En este artículo vamos a explicar qué es un albarán y cuál es su función. Este documento es indispensable en determinadas empresas.
La palabra albarán procede del árabe hispano «albará», y éste del árabe clásico «bara’ah», que significa la prueba, o el justificante.
Un albarán es un documento, no obligatorio y sin valor fiscal, que deja constancia de que ha existido la entrega de una mercancía entre un vendedor y un comprador. Esta nota de entrega es la prueba administrativa que permite generar una factura.
Desde que el ser humano empezó a hacer negocios intercambiando bienes, se las ha ingeniado para registrar de una forma u otra las transacciones.
La ley establece ciertas normas de funcionamiento y obliga a utilizar ciertos documentos de registro como podrían ser las facturas. No obstante, existen otros documentos que no son obligatorios. Es el caso de los albaranes.
Por eso es importante entender la diferencia entre albarán y factura. Vamos todo esto en detalle, sigue leyendo.
Índice
- Para qué sirve un albarán de entrega
- La función de un albarán
- Cómo hacer un albarán
- Ejemplo de albarán
- Ejemplo de Cómo se Llena un Albarán
- Tipos de albaranes
- Plantilla de albarán
- Conclusión
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Para qué sirve un albarán de entrega
El proceso de las transacciones comerciales es el siguiente: el cliente hace un pedido, el proveedor hace entrega de la mercancía, el cliente firma albarán, el proveedor emite la factura, y el cliente efectúa el pago. Vamos a verlo gráficamente:
La definición de albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía, debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. Este documento actúa como nota de entrega.
En esta transacción, el comprador se queda con el documento original. La copia firmada va para el vendedor.
Es importante señalar, que una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura originada por el albarán de entrega.
A pesar de que no es documento obligatorio, siempre se recomienda mantener estas notas de entrega firmadas por los clientes como documento probatorio en casi de litigio.
La función de un albarán
Cabe destacar, que una vez el receptor plasme su firma en el documento, está indicando que está satisfecho con el producto recibido. Por ello, se recomienda que antes firmar en este documento, el comprador debe revisar bien el producto.
Antes de firmar, el comprador debe corroborar que recibe lo que esperaba y la mercancía fue despachada según lo acordado con el vendedor.
Otro aspecto que se debe tener en consideración, es el plazo de pago. La obligación de pago se inicia desde el momento en que es recibida la mercancía, no cuando se emite la factura.
Cómo hacer un albarán
Los datos de una nota de entrega pueden cambiar según las regulaciones y los efectos de comercio de cada país.
Este documento debe contener información específica para garantizar su validez y utilidad antes de su facturación.
Veamos los elementos que comúnmente componen un albarán.
Información del Remitente y del Destinatario: El albarán debe incluir los detalles completos del remitente (la empresa o individuo que envía los bienes) y del destinatario (la empresa o individuo que recibe los bienes). Esto generalmente incluye el nombre, la dirección y los datos de contacto.
Número del Albarán: Cada albarán debe tener un número único para su identificación. Esto facilita el seguimiento y la gestión de los envíos.
Fecha: La fecha en que se emitió el albarán y la fecha de entrega de los bienes.
Descripción de los Productos: Este es un elemento esencial en cualquier albarán. Debe contener información detallada sobre los productos enviados, incluyendo su nombre, código de producto (si corresponde), la cantidad enviada y cualquier otro detalle relevante como el color, tamaño, etc.
Estado de los Bienes: En algunos casos, también puede ser útil incluir información sobre el estado de los bienes enviados. Por ejemplo, si los bienes se entregan en condiciones específicas o si hay notas especiales sobre su manipulación.
Firma de Confirmación: Por último, pero muy importante, es la firma del destinatario. Al firmar el documento, el destinatario confirma la recepción de los bienes. Esta es una parte crucial del documento, ya que proporciona prueba de la entrega.
En algunos casos, los albaranes pueden incluir información adicional, como los detalles del transportista, las condiciones de entrega, las instrucciones especiales de manipulación, entre otros.
Sin embargo, los elementos que hemos mencionado son los más comunes y esenciales para garantizar que el albarán cumpla con su función.
Ejemplo de albarán
Aquí tienes un ejemplo de un albarán.
Ejemplo de Cómo se Llena un Albarán
Veamos un ejemplo práctico de cómo se llena un albarán:
- Información del remitente: Empresa ABC, Calle 123, Ciudad XYZ, Teléfono: 1234567890
- Información del destinatario: Empresa DEF, Avenida 456, Ciudad ZYX, Teléfono: 0987654321
- Número del albarán: ABC123DEF
- Fecha: 17 de junio de 2023
- Descripción de los productos: 50 unidades del Producto X (código: PX123), color azul, tamaño grande
- Estado de los bienes: Nuevo, en su embalaje original
- Firma de confirmación: Esta se añade al recibir los productos.
Recuerda, un albarán completo y correctamente llenado es esencial para un proceso logístico eficiente y transparente.
Tipos de albaranes
Los albaranes son documentos cruciales en las transacciones comerciales y logísticas, y existen varios tipos que se utilizan en diferentes contextos.
Cada tipo tiene un propósito específico y contiene información ligeramente diferente.
Aquí tienes algunos de los tipos más comunes:
El Albarán valorado:
Iincluye el precio individual de cada mercancía, los descuento aplicados, el IVA, y el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.
Albarán sin valorar:
donde se especifica la cantidad de la mercancía y la descripción de la misma. No se indica su valor económico unitario, ni el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.
El Albarán de Entrega:
Este es el tipo de albarán más común. Documenta la entrega del producto de un remitente a un destinatario.
Usualmente, incluye información detallada sobre los productos entregados, como la descripción, cantidad, y las condiciones de los bienes. Además, confirma que el destinatario ha recibido los productos.
Albarán de Devolución:
Este tipo de documento se usa cuando un cliente devuelve productos a un proveedor o a un vendedor.
Como con el albarán de entrega, debe detallar la información de los productos, así como la razón de la devolución.
Este documento es importante para procesar reembolsos o cambios y para mantener un seguimiento preciso del inventario.
El Albarán de Transporte:
Este albarán es usado por empresas de logística y transporte y sirve para documentar la recepción de bienes para su transporte.
Puede incluir información adicional, como la ruta de transporte, las condiciones de entrega, y cualquier requerimiento o instrucción especial para el manejo de los bienes.
Albarán de Embarque:
Este tipo de albarán se utiliza en el transporte marítimo y aéreo.
Sirve como un contrato entre el remitente y el transportista y puede contener detalles como la descripción de la mercancía, el puerto de carga, el destino, y las condiciones de transporte.
El Albarán de Recepción:
Este documento confirma la recepción de bienes por parte de un destinatario.
A menudo, es un documento interno que se usa en empresas para rastrear los bienes que ingresan al inventario.
Estos son solo algunos ejemplos de los diferentes tipos de albaranes que existen. Cada uno cumple un propósito específico y es esencial para garantizar la transparencia, la precisión y la eficiencia en las transacciones comerciales y logísticas.
Es importante que las empresas y los individuos comprendan cómo utilizar correctamente estos documentos para garantizar un flujo de trabajo suave y efectivo.
Por esto último, no se debe confundir una factura con un albarán, ya que, este último no tiene validez a efectos fiscales. Tampoco es obligatorio para justificar una transacción comercial.
Por lo tanto, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. La factura sí debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto, y el IVA aplicado ya que se registra en los libros contables .
Plantilla de albarán
¿Quieres saber cómo hacer un albarán? En este botón podrás descargar gratis una plantilla de albarán para que puedas utilizarla en tu negocio. Espero que sea de utilidad y puedas tener albaranes gratis. Puedes dejar tus comentarios más abajo.
Conclusión
En resumen, el albarán es un documento muy útil para el día a día, en las transacciones comerciales entre vendedores y compradores. Estas notas de entrega nos sirven como un documento informativo y probatorio entre las partes.
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He tenido la gran suerte de poder disfrutar de experiencias laborales en España, Tailandia, República Dominicana, Singapur, Malasia, Indonesia, y Brasil.