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Qué es una factura proforma

En el mundo de la empresa seguramente es muy habitual el utilizar las facturas proforma. Tal vez hayas escuchado hablar sobre este documento pero realmente, ¿qué es una factura proforma?

Dentro del proceso comercial, el primer paso antes de aceptar una mercancía o producto, es el saber el coste del mismo.

factura proforma
Qué es una factura proforma

Como sabemos que las palabras se las lleva el viento, la factura proforma sirve para poner por escrito el coste final de un producto o servicio.

Este documento lo emite el proveedor.

Debes saber que la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable.

Es solamente un documento informativo, muy similar a lo que sería un presupuesto. Una vez aceptada, es cuando se puede generar la factura.

Para qué sirve una factura proforma

Como hemos dicho anteriormente, una proforma es meramente un documento informativo sobre un producto o servicio, que nos emite el que nos quiere vender.

Este documento se utiliza principalmente para que quede por escrito los datos de una posible transacción económica. En él, se establecerán las condiciones y precios ofrecidos por el vendedor.

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También, la factura proforma, como primer paso de una transacción comercial, te puede servir como prueba legal si tuvieras un cliente que se niegue a pagar.

Si el cliente ha aceptado las condiciones de la proforma, después tendrá la obligación de pagar la factura, siempre y cuando sean las mismas condiciones.

Cómo hacer una factura proforma

Los datos que debe llevar este documento son prácticamente los mismos que los de una factura ordinaria. Hay unos campos obligatorios, y otros que dependiendo tu actividad puedes añadir para ampliar la información.

Vamos a ver los campos que debe incluir una factura proforma:

  • Texto de factura proforma visible y claro. Normalmente en la cabecera del documento.
  • Fecha de la emisión del documento.
  • Los datos del proveedor que emite el documento y datos del cliente, tales como dirección, NIF, teléfono…etc.
  • Descripción y precio del producto y/o servicios que se quiere vender.
  • Otros datos que puedan ser de interés.

A pesar de que no es obligatorio su numeración, sí que es recomendable para poder tener un orden y control administrativo.

Qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma

Como hemos indicado, los datos y el modelo de una factura proforma serán muy similares a los de una factura.

La principal diferencia es que la factura ordinaria tiene validez fiscal e implica derechos y obligaciones a las partes. Con lo cual, se trata de un documento definitivo que no puede ser modificado.

En cambio una proforma no tiene validez fiscal y no genera derechos ni obligaciones entre las partes. Es un documento previo a la emisión de la factura. Es usado normalmente para plasmar en papel el posible coste del producto o servicio.

El comercio inicia por una factura proforma

Tal como dice el enunciado, una de posibles formas de empezar una transacción comercial es a través de una proforma, también llamada prefactura o presupuesto.

El significado de proforma es prefactura o previo a factura, es decir, que se hace antes de emitir una factura ordinaria que generará derechos y obligaciones. 

El primer paso para que tu cliente pueda comprar tus productos o tus servicios, es informarle del coste y de las condiciones del mismo. El primer paso sería emitir una proforma.

Aquí te pongo un ejemplo de como sería todo el proceso:

factura pro forma

Ejemplo de factura proforma

Aquí te pongo una imagen con un ejemplo de modelo de factura proforma para que te hagas una idea del formato. Es un ejemplo estándar, pero como se ha dicho antes, puedes agregar tantos datos como sea necesario en tu negocio.

Como puedes ver, es muy similar a una factura ordinaria:

ejemplo de factura proforma
Plantilla factura proforma

Cuándo utilizar una factura proforma

Si eres tú el emisor de una proforma, te servirá para informar a tu cliente sobre la venta de un producto o servicio a precio determinado.

Por otro lado, si tu eres la persona  que recibes la proforma, te servirá para que tomes una decisión de compra o no, con unas condiciones ya prefijadas.

Una vez aceptada las condiciones, ya se puede proceder a emitir una factura ordinaria que genera obligación de pago.

Otra utilidad que tiene este documento es a la hora de hacer negocios con otros países. De ese modo, las partes podrán calcular los costes aduaneros de esta transacción.

También, a la hora de solicitar alguna subvención, como por ejemplo la capitalización del paro, o para pedir financiación bancaria, te suelen pedir el valor de las inversiones a realizar. Para ello, puede solicitar a los proveedores facturas proforma.

¿Se contabiliza una factura proforma?

Las facturas proforma no debe contabilizarse, ya que, no tienen validez fiscal.

La contabilidad se rige por el principio del devengo, que indica que debemos contabilizar todas las transacciones devengadas en la empresa. Es decir, en el momento que se produce un derecho o una obligación.

Una proforma es un documento informativo que no devenga ningún derecho ni ninguna obligación, con lo cual nunca las debes contabilizar.

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