Para poder conocer la contabilidad de una empresa y así determinar cómo se encuentra estructurada la misma, es necesario disponer de los estados financieros.
En pocas palabras, los estados financieros son unos informes que reflejan el desempeño económico y financiero de una empresa dentro de un periodo de tiempo concreto.
Al ser informes de carácter contable, los estados financieros tienen que estar elaborados en conformidad de los criterios propios de la contabilidad.
Es decir, la presentación de los estados financieros debe cumplir rigurosamente con las normas de información financiera, económica y principios contables. Con lo cual, deben ser elaborados por un contable cualificado y/o certificado.
Índice
- Documentos de los estados financieros de una empresa
- Características de los estados financieros de una empresa
- ¿Cómo usar los estados financieros?
- Tipos de estados financieros según su funcionalidad
- Importancia de los estados financieros de una empresa
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Documentos de los estados financieros de una empresa
Aunque parece una tarea simple, realizar los estados financieros de una empresa es más complejo de lo que muchos piensan. Están compuestos de diversos documentos.
La información financiera que se obtiene se puede analizar, evaluar y conocer el comportamiento financiero y económico de esa empresa.
Así como los estados financieros reciben denominaciones distintas según el país donde se realice, también varían sus componentes.
La diferencia se puede encontrar en la forma como se presenta la información financiera y el nivel de obligatoriedad de acuerdo a las normativas contables de cada lugar.
Pero más allá de ahondar en las posibles variaciones, para que estos informes estén completos, se requiere que cuenten con con los siguientes componentes básicos:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria
Veamos a cada uno de estos con más detalle para comprender en qué consisten:
1. Balance de Situación
El balance de situación es un reflejo del comportamiento financiero de una empresa en un momento dado. En este informe se expresan cuáles son sus bienes, derechos, y obligaciones.
En todo caso, funciona como un diagnóstico rápido y claro de cómo se encuentra económicamente la entidad. Dependiendo el país donde se realice este informe, se le podrá encontrar con nombres como balance contable o estado de situación o estado de situación patrimonial.
Este documento es de vital importancia para los auditores, propietarios, accionistas, inversores y demás personas interesadas en la empresa.
Para poder visualizar con claridad esta información, el balance de situación muestra tres elementos clave en el mundo de la contabilidad: los activos, los pasivos y el patrimonio neto.
Los activos
Son simplemente las cuentas que nos dicen el total de los bienes, servicios y derechos que posee la empresa. Su principal característica es que con los activos se puede obtener más dinero al ser usados o liquidados o intercambiados.
Los pasivos
Al contrario de los activos dan cuenta de las obligaciones y deudas. Por lo general los compromisos económicos que han sido asumidos por una empresa, suelen ser como medios para mantenerla en funcionamiento.
Patrimonio neto
El patrimonio neto, es el cálculo que se obtiene de restar el activo y el pasivo. En términos concretos, representa la capacidad de auto financiación de la empresa y los aportes para sus dueños y accionistas.
2. La cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias es un componente de los estados financieros que se concentra en presentar de manera clara, ordenada y concisa la correlación entre gastos e ingresos de una empresa. La diferencia entre los ingresos y gastos nos dará el beneficio obtenido en el ejercicio.
Este informe se encuadra dentro de un periodo de tiempo determinado, a fin de determinar el aumento o disminución del patrimonio, incluyendo dividendos a repartir.
3. Estado de cambio en el patrimonio neto
Esta es la relación que indica en términos contables cuáles han sido los cambios que han sufrido las entradas y salidas de operaciones de una empresa en un lapso de tiempo determinado.
Dicho en otras palabras, es el reflejo de todos los retiros, aportes, repartición de dividendos, así como de la obtención de ganancias o pérdidas en el período contabilizado. De este modo se conocen detalladamente las fluctuaciones del patrimonio neto.
4. Estado de flujos de efectivo
El cuarto de los componentes básicos de los estados financieros. No es más que el documento que indica cuales son los movimientos de efectivo de la empresa, las variaciones del mismo o de sus equivalentes dentro del periodo contable asumido.
Dicho esto, en el estado de flujos de efectivo encontraremos la entrada y salida de los activos líquidos de una empresa. Esto busca determinar cuál es la capacidad real de la entidad por generar activos líquidos, la necesidad de estos recursos, los momentos específicos de sus variaciones, entre otros indicadores.
Asimismo, es posible determinar cuáles son las razones por las cuales se han producido flujos de descapitalización de la empresa, con el fin de articular medidas de control.
De este modo se incrementa la capacidad de respuesta de la entidad para sortear condiciones extraordinarias, así como pagos de dividendos e intereses.
Además, al estar reflejando una temporalidad, es posible determinar cuáles son los ciclos de productividad acrecentada, permitiendo previsiones de los flujos de efectivo futuros.
Los movimientos de efectivo se pueden clasificar en función a los puntos de donde derivan las variaciones de los activos líquidos. De este modo podemos encontrar:
Aquellos procedentes de la inversión
Estos se refieren a adquisición, disposición, venta, alquiler, construcción de inmuebles, cobros de amortizaciones y/o enajenaciones, entre otros.
Los resultantes de la financiación
Derivado del aumento del capital disponible por la empresa gracias a la inyección y redistribución de recursos, la emisión de instrumentos de deuda y de capital. Pero también hace referencia a la entrada de capital por concepto de recursos asignados por entidades financieras y/o por los pagos de estos a dicha institución.
Los derivados por la operación
Es el flujo de efectivo, es decir gastos e ingresos, obtenidos a partir de las operaciones económicas de la empresa.
5. Memoria
La memoria es el quinto y último de los componentes básicos de los estados financieros. Tiene como función primordial incrementar y complementar la información presente en los demás estados a modo de aclaratoria.
Aunque se puede asumir que es una especie de anexo, en realidad no lo es, pues su consignación, al igual que los otros estados financieros básicos es obligatorio. La razón de esto es simple: da un vistazo a profundidad de los comportamientos financieros y económicos de la empresa.
La memoria es indispensable para poder cruzar la información de los otros estado de manera clara y fluida, así se capta más fácilmente la información contenida en los estados financieros. Así los propietarios, auditores, entidades de inversión, accionistas, entre otros, podrán comprender el desempeño de la entidad,
Dado que sobre la memoria pesa una enorme responsabilidad, la misma debe incluir toda información de relevancia económica y financiera. Asimismo, debe registrar los elementos cuantitativos vinculados con el periodo contable fijado y hacer referencia al anterior. Todo esto lo más sintetizado y claro posible.
En el mundo contable se emplean dos tipos de memorias: la ordinaria, que es extensa y se aplica por lo general a entidades de gran tamaño y de alta actividad económica. La otra es la memoria abreviada, en la cual se omite la realización del llamado cuadro de financiación además de contar con menos notas contables.
Características de los estados financieros de una empresa
Como ya hemos visto existen distintos componentes de los estados financieros. Sin embargo estos informes financieros y contables tienen que ceñirse a un conjunto de criterios para dejar patente que en efecto son confiables.
Esto define una serie de características que resultan comunes a todos los estados financieros, inclusive, en distintos países.
- La primera de estas características es que la información recogida en estos estados debe ser relevante. Además, debe presentarse de manera organizada y sistematizada para facilitar su entendimiento por parte de los usuarios.
- La información cualitativa tiene que ser confiable, carente de juicios de valor, subjetividades y desde luego revisada para impedir la inclusión de errores materiales.
- Los informes tienen que ser entendibles, de nada sirven extensos informes financieros que sean incomprensibles. Asimismo deben incluir un conjunto de notas que sirven para asumir estrategias empresariales apropiadas.
- Cualquier estado financiero debe atender a los requerimientos de los usuarios, garantizando los más altos niveles de veracidad, imparcialidad, integridad y apego al marco normativo y ético.
- Para conservar su valor como documento fiable se tiene que elaborar de acuerdo a los preceptos normativos presentes en el mundo contable. Esto permite construir una hoja de vida financiera de la empresa al comparar varios períodos, a modo de un análisis financiero histórico de tendencias o de cotejo con otras empresas.
¿Cómo usar los estados financieros?
Este tipo de informe financiero no representan por sí solo una respuesta milagrosa para salvar a una empresa con pérdidas. Son elementos de información que aportan claridad sobre la situación financiera de esa empresa. Con lo cual sirven para aplicar los correctivos pertinentes.
Para que esto sea posible, es necesario realizar un análisis económico y financiero, que consta, fundamentalmente de 3 pasos:
- Evaluar y verificar cada uno de los conjuntos de información presentes dentro de los estados financieros con el fin de discriminar aquellos elementos que estén adulterados y puedan generar errores en la formulación de planes futuros.
- Segmentar la información de acuerdo a los objetivos preestablecidos. Esto se emplea para establecer estrategias con miras a impulsar y fortalecer los puntos positivos y/o enmendar o minimizar los negativos.
- Por último, se debe realizar una interpretación de todos los datos y se revisan las conclusiones derivadas del análisis financiero. Así se pueden trazar estrategias acordes con la realidad económica de la empresa de acuerdo a la información presente en los estados financieros.
Tipos de estados financieros según su funcionalidad
Ya ha quedado bastante claro que los estados financieros son vitales para diagnosticar la viabilidad de una compañía. También, sirven para trazar estrategias de negocios que optimicen el rendimiento de esa empresa.
En este sentido podemos encontrar los siguientes tipos de estados financieros:
- Consolidado: estos son particularmente empleados para determinar las condiciones financieras de un conglomerado empresarial. Las transnacionales, holdings y corporaciones son las principales entidades que realizan este tipo de estado financiero.
- Proyectados: estos son estados financieros que se enfocan a previsiones futuras. Visto desde otra perspectiva, estos son estados financieros que permiten ver si la empresa ha alcanzado los objetivos económicos que se habían trazado en el pasado.
- Auditados: son aquellos estados financieros que han sido elaborados y verificados por uno o varios auditores con el fin de hacer una evaluación o investigación financiera. Son comunes estas auditorías en casos de investigaciones mercantiles, penales o cuando la empresa desea cotizar en bolsa.
Importancia de los estados financieros de una empresa
Ya sea que lo llamemos cuentas anuales o estados financieros, estos informes son cruciales para determinar el alcance de una gestión financiera de una empresa. Sin ellos las decisiones se tomarían a ciegas poniendo en riesgo el patrimonio de los propietarios y accionistas.
Entre otros de los aspectos de que demuestran la importancia de los estados financieros tenemos:
- Al ser documentos de carácter público es posible que cualquier persona pueda revisar la evolución financiera de una empresa.
- Permiten a los directivos de una empresa establecer estrategias financieras y económicas para alcanzar objetivos concretos en periodos de tiempo definidos.
- Sirven para rendir cuentas con los accionistas, socios y los propietarios.
- Son indispensables para demostrar a los acreedores que la compañía es solvente.
- Con ellos es posible conocer el tipo de actividad que desarrolla la compañía y la forma como consigue su financiación.
- Determina la capacidad y compromiso de pago, así como el margen de solvencia con que cuenta.
- Es posible saber la rentabilidad de la empresa de acuerdo a la relación de ingresos y gastos.
- Permite conocer las retribuciones al personal que trabaja en la empresa.
- Refleja la presencia de negocios conexos, los costes tributarios, inventario, niveles de ventas, entre otros indicadores.
- Con los estados financieros es posible determinar si una empresa está implicada en la comisión de algún delito tipificado en la legislación del país donde opere.
- Es posible trazar estrategias operativas, de financiación y recorte de gastos dentro de ciclos productivos.
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Dispongo de una amplia trayectoria profesional a nivel nacional e internacional, tanto cargos técnicos, como cargos directivos de máxima responsabilidad. Mi especialidad es la dirección financiera y de administración.
He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.