Cómo anular una factura

Las empresas están constantemente emitiendo facturas con cada venta que se realiza. Este documento fiscal permite registrar todas las ventas, para que estas se puedan contabilizar y demostrar ante la Agencia Tributaria. Es bastante común, que en ocasiones por error del cliente o de la persona que está realizando la factura, se emita un dato erróneo y sea necesario anular una factura.

Técnicamente y en el ámbito legal, no se debe ni se puede eliminar o modificar una factura que ya haya sido emitida. Así lo establece el Real Decreto que regula la obligación de facturar.

anular una factura
Cómo anular una factura

Sin importar que la aplicación que utilices en tu negocio lo permita, esto está prohibido el ámbito de legalización fiscal. Lo que sí permite la ley para este tipo de casos, es emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.

 Factura rectificativa y Nota de crédito ¿Cuál deberías utilizar?

Las facturas que ya han sido emitidas, deben quedar registradas en el sistema como tal, para que se puedan realizar adecuadamente los registros contables fiscales de la empresa. Inclusive, esta se toma en cuenta en Hacienda, por lo que es importante no intentar eliminarla.

Lo primero y más importante a destacar, es que las notas de crédito y las facturas rectificativas, son herramientas fiscales distintas. Técnicamente la agencia tributaria acepta ambas opciones, sin embargo, cada una tiene una funcionalidad específica.

¿Cuándo emitir una nota de crédito o una factura rectificativa?

Existen una gran cantidad de casos en los que es necesario corregir un error puntual de una factura. A continuación te traemos algunos de los casos más comunes para anular una factura:

  • Se ha emitido una factura sin la numeración correspondiente.
  • La factura posee un número y fecha de emisión, son discordantes.
  • La factura emitida no tiene el dominio fiscal sino la dirección del negocio.
  • No se incluyó ningún dominio en la factura.
  • No desglosó el IVA en la factura.
  • Tampoco incluyó el nombre de la persona o empresa que utilizará la factura para la deducción de impuestos.

Estos son los casos más comunes en los que se deberá corregir una factura utilizando alguna de estas herramientas fiscales. Si el caso puntual requiere una nota de crédito o una factura rectificativa, dependerá principalmente del caso y el tiempo en el que se realizará la factura. Más adelante te explicamos en qué casos se utiliza cada una de estas.

Nota de crédito: Qué es y cómo se realiza

La nota de crédito es un documento fiscal que se emite para corregir los datos de una factura que ya ha sido emitida, sin embargo, de la cual todavía no se ha liquidado el IVA.

Este tipo de herramienta fiscal la debes utilizar únicamente para las facturas que hayan sido emitidas en un periodo corto de tiempo. Y aquellas que no le hayas incluido en un periodo fiscal finalizado.

Cómo realizar una nota de crédito para anular una factura

Realizar una nota de crédito es un proceso relativamente sencillo. Es importante que la realices con los datos correctos, con la factura a corregir en mano y siempre que se aplique para el caso específico, ya que no modifica el IVA liquidado.

  1. Crear una nueva factura, en la cual se especifique que consiste de una “Nota de crédito”.
  2. Asignarle el número correspondiente a la siguiente factura, ya que esta se debe registrar en la contabilidad fiscal como parte de las facturas, aunque no sea el caso. Tampoco se debe modificar o eliminar el número de factura que se desea corregir o anular.
  3. La nota de crédito debe hacer referencia a la factura original, es decir, colocar un indicador que diga “Factura original Nº XXXXX”.
  4. En el caso de anulación, todo importe y cantidad de ingresos deben ser negativos, contrarrestando la cantidad de la factura original. Si es una modificación de factura, anula las cantidades de dinero como en el caso de anulación. Después, emite una factura nueva con los datos corregidos.
  5. Envía a tu cliente la nota de crédito, para que ingrese esta junto a la factura original a sus registros de declaración de impuestos.

Factura rectificativa: Qué es y cómo se realiza

La factura rectificativa es otra herramienta fiscal que puede ser muy importante a la hora de corregir una factura emitida con anterioridad, ya que permite corregir facturas en un largo plazo. Este tipo de facturas, se pueden inclusive utilizar para solicitar el retorno de dinero, cuando se ha liquidado el IVA de una factura pasada o alguna que se encuentra en un trimestre fiscal cerrado.

Cómo realizar una factura rectificativa para anular una factura

En la mayoría de los casos, la factura rectificativa se utiliza para corregir datos de numeración, fechas, importes, entre otros. A continuación te explicamos cómo realizar una factura rectificativa.

  1. Al crearse la factura, similar que con el caso de la nota de crédito, se debe especificar que se trata de una “Factura rectificativa” y no de una factura convencional.
  2. Se debe crear similar a una factura, con la principal diferencia de que esta no debe incluirse dentro de la numeración de facturas que se lleva para el trimestre. En este caso, se utiliza una numeración que siga los lineamientos de “Rect. XX”, con XX siendo el número de la factura.
  3. En la factura rectificativa, se debe especificar el concepto, el tipo impositivo, así como la cantidad de dinero sobre la cual repercute la factura rectificativa.
  4. NOTA: En el caso de la factura rectificativa, no se debe hacer contar el IVA, sin importar si en la factura original este sí se agrega.

Conclusión

Lo primero y más importante que debes recordar, es que para anular una una factura, nunca puedes eliminar o modificar una factura que ya ha sido emitida. Sin importar si esto es algo permitido por la aplicación de facturación que utilices, es una falta contra los reglamentos fiscales de la Agencia Tributaria.

Ahora que sabes para qué sirve la factura rectificativa y la nota de crédito, así como cuándo debes utilizarlas, podrás anular una factura o rectificar una factura sin problema alguno. De igual manera, es importante siempre verificar dos veces las facturas antes de finalizar el llenado de los datos. Así, evitarás complicaciones teniendo que corregir o anular facturas pasadas.

JORDI NAVARRO

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