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Balance de sumas y saldos, qué es y cómo funciona

Balance de suma y saldoEl documento del balance de sumas y saldos, que también se dice balance de comprobación, te aporta información de los saldos de todas las cuentas contables que tiene una empresa.

En definitiva, el balance de comprobación de sumas y saldos, cumple una función muy importante en una empresa.

Como veremos más adelante, vas a ver que con este balance bien cuadrado, tendrás la contabilidad al día y sin errores.

Sin más dilación, te voy a explicar qué es un balance de sumas y saldos, cómo interpretar los datos, y para qué sirve.

Qué es un balance de sumas y saldos, o balance de comprobación

En sí, en este documento, tienes la información de todas las cuentas contables que se han implementado en un empresa.

Es decir, las cuentas contables que se usan en tu empresa generarán unos saldos. Éstos quedarán registrados en el balance de sumas y saldos.

También, el balance de sumas y saldos, se le dice balance de comprobación. Es debido a que este documento nos sirve para comprobar si estamos contabilizando correctamente, y poder detectar posibles errores de una forma rápida y simple.

Diferencia entre el balance de sumas y saldos, y balance de situación

Por la similitud en sus nombres puede llevar a confusión. No obstante, no tiene nada que ver el balance de comprobación de sumas y saldos, con el balance de situación.

Vamos a ver las principales diferencias entre estos dos tipos de balance:

El balance de situación registra los movimientos contables en el activo o en el pasivo dependiendo la cuenta contable que se esté aplicando. Por otro lado, el balance de comprobación de sumas y saldos registra los movimientos contables en el Debe y en el Haber.

También, una diferencia sustanciales es que el balance de comprobación forma parte de las cuentas anuales oficiales que se han de presentar ante la administración pública. El balance de comprobación no forma parte de estos documentos oficiales obligatorios.

Para qué sirve el balance de comprobación

Son muchas las cosas que se pueden revisar por medio de un balance de sumas y saldos en contabilidad. Sin embargo, a continuación te mostraré las más importantes:que es el Balance de sumas y saldos en contabilidad

  • Detectar asientos que no están contabilizados: Dentro de estos asientos contables que aún no se han contabilizado podrían ser los asientos de nómina, facturas, declaraciones de impuestos, entre otros.
  • Asientos duplicados: Muchas veces no se presta la atención debida a la contabilidad. Ésto nos lleva a que se puedan presentar situaciones en las que hagamos un asiento más de una vez.
  • Diferencias en cuentas: Puede suceder que exista una equivocación en las cuentas que hemos registrado y a simple vista no lo notamos. Con el balance de sumas y saldos, esto sí lo podemos apreciar claramente.

Ciertamente, el sumas y saldos, siempre será útil en el manejo contable.  Por ello, para un contable, es uno de los documentos fundamentales. Ahora bien, no solo los contables pueden hacer uso de estos balances.

Como te he explicado con anterioridad, este es un documento que te permitirá detectar los errores que se puedan presentar en el área contable. De esta manera, podemos decir que, sirve para cualquier persona dentro de la empresa que esté encargado de la parte contable y/o financiera.

Cómo se hace el balance de comprobación

Un balance de sumas y saldos se hace registrando los asientos contables acontecidos durante todo el periodo en las diferentes cuentas de la empresa. Cada uno de estos movimientos ha de ir a su correspondiente columna del Debe o del Haber.

Es necesario que contemos con el libro mayor en el cual deben aparecer registradas todas las cuentas contables que hemos utilizado.

La diferencia entre los montos registrados en el Debe y en el Haber, nos dará el saldo resultante de esa partida contable. Se haría esta operación con cada una de las partidas y obtendremos el saldo de cada una.

Para estar seguros que la contabilidad está correcta, debemos fijarnos en que la suma total de la columna del Debe y la columna del Haber, nos den exactamente el mismo importe.

Por último, debes saber que un balance de comprobación debe hacerse siempre antes del cierre de un ejercicio. De este modo, estaremos seguros que la contabilidad no tiene errores.

Qué se puede controlar con el balance de sumas y saldos

Es evidente que con el balance de sumas y saldos podemos aumentar el control sobre la empresa. Éste documento nos puede a ayudar a:

  • Controlar la evolución y tendencia: Se aplica a lo que serían las cuentas de gastos e ingresos. Es más eficiente si se sustenta de algún tipo de gráfico. Si la evolución de alguna cuenta es anormal, se detecta con rapidez.
  • El control de lógica: Este es un tipo de control que más que nada se busca detectar saldos extraños en alguna cuenta contable. Por ejemplo un saldo de Caja en negativo.
  • Control por la comparación: La comparación de los saldos con ejercicios pasados es útil para detectar posible desviaciones fuera de normal.

Cuándo se hace el balance de comprobación de sumas y saldos

Puedes sacar un informe con el balance de comprobación de sumas y saldos, siempre que quieras. Es recomendable revisar este informe periódicamente para detectar posibles errores contables.

Hoy en día, si utilizas algún programa de contabilidad, es difícil que se comentan errores al contabilizar, ya que, no te dejan registrar asientos contables sino están cuadrados. Pero no está de más revisar este informe cada cierto tiempo por si acaso.

Siempre debes sacar este informe antes del cierre del ejercicio. Como sabes antes de terminar el ejercicio contable debemos hacer los asientos de cierre. Para ello, tienes que estar seguro que la contabilidad no tiene ningún tipo de error.

Ejemplo de balance comprobación de sumas y saldos

Aquí abajo te dejo un ejemplo de un informe de sumas y saldos sacados con un programa informático contable. Se puede observar la cuenta contable, la descripción de la cuenta, el saldo inicial al empezar el ejercicio, columna del debe y del haber, y el saldo.

La columna del debe y del haber, siempre han de dar un resultado final idéntico. En este caso se ven diferencias, porque hay que hacer scroll hasta la última fila. En la última fila, el programa te da los importes totales de cada columna, que son los mismos.

ejemplo balance de sumas y saldos

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