comercial, te puede servir como prueba legal si tuvieras un cliente que se niegue a pagar.
Si el cliente ha aceptado las condiciones de la proforma, después tendrá la obligación de pagar la factura, siempre y cuando sean las mismas condiciones.
Cómo hacer una factura proforma
1. Características de las facturas proforma
Los datos que debe llevar este documento son prácticamente los mismos que los de una factura ordinaria. Hay unos campos obligatorios, y otros que dependiendo tu actividad puedes añadir para ampliar la información. Veamos los requisitos de una factura proforma:
2. Qué debe incluir una factura proforma
- Texto en el documento que ponga PROFORMA visible y claro. Normalmente en la cabecera del documento.
- Fecha de la emisión del documento.
- Los datos del proveedor que emite el documento y datos del cliente, tales como dirección, NIF, teléfono…etc.
- Descripción y precio del producto y/o servicios que se quiere vender.
- Otros datos que puedan ser de interés.
A pesar de que no es obligatorio su numeración, sí que es recomendable para poder tener un orden y control administrativo.
Diferencia entre factura y factura proforma
Como hemos indicado, los datos y el modelo de las proformas serán muy similares a los de una factura.
La principal diferencia es que la factura ordinaria tiene validez fiscal e implica derechos y obligaciones a las partes. Con lo cual, se trata de un documento definitivo que no puede ser modificado.
En cambio una proforma no tiene validez fiscal y no genera derechos ni obligaciones entre las partes. Es un documento previo a la emisión de la factura. Es usado normalmente para plasmar en papel el posible coste del producto o servicio.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Puede parecer que hablemos de la misma cosa, y de hecho casi lo son. Tanto un presupuesto como una factura proforma, sirven para la misma cosa, informar a nuestro cliente potencial, de cuanto costará un producto o un servicio.
Ahora bien, existe una diferencia entre estos documentos y es la validez jurídica. El presupuesto, no tiene validez jurídica pero la factura proforma sí. Es decir, las condiciones que se estipulen se deberán mantener durante el periodo establecido.
Cuándo hacer una factura proforma
Una de posibles formas de empezar una transacción comercial es a través de una proforma, también llamada prefactura o presupuesto.
El significado de proforma es prefactura o previo a factura, es decir, que se hace antes de emitir una factura ordinaria que generará derechos y obligaciones.
El primer paso para que tu cliente pueda comprar tus productos o tus servicios, es informarle del coste y de las condiciones del mismo. El primer paso sería emitir este documento.
Aquí te pongo un ejemplo de como sería todo el proceso:
Ejemplo de factura proforma
Aquí te pongo una imagen con un ejemplo de modelo de factura proforma para que te hagas una idea del formato. Es un ejemplo estándar, pero como se ha dicho antes, puedes agregar tantos datos como sea necesario en tu negocio.
Como puedes ver, es muy similar a una factura ordinaria:
Cuándo utilizar una factura proforma
Si eres tú el emisor del documento, te servirá para informar a tu cliente sobre la venta de un producto o servicio a precio determinado.
Por otro lado, si tu eres la persona que recibes la proforma, te servirá para que tomes una decisión de compra o no, con unas condiciones ya prefijadas.
Una vez aceptada las condiciones, ya se puede proceder a emitir una factura ordinaria que genera obligación de pago.
Otra utilidad que tiene este documento es a la hora de hacer negocios con otros países. De ese modo, las partes podrán calcular los costes aduaneros de esta transacción.
También, a la hora de solicitar alguna subvención, como por ejemplo la capitalización del paro, o para pedir financiación bancaria, te suelen pedir el valor de las inversiones a realizar. Para ello, puede solicitar a los proveedores este tipo de documentos.
¿Se contabiliza una factura proforma?
Las facturas proforma no debe contabilizarse, ya que, no tienen validez fiscal.
La contabilidad se rige por el principio del devengo, que indica que debemos contabilizar todas las transacciones devengadas en la empresa. Es decir, en el momento que se produce un derecho o una obligación.
Las proformas son documentos informativos que no devenga ningún derecho ni ninguna obligación, con lo cual nunca las debes contabilizar.
Artículos relacionados
Visita nuestros artículos de otras categorías
- Contabilidad y finanzas corporativas
- Todo sobre emprendedores
- Inversiones y mercados financieros
- Financiación para empresas
- Gestión empresarial
- Impuestos y fiscalidad
- Temas laborales
- Productos y servicios para empresas
Herramientas digitales gratis para tu negocio
Dispongo de una amplia trayectoria profesional a nivel nacional e internacional, tanto cargos técnicos, como cargos directivos de máxima responsabilidad. Mi especialidad es la dirección financiera y de administración.
He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.
Estimado Jordi:
Gracias por la info vinculada a las proformas.
Pregunta : ¿Es conveniente incluir la validez de la proforma?
Digo esto por que no dejar acotado en el tiempo la validez de este documento, puede llevar a situaciones como la siguiente: Emito la proforma sin indicar validez. Mi cliente no concreta en tiempo y forma. La situación se dilata y aparece otro interesado. Llegado este punto me encuentro conque se ha concretado un vínculo documental con el primer cliente que queda en un limbo temporal que no me libera para cerrar la operación con otro. Esto puede generar entredichos y situaciones enojosas. Por ejemplo, cliente 1 decir que dispone de una Factura Proforma y que debo respetarla. Pregunto, ¿por cuánto tiempo? Si no lo acoto en la proforma desde el principio su validez, el cliente 1 puede decir que tiene prioridad por seculum seculorum y me tiene atrapado en la dimensión temporal. Digo esto por que me ha sucedido.
Apreciaría tu sabia opinión.
Roberto López Álvarez –
Hola Roberto,
Una factura proforma es un documento que se utiliza para proporcionar información preliminar sobre los productos o servicios que se van a entregar, así como para detallar las condiciones y costos asociados antes de que se realice la transacción. No tiene validez legal como factura y no se registra como una transacción en la contabilidad de la empresa.
Dicho esto, incluir la validez de una factura proforma puede ser conveniente por varias razones:
Establecer expectativas: Indicar un período de validez en una factura proforma ayuda a establecer expectativas claras entre el proveedor y el cliente sobre cuánto tiempo está vigente la oferta.
Evitar malentendidos: Al incluir la validez, se evitan malentendidos y posibles conflictos que puedan surgir si los precios o las condiciones cambian después de que expire la validez de la oferta.
Facilitar la planificación: Al proporcionar un plazo de validez, tanto el proveedor como el cliente pueden planificar mejor en función de la información proporcionada en la factura proforma.
Facilitar la toma de decisiones: Un período de validez puede ser útil para que el cliente tome una decisión informada y oportuna sobre si proceder con la transacción.
Incluir la validez de una factura proforma no es obligatorio, pero puede ser una buena práctica para facilitar la comunicación y la toma de decisiones entre las partes involucradas. Si decide incluir un período de validez en la factura proforma, asegúrese de que sea razonable y de que ambas partes estén de acuerdo con los términos.
Saludos,
JORDI